Llegan cuarenta cajas de perfilería. El de almacén las cuenta, firma el albarán del transportista y a media mañana descubre que seis llevan la referencia del perfil de 40 y no la del de 50. Llama al comercial del proveedor, que responde lo de siempre: «tranquilo, mándamelas y te hago el abono».
Las seis cajas salen el jueves. El abono llega el 27 de noviembre, dos meses después, por 40 euros menos de lo que debía. Para entonces la factura original ya está pagada, el coste medio del perfil de 50 lleva dos meses mal y nadie se acuerda de qué transportista se llevó las cajas.
Nada de eso pasó por mala fe. Pasó porque una devolución se trató como una llamada de teléfono en vez de como un documento.
Tres devoluciones que no son la misma cosa
Antes de mover nada conviene saber cuál de las tres tienes delante, porque el tratamiento cambia:
| Caso | Qué ha pasado | Qué esperas del proveedor | Qué pasa con el pedido |
|---|---|---|---|
| Material defectuoso | Llegó mal o roto | Reposición o abono | Sigue pendiente si reponen |
| Exceso servido | Te mandó de más | Abono, o lo dejas a cuenta | Se cierra, servido de más |
| Referencia equivocada | No es lo que pediste | Cambio por lo correcto y abono de lo devuelto | Vuelve a pendiente entero |
| Sobrante de obra | Compraste de más tú | Abono con posible descuento por gastos | Nada, el pedido estaba bien |
El cuarto es el más incómodo porque el error es tuyo, y es justo donde más se pierde dinero: el proveedor acepta la devolución con una merma del 10 o el 15 %, y si no lo anotas en ningún sitio, cuando llegue el abono te parecerá que se ha equivocado.
La devolución es un movimiento de almacén, no una venta
El primer error clásico es sacar el material con un albarán de venta o con un ajuste de inventario. Los dos hacen que el stock baje, sí, pero los dos mienten sobre lo que ha pasado.
Una devolución a proveedor es la contrapartida de una entrada de compra. Se documenta como tal: un documento de compra en negativo (o una devolución de compra, según cómo lo llame tu programa) que apunta a la recepción original. Con eso consigues tres cosas que un ajuste no te da:
- El extracto del artículo cuenta la historia entera: entró el día 12 con el albarán 4471 y salió el 19 devuelto al mismo proveedor.
- El pendiente del pedido se recalcula solo. Si devolviste porque estaba mal, vuelve a estar pendiente de recibir, y no tienes que acordarte de reclamarlo: lo dice el sistema, como en recepciones parciales.
- Queda un documento con número al que agarrar el abono cuando llegue.
Y una cuarta, que merece capítulo aparte: sale al precio correcto.
Por qué la devolución no debe salir al coste medio
Aquí está el detalle técnico que descuadra almacenes enteros sin que nadie se dé cuenta.
Supón un artículo con este histórico, que es de manual pero pasa tal cual:
- Compra 1: 100 unidades a 10,00 € → valor 1.000 €
- Compra 2: 100 unidades a 14,00 € → valor 1.400 €
- Existencias: 200 unidades, valor 2.400 €, coste medio 12,00 €
Ahora devuelves 20 unidades de la segunda compra, las que venían mal, y el proveedor te las abona a 14,00 €, que es lo que te las cobró.
Si el sistema saca esas 20 unidades al coste medio de 12,00 €, te quedan 180 unidades valoradas en 2.160 € y un coste medio que sigue diciendo 12,00 €. Pero la realidad es otra: has comprado 100 a 10 y te has quedado con 80 a 14. Valor real 1.000 + 1.120 = 2.120 €, y coste medio 11,78 €.
Cuarenta euros de aire metidos en el almacén. En un artículo. En una devolución.
La regla, entonces: una devolución sale al precio al que entró esa entrada concreta, no al medio del momento. Es la contrapartida de un movimiento, y una contrapartida deshace exactamente lo que hizo el original. Si tu programa te obliga a teclear el precio de salida en una devolución, tecléalo mirando la línea de recepción original, no la ficha del artículo. Y si te lo propone solo, comprueba una vez cuál te propone: es una comprobación de un minuto que dice mucho de cómo está hecho el motor de coste medio ponderado.
