Una fábrica de mobiliario, martes por la tarde. Llega la factura del proveedor de herrajes: 6.412,80 euros. Alguien mira el total, ve que se parece a lo que se esperaba, y la pasa a pagar.
En la tercera línea, 4.800 tiradores a 0,42 euros. En el pedido ponía 0,39. Son 144 euros. Nada, comparado con el total. El problema es que esa misma línea se repite once veces al año, que hay otras cuatro referencias con la misma desviación, y que llevas catorce meses así. La cuenta ya no son 144 euros: son 6.000 y pico que nunca has decidido pagar.
Nadie te ha engañado, casi seguro. Subieron la tarifa en enero, te lo dijeron por correo a alguien que ya no está, y en tu sistema el precio pactado sigue siendo el de 2024.
Los tres papeles tienen que decir lo mismo
Toda compra deja tres documentos, y cada uno responde a una pregunta distinta:
| Documento | Qué afirma | Quién lo genera |
|---|---|---|
| Pedido | Qué acordamos comprar y a qué precio | Tú |
| Albarán de recepción | Qué ha llegado de verdad y cuándo | Tú, contando lo que entra |
| Factura | Qué te van a cobrar | El proveedor |
El pedido dice el precio. El albarán dice la cantidad. La factura dice el importe. Si los tres no se cruzan, estás pagando la palabra del proveedor sobre lo que pasó en tu muelle de carga.
Ya lo contamos con detalle en cuadrar pedido, recepción y factura. Aquí vamos al caso concreto que más dinero se lleva sin que nadie lo note: la diferencia de precio.
La comparación es línea a línea, no de total a total
El error de método está en mirar el total. Un total puede cuadrar por casualidad: te cobran de más en los tiradores y de menos en las escuadras, y la suma se parece lo suficiente como para pasar.
Lo que hay que comparar, por cada línea de la factura:
- Artículo: el código, no la descripción. La descripción del proveedor cambia sola.
- Cantidad facturada frente a cantidad recibida, no frente a la pedida. Si pediste 5.000 y llegaron 4.800, te tienen que facturar 4.800. Este es el fallo típico cuando hay entregas parciales.
- Precio unitario frente al precio del pedido.
- Descuentos, en el mismo orden y con el mismo criterio. Un 5 % + 3 % en cascada no es lo mismo que un 8 % sobre bruto.
- Importe de línea, que debería salir solo de los cuatro anteriores.
Esta comparación es viable si —y solo si— la factura sabe de qué albarán viene y el albarán sabe de qué pedido viene. En PlanerGes convertir un documento crea líneas nuevas enlazadas a su origen, así que cada línea de la factura de compra puede seguirse hacia atrás hasta la línea del pedido que la originó, incluso cuando el pedido se ha servido en tres entregas y facturado en dos veces.
Si tu circuito es «tecleo la factura del proveedor a mano mirando el PDF», la comparación no la va a hacer nadie. No por dejadez: porque cuesta veinte minutos por factura y hay cuarenta al mes.
Tolerancias: qué diferencia merece una llamada
Perseguir cada céntimo es tan caro como no perseguir nada. Hay que decidir un umbral, y decidirlo por escrito, con dos criterios a la vez:
| Criterio | Umbral de ejemplo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Diferencia absoluta por factura | Menos de 5 euros | Se acepta, se registra y no se llama |
| Diferencia porcentual por línea | Hasta el 1 % | Se acepta si además pasa el filtro absoluto |
| Diferencia porcentual por línea | Del 1 % al 5 % | Autoriza el responsable de compras |
| Diferencia porcentual por línea | Más del 5 % | Se para el pago y se llama al proveedor |
| Artículo no pedido | Cualquiera | Se para siempre, sin excepción |
| Cantidad facturada mayor que la recibida | Cualquiera | Se para siempre, sin excepción |
Los números de la tabla son un ejemplo razonable para una pyme industrial; los tuyos dependen del margen con el que trabajes. Lo importante es la estructura: umbral absoluto y umbral relativo a la vez. Solo con el porcentaje, una diferencia del 0,4 % en una compra de 80.000 euros se cuela. Solo con el absoluto, te pasas la mañana llamando por céntimos.
Y dos filas que nunca deberían tener tolerancia: que te facturen algo que no pediste, y que te facturen más unidades de las que entraron. Eso no es una desviación de precio, es otra cosa.
Quién autoriza y qué queda escrito
La pregunta que se queda sin respuesta en la mayoría de las pymes no es «¿cómo detecto la diferencia?», sino «¿quién decide que se paga igualmente?».
Necesitas tres papeles repartidos, aunque sean tres personas del mismo despacho:
- Quien recibe la mercancía y firma el albarán. Cuenta y anota lo que llega, incluida la mercancía dañada.
- Quien compra y conoce el precio pactado. Es quien autoriza una diferencia dentro de su rango.
- Quien paga. No autoriza nada: paga lo que está autorizado.
Cuando estos tres papeles los hace la misma persona con prisa, la diferencia se aprueba sola. Y cuando la aprobación es un «sí» de palabra en el pasillo, tres meses después nadie sabe si aquello se habló o no.
Lo que tiene que quedar registrado por cada diferencia aceptada: la línea afectada, el importe, quién lo autorizó y el motivo en una frase. «Subida de tarifa comunicada el 12/01, pendiente de actualizar el precio del artículo» es un motivo. «OK» no lo es.
Lo que la factura trae y el pedido no tenía
No todas las diferencias son de precio unitario. Estas cuatro aparecen constantemente y merecen tratamiento propio:
- Portes. Si no estaban en el pedido, alguien los pactó por teléfono o el proveedor los aplica por debajo de un mínimo de compra. Un porte de 35 euros repetido cuarenta veces al año son 1.400 euros.
- Embalajes retornables, palés y jaulas. Se facturan y luego se abonan al devolverlos. Si no llevas la cuenta, el abono no llega.
- Redondeos y unidades de medida. Compras en kilos y te factura en cajas de 12,5 kg. La diferencia no existe: es la conversión.
- Recargos por pedido pequeño o por urgencia. Legítimos si estaban avisados, discutibles si no.
Los dos primeros no son un problema de precio: son un problema de coste real del artículo, y afectan al margen con el que crees que vendes.
Pagar de más te contamina el coste, no solo la caja
Aquí está la razón menos evidente para cuidar esto. Cuando aceptas una factura con un precio superior al pactado, no solo pagas 144 euros de más: ese precio entra en tu almacén y repondera el coste medio del artículo.
Con el coste medio ponderado, cada entrada mueve la media de todo el stock de esa referencia. Si has aceptado durante catorce meses un 7 % de más, el coste con el que valoras tu almacén y con el que calculas tus márgenes lleva catorce meses inflado. Vendes creyendo que ganas un 22 % cuando ganas un 20 %, y la decisión de subir o no tu tarifa la tomas con un número falso.
Por eso la corrección no termina al conseguir el abono. Termina cuando actualizas el precio pactado del artículo para que el próximo pedido salga bien desde el principio.
Rappels y descuentos que llegan por otro lado
El caso más resbaladizo. En diciembre o en enero, el proveedor te manda un abono por volumen: has comprado más de 60.000 euros y te devuelve el 3 %. Ese dinero no está en ninguna línea de ninguna factura del año, y sin embargo es tuyo.
Tres cosas que hacer con los rappels:
- Apúntalos cuando se pactan, no cuando llegan. Una hoja con proveedor, tramo, porcentaje y fecha de corte. Si el acuerdo solo vive en la cabeza del comercial de tu proveedor, cobrarás lo que él recuerde.
- Vigila el tramo antes de que se cierre el año. Si vas por 57.000 euros y el tramo está en 60.000, el pedido de diciembre tiene un valor distinto del que parece.
- Registra el abono como lo que es, una rectificativa de compra del proveedor, no como un ingreso suelto. Así el gasto del año queda con el importe real y tu asesoría no tiene que preguntarlo.
Y una advertencia: el rappel no arregla un precio mal aplicado. Que te devuelvan un 3 % a final de año no compensa que te hayan cobrado un 7 % de más en once entregas. Son dos conversaciones distintas y conviene tenerlas por separado.
Por dónde empezar el lunes
- Coge tus cinco proveedores de más volumen y saca sus facturas de los últimos tres meses.
- Compara línea a línea contra el precio del pedido. A mano, esta primera vez. Vas a tardar una tarde.
- Apunta cada desviación en una hoja: artículo, precio pedido, precio facturado, unidades, diferencia. Suma la columna de la derecha. Ese número es tu argumento.
- Con esa hoja, actualiza los precios pactados de los artículos afectados. Muchas desviaciones desaparecerán solas: eran subidas comunicadas que nadie registró.
- Escribe tu tabla de tolerancias y pégala donde se aprueban las facturas. Dos umbrales, tres tramos, dos casos de parada obligatoria.
- A partir de ahí, exige que ninguna factura de proveedor entre sin estar enlazada a su albarán. Es la condición que hace que todo lo anterior se pueda hacer en dos minutos en lugar de en veinte.
La tarde del paso 2 se paga sola casi siempre. Y si no encuentras nada, también sirve: ya sabes que ese frente está limpio y puedes mirar a otro sitio.