Martes, 10 de la mañana. El gerente entra en la banca electrónica, mira el saldo —47.300 €—, respira y sale. Esa es toda la previsión de tesorería de una empresa de 18 personas que factura casi tres millones al año.
El problema de ese saldo es que es un dato del pasado perfecto. Dice con exactitud milimétrica lo que ya ha ocurrido. Y la pregunta que hay que contestar es otra: si el día 20 hay que pagar nóminas, seguros sociales y una remesa de proveedores, ¿llego?
Esa respuesta no está en el banco. Está en las facturas que ya has emitido y en las que ya has recibido. Y lleva ahí desde el día que las hiciste.
Un vencimiento no es una nota: es una consecuencia
En muchas empresas el vencimiento es algo que alguien apunta. Se emite la factura, se imprime, y luego una persona la anota en una hoja con la fecha aproximada en que espera cobrarla. Ese apunte manual es el punto exacto donde la tesorería se desconecta de la realidad, por tres motivos: se hace tarde, se hace mal a veces, y no se hace nunca cuando hay lío.
La alternativa es que el vencimiento nazca solo, en el momento de emitir la factura, como consecuencia de dos datos que ya están ahí: el importe total y la forma de pago del cliente.
Eso convierte el vencimiento en algo que no se puede olvidar, porque no depende de que nadie se acuerde. Es el mismo principio que hace que en la cadena de documentos convertir un pedido no sea volver a teclearlo: si un dato se puede deducir de otro, deducirlo.
La forma de pago es el motor, y casi nadie la modela bien
Una forma de pago bien definida no es un texto que sale en el pie del PDF. Es una regla que sabe generar uno o varios vencimientos a partir de una factura. Como mínimo tiene que saber cinco cosas:
| Dato de la forma de pago | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de plazos | Uno, dos o cuatro vencimientos a partir de la misma factura |
| Días del primer plazo y separación entre plazos | 30 días, luego 60, luego 90 |
| Cómo reparte el importe | A partes iguales o con porcentajes distintos por plazo |
| Días de pago fijos del cliente | Los días 5 y 20, o solo el día 10 |
| Medio de cobro | Recibo domiciliado, transferencia, pagaré, efectivo |
Con eso, una factura de 12.000 € del 3 de febrero con forma de pago «30/60/90 a días 10» genera automáticamente:
- 4.000 € con vencimiento el 10 de marzo
- 4.000 € con vencimiento el 10 de abril
- 4.000 € con vencimiento el 10 de mayo
Tres apuntes que ya están en la previsión sin que nadie los teclee y sin que nadie los pueda olvidar. Así funcionan los vencimientos en PlanerGes: nacen de la factura y de su forma de pago, y desde ahí se agrupan en remesas SEPA de cobro o de pago cuando toca.
Un matiz que ahorra muchas discusiones: los días de pago fijos del cliente. Si tu cliente paga los días 10 y 25, un vencimiento «a 30 días» del 3 de febrero no vence el 5 de marzo: vence el 10 de marzo. Modelarlo bien desde el principio evita que tu previsión vaya sistemáticamente cinco o diez días adelantada, que es el error acumulado que hace que la gente deje de fiarse de la previsión y vuelva a mirar el banco.
Por qué la previsión de la mayoría de pymes es mala
No es por falta de ganas. Es por la fuente de datos. Estas son las cuatro fuentes que se ven, ordenadas de peor a mejor:
- El saldo del banco. Pasado puro. No sabe nada de lo que viene.
- El saldo del banco más lo que uno recuerda. Mejor, pero se apoya en la memoria de una persona y se cae en agosto.
- Una hoja de cálculo con los cobros esperados. Ya es una previsión de verdad, pero se alimenta a mano y por eso siempre está una o dos semanas por detrás. Y tiene los problemas que ya contamos sobre usar una hoja de cálculo para operar.
- Los vencimientos generados por las facturas. Se actualiza sola cada vez que alguien factura o cobra. No hay decalaje porque no hay trabajo intermedio.
La diferencia práctica entre la 3 y la 4 se ve el día que un comercial mete una factura grande un viernes por la tarde. En la 3, la previsión no la ve hasta que alguien la copie. En la 4, está en la previsión en el mismo instante.
Los cuatro números que hacen falta para no dormir mal
Con los vencimientos vivos —de venta y de compra— tienes de golpe la única tabla que de verdad se mira:
| Concepto | De dónde sale |
|---|---|
| Saldo real de bancos y caja hoy | Cuentas y cobros ya aplicados |
| Cobros previstos por semana | Vencimientos de cliente pendientes, por fecha |
| Pagos previstos por semana | Vencimientos de proveedor pendientes, más nóminas e impuestos |
| Vencido y no cobrado | Vencimientos de cliente con fecha pasada y sin cobro aplicado |
El cuarto es el que más duele y el que más rápido devuelve el trabajo invertido. En una empresa que factura 3 millones al año con periodo medio de cobro de 68 días, el saldo de clientes ronda los 560.000 €. Si un 4 % de eso está vencido y nadie lo está reclamando porque no hay listado, son unos 22.000 € parados por pura falta de visibilidad. No hace falta ningún proyecto de mejora: hace falta la lista.
El detalle que se olvida: los pagos también son vencimientos
Casi todo el mundo monta primero los vencimientos de cliente, porque el cobro es lo que se echa de menos. Pero una previsión con la mitad de las filas no es una previsión.
Cuando grabas la factura del proveedor con su forma de pago, el pago futuro entra en el calendario igual que un cobro. Y ahí aparecen los tres pagos que siempre desordenan el mes de las pymes y que no vienen de ninguna factura de compra: nóminas, seguros sociales e impuestos trimestrales. Esos hay que meterlos a mano, pero son previsibles, así que se meten una vez para todo el año y se acabó.
Un calendario de pagos que ignora que el día 20 sale la nómina no es un calendario: es una lista de deseos.
La comprobación de cinco minutos
Cógete el listado de tus últimas veinte facturas de venta y contesta:
- ¿Cada una tiene forma de pago asignada, o hay alguna en blanco? Las que están en blanco son las que nunca aparecen en la previsión.
- ¿Cuántos vencimientos ha generado cada una? Si todas han generado uno y tú vendes con 30/60, hay algo mal modelado.
- Suma los vencimientos pendientes con fecha anterior a hoy. Ese número, ¿lo tenías en la cabeza? ¿Cuadra con lo que creías?
- Coge el vencimiento más antiguo sin cobrar y averigua por qué sigue ahí. En la mitad de los casos no es un impago: es una factura que el cliente nunca recibió, o que rechazó por un dato mal puesto, y nadie se enteró.
Si al terminar tienes un número que te sorprende, no es que la tesorería vaya mal. Es que llevabas tiempo mirándola por el retrovisor.