En PlanerGes esto sale gratis por diseño: el libro de movimientos es la verdad y el coste medio se lleva por empresa y artículo, así que una devolución enlazada a su entrada deshace el valor que aquella entrada metió.
El abono que tarda dos meses
La parte del almacén se cierra en veinte minutos. La parte del dinero es la que se pudre.
Un abono de proveedor pendiente es, a efectos prácticos, un cobro pendiente: dinero tuyo que está en casa de otro. Y como todo lo que no tiene un documento con fecha, se olvida. La solución no es un recordatorio en el móvil del jefe de compras, es dejarlo registrado con estos datos mínimos:
- Fecha de salida de la mercancía y transportista o albarán de retorno. Es lo primero que te van a preguntar cuando reclames.
- Referencia del proveedor: número de RMA, de autorización de devolución o el nombre del comercial que lo aprobó, con la fecha del correo.
- Importe esperado, calculado por ti a partir del precio de la recepción original.
- Merma pactada, si la hay, y por qué. Aquí es donde se anota ese 10 % del sobrante de obra.
- Quién lo persigue. Un nombre. Sin nombre, no lo persigue nadie.
- Fecha de próxima reclamación, para que aparezca en una lista y no en la memoria de alguien.
Con eso montado, la reclamación del día 45 es un correo de cuatro líneas con datos exactos, y esos correos se contestan. Los que dicen «oye, ¿qué pasó con unas cajas que os devolvimos?» no.
Por qué no pagar la factura original todavía
Aquí viene la parte que a mucha gente le rechina y que en la práctica es la que más funciona: mientras el abono no llegue, no cierres el vencimiento de la factura original.
No hablo de dejar de pagar al proveedor, que es una mala idea y además rompe la relación. Hablo de partir el vencimiento: si la factura son 4.180 € y la devolución vale 620 €, pagas 3.560 € en su fecha y dejas vivo un vencimiento de 620 € pendiente de compensar con el abono.
Las ventajas son tres, y las tres importan:
- El proveedor ve inmediatamente que falta algo y su departamento de cobros le mete prisa a su comercial. Ese es el mecanismo que de verdad acelera un abono: no tu insistencia, sino su cuadre.
- Tu previsión de tesorería no miente. Esos 620 € no van a salir de tu banco, y si los das por pagados estás previendo un pago que no existe.
- Cuando el abono llegue, la compensación es limpia: abono contra vencimiento pendiente, saldo cero, sin apuntes raros ni transferencias de más.
Si tu forma de pago es recibo domiciliado y el proveedor gira el importe entero, avísalo por escrito antes de la fecha de giro. Un correo enviado y archivado en la ficha del proveedor vale mucho más el día que hay discusión que la mejor de las memorias.
Cuando el abono por fin llega
Tres comprobaciones antes de darlo por bueno, y ninguna lleva más de un minuto:
- Cantidad: ¿abona las 20 unidades o solo 18 porque «dos llegaron rotas»? Si son 18, esa diferencia es una incidencia nueva, no un redondeo.
- Precio: ¿te abona a 14,00 € o al precio de tarifa de hoy? Debe ser el de la recepción original. Si no coincide, es exactamente el mismo problema que las diferencias de precio entre pedido y factura, y se trata igual.
- Portes y gastos: si el retorno lo pagaste tú y estaba pactado que no, reclámalo ahora. Después ya no.
Y luego lo importante: aplica el abono contra el vencimiento que dejaste vivo, no contra «la cuenta del proveedor» en general. Un abono aplicado a saco es un descuadre a tres meses vista.
La rutina del lunes
Si nada de esto está montado, se empieza por lo pequeño:
- Saca la lista de devoluciones hechas en los últimos seis meses de las que no tengas abono aplicado. Si no la tienes en el sistema, pregúntale al de almacén: se acuerda de casi todas.
- Súmalas. El número suele estar entre 500 y 4.000 € en una pyme normal, y suele sorprender.
- Manda un correo por proveedor con fecha, albarán de retorno e importe esperado. Solo con eso vuelve la mitad.
- A partir de mañana: toda devolución nace como documento, con su enlace a la recepción original y su fecha de reclamación.
- Y en la próxima factura con devolución de por medio, parte el vencimiento. Una vez que lo pruebas, no vuelves atrás.