Facturas a un cliente el 28 de febrero. La forma de pago dice «30 días». El programa genera un vencimiento el 30 de marzo. Y entonces la persona de administración abre ese vencimiento y lo cambia al 5 de abril, porque ese cliente paga los días 5 y 20, siempre, desde hace once años.
Ese gesto —abrir el vencimiento y corregir la fecha a mano— se repite cuarenta veces al mes en una pyme normal. Cuarenta oportunidades de equivocarse, y una previsión de tesorería que solo es fiable si todo el mundo se acordó de hacerlo.
El problema no es la persona. Es que la forma de pago «30 días» no sabe nada de los días 5 y 20.
Una forma de pago no es un texto
En muchos sistemas, la forma de pago es poco más que una etiqueta que se imprime en el PDF: «Transferencia a 30 días». Bonita, inútil. Para que los vencimientos salgan solos, la forma de pago tiene que ser un conjunto de reglas de cálculo, y necesita bastantes más campos de los que parece:
| Campo | Qué resuelve |
|---|---|
| Número de plazos | Uno solo, o los tres del 30/60/90 |
| Días del primer plazo y salto entre plazos | 30, y luego +30 y +30 |
| Reparto del importe | Partes iguales, o el 40 % al contado y el resto a 60 |
| Fecha desde la que se cuenta | Fecha de factura, fin de mes, fecha de albarán |
| Días de pago | Los 5 y 20 del cliente, o el día fijo pactado |
| Ajuste por festivo | Adelantar al hábil anterior o retrasar al siguiente |
| Medio de cobro | Transferencia, domiciliación, efectivo, pagaré, tarjeta |
| Cuenta bancaria por defecto | La que se usa en la remesa |
| Genera remesa SEPA | Si esos vencimientos se agrupan en un fichero al banco |
Con esos campos, las formas de pago que de verdad usas en España se modelan todas sin una sola excepción hecha a mano.
Las seis de siempre, traducidas
Vamos a lo concreto. Estas son las formas de pago que aparecen en el 95 % de las pymes, y cómo se expresan:
- Contado. Un plazo, cero días desde la fecha de factura, medio efectivo o tarjeta. El vencimiento nace y se cobra el mismo día. Parece que no hace falta modelarlo, y sí hace falta: si no existe el vencimiento, no existe el cobro, y el cliente que paga al contado desaparece de tus libros de cartera.
- 30 días fecha factura. Un plazo, 30 días, base fecha de factura. La más simple.
- 30 / 60 / 90. Tres plazos, 30 días el primero y saltos de 30, importe repartido en tres partes iguales. Ojo con el redondeo: 1.000 € entre tres son 333,33 + 333,33 + 333,34. El último plazo se queda con el céntimo, siempre, o la suma de vencimientos no cuadrará con el total de la factura.
- Fin de mes más 30. Dos reglas encadenadas: primero llevas la fecha al último día del mes de la factura, después sumas 30 días. Una factura del 3 y otra del 28 vencen el mismo día, que es justo lo que el cliente quiere.
- Giro el día 5. Un plazo, con día de pago fijo. Domiciliación, cuenta bancaria del cliente, marcada para remesa.
- Pagaré a 90 días. Un plazo a 90, medio pagaré. Y una particularidad: el vencimiento no se cobra cuando te llega el papel, sino cuando el papel vence. Son dos momentos distintos y conviene no mezclarlos.
El caso de los días de pago del cliente
Aquí está el 80 % del trabajo manual que se puede eliminar. Muchos clientes —sobre todo los grandes y las administraciones— pagan solo determinados días del mes. Los 5 y 20. El 10. El último viernes.
La regla correcta es: calcula el vencimiento con la forma de pago y después llévalo al siguiente día de pago del cliente. No al anterior, al siguiente, salvo que hayas pactado otra cosa. Con el ejemplo del principio: factura del 28 de febrero, más 30 días, da el 30 de marzo; el siguiente día de pago del cliente es el 5 de abril. Vencimiento al 5 de abril, calculado solo, sin que nadie abra nada.
Esos días de pago van en la ficha del cliente, no en la forma de pago, porque son suyos y se aplican con cualquier condición que pactes. Y son un dato que hay que pedir en el alta, igual que se pide el IBAN. Toda esta cadena —factura, vencimiento, cobro— la desarrollamos en por qué la tesorería empieza en la factura y no en el banco.
Festivos: la corrección que casi nadie hace
Un vencimiento domiciliado que cae en sábado no se cobra el sábado. Se cobra el lunes, o el viernes, según lo que haya pactado tu banco. Y si es 15 de agosto, ni te cuento.
Dos decisiones que hay que tomar una vez y dejar configuradas:
- Qué calendario manda. El festivo nacional está claro, pero el local no: si tu cliente es de Bilbao y tú de Valencia, el festivo relevante para la domiciliación es normalmente el de la plaza de pago.
- Hacia dónde se corrige. Adelantar al hábil anterior es prudente para cobros propios; retrasar al siguiente es lo habitual en pagos a proveedores. Elige y sé consistente, porque la mezcla es lo que produce diferencias de dos días en la previsión.
Un desplazamiento de un día parece irrelevante hasta que tienes ciento veinte vencimientos domiciliados a final de mes y la remesa se presenta con fecha equivocada. Entonces son ciento veinte llamadas.
Qué pasa cuando el cliente cambia de condiciones
Escenario real: en enero acordáis con un cliente pasar de 30 a 60 días. La pregunta que aparece siempre es qué ocurre con las facturas ya emitidas.
La respuesta correcta es nada. El vencimiento se calculó con las condiciones vigentes el día de la factura y se queda como está, porque representa un acuerdo concreto sobre un documento concreto. La forma de pago nueva se aplica a lo que se facture desde ahora. Es exactamente la misma lógica que hace que convertir un documento cree líneas nuevas enlazadas al origen en lugar de reescribir el pasado: los documentos emitidos son fotografías, no variables.
Lo que sí puedes —y debes— es cambiar un vencimiento concreto cuando renegocias ese cobro en particular. Pero eso es una decisión consciente sobre un caso, no el trabajo rutinario de cuarenta correcciones al mes.
Por dónde empezar el lunes
No intentes modelar las veintitrés formas de pago que arrastra tu maestro actual. Casi seguro que la mitad son duplicados históricos («30 D.F.F.», «30 días f.f.», «30DFF»). Haz esto:
- Saca un listado de facturas del último año agrupado por forma de pago, con el importe total de cada una.
- Quédate con las que suman el 90 % de la facturación. Serán entre cuatro y