El día 28 miras el saldo del banco: 41.000 €. Respiras. El día 5 salen las nóminas, 38.000 €. El día 10 pasan los recibos domiciliados del alquiler, los seguros y los renting, otros 9.000 €. El día 20 toca el modelo 303. Y el cliente grande, que debía pagar el 5, paga el 22 «como siempre».
No te faltaba dinero: te faltaba saber en qué semana estaba. Esa es toda la diferencia entre una empresa que negocia con calma y una que llama al banco un jueves por la tarde.
La buena noticia es que casi todos los datos que necesitas para una previsión honesta a 90 días ya están dentro de tu sistema. Lo que falta no es información, es ponerla en la misma tabla y en la unidad de tiempo correcta.
Por qué la previsión mensual engaña
La previsión mensual es la que se hace en casi todas las pymes: ventas del mes, gastos del mes, diferencia. Y suele salir bien. El problema es que dentro de un mes que «sale bien» caben dos semanas en descubierto.
Piensa en un mes cualquiera: cobras la mayoría de las facturas los días 5 y 20 (esos son los vencimientos que negociaste), pero pagas las nóminas el 30 o el 1, los proveedores el 10 y los impuestos el 20. En agregado mensual el saldo es positivo. En la semana del 28 al 4 puedes estar 20.000 € por debajo de cero.
La regla práctica: la previsión se mira por semanas durante los tres primeros meses. Doce o trece columnas, una por semana, con saldo inicial, entradas, salidas y saldo final arrastrado. A partir del mes cuatro sí puedes agregar por meses, porque a esa distancia la precisión del día ya es ficción.
Las cuatro fuentes, y ninguna más
Una previsión creíble se monta con cuatro bloques. Ni uno más al principio: si añades «ventas estimadas de nuevos clientes» en la primera versión, ya no sabrás si el modelo falla o falla tu optimismo.
| Fuente | De dónde sale | Fiabilidad |
|---|---|---|
| Vencimientos de cobro | Facturas de venta emitidas y no cobradas, con su fecha de vencimiento real | Alta, con matices por cliente |
| Vencimientos de pago | Facturas de proveedor registradas y no pagadas | Muy alta |
| Gastos fijos | Alquiler, seguros, renting, cuotas de software, suministros | Muy alta |
| Nóminas y Seguridad Social | Coste de personal del mes, con pagas extra marcadas | Muy alta |
Los dos primeros bloques no hay que inventarlos: existen en cuanto tu sistema genera un vencimiento al emitir o registrar cada factura, que es exactamente donde empieza la tesorería. Si tus facturas no generan vencimientos con fecha e importe, ese es el trabajo previo y no hay atajo.
El tercer bloque se teclea una vez y se repite. El cuarto sale de la nómina, con dos avisos: las pagas extra y la liquidación trimestral de retenciones, que a mucha gente le aparecen «de golpe».
Lo cierto, lo probable y lo deseado
Aquí está el vicio que estropea la mayoría de previsiones: mezclar en la misma columna cosas de naturaleza distinta. Sepáralas en tres niveles y no las sumes ciegamente.
- Cierto: está facturado o contratado y tiene fecha. Una factura emitida con vencimiento al 30 de junio. La nómina de mayo. El recibo del renting.
- Probable: hay compromiso pero no documento. El pedido aceptado que servirás en tres semanas y facturarás a 60 días. Un contrato de mantenimiento que se renueva solo.
- Deseado: la oferta que está en el embudo. Esto no entra en la previsión de tesorería. Entra en la previsión de ventas, que es otra cosa y se mira con otros ojos.
Y dentro de lo cierto hay grados. Un vencimiento con fecha 5 de un cliente que paga siempre el 22 no es un cobro del día 5: es un cobro del día 22. Esto no se arregla con fórmulas complicadas, se arregla con un desplazamiento por cliente que tú fijas mirando su histórico:
- Cliente que paga en fecha: 0 días.
- Cliente que paga con retraso sistemático: los días que suele tardar, redondeados a la semana.
- Cliente con impagos previos: fuera de la previsión hasta que cobre. Si entra, es una alegría, no un supuesto.
Ese último punto duele, pero es lo que convierte la previsión en una herramienta y no en un deseo formateado en columnas.
Cómo tratar lo que sale por remesa
Si domicilias tus cobros, tienes una ventaja: la fecha es tuya, no del cliente. Una remesa SEPA de cobro presentada el día 3 con vencimiento al 5 entra el 5, con la excepción de las devoluciones. Cuenta con un porcentaje de devolución realista —si el año pasado te devolvieron el 2 %, usa el 2 %— y ponlo como salida en la semana siguiente, que es cuando el banco te lo carga.
Lo mismo por el lado del pago: si agrupas pagos a proveedores en dos fechas al mes, tu previsión se simplifica mucho. Y esas fechas dependen de cómo tengas modeladas las formas de pago: un «60 días fecha factura» y un «60 días fin de mes día 10» se llevan casi tres semanas de diferencia en el peor caso.
Qué decisión concreta cambia una previsión buena
Una previsión no sirve para saber, sirve para decidir. Estas son las decisiones que cambian de verdad cuando tienes trece semanas delante:
- Cuándo pedir la póliza y de cuánto. Pedir 60.000 € en marzo con un gráfico delante es una conversación distinta a pedir 60.000 € en junio con el saldo en rojo.
- Si compras ahora el material con descuento por volumen. Un 6 % de descuento por adelantar una compra de 30.000 € son 1.800 €. Merece la pena si la semana en que lo pagas aguanta; no merece nada si te obliga a un descubierto.
- Cuándo lanzar la llamada de cobro. No cuando el cliente se retrasa, sino la semana antes del vencimiento del que depende tu nómina.
- Si el pago de dividendos, la inversión o la contratación se hacen en abril o en junio. Casi siempre puede esperar cuatro semanas, y cuatro semanas cambian el gráfico entero.
- Qué cliente no puede volver a comprar a crédito. Con dos impagos en la previsión el argumento deja de ser una intuición.
La comprobación de cinco minutos
Antes de fiarte de tu primera previsión, haz esto:
- Coge las cuatro semanas ya pasadas y rellena la previsión como si estuvieras a día 1 de ese mes.
- Compáralas con el extracto real del banco, semana a semana.
- Mira solo las desviaciones mayores del 10 %: casi siempre son dos o tres clientes que pagan tarde y un gasto fijo que se te olvidó meter.
- Corrige el desplazamiento de esos clientes y añade el gasto olvidado.
- Repite el ejercicio el primer lunes de cada mes. Diez minutos.
Con dos o tres iteraciones tendrás una previsión que acierta lo suficiente para tomar decisiones, que es todo lo que se le pide. En PlanerGes los vencimientos de cobro y de pago se crean solos al emitir o registrar cada factura y viven en la misma pantalla, así que el trabajo mensual se reduce a revisar los desplazamientos por cliente y actualizar los fijos.
Y una advertencia final: la previsión que se hace una vez y se guarda en una carpeta no es una previsión, es un documento. La que sirve es la que se mira el lunes por la mañana antes de contestar al comercial que pregunta si puede dar 90 días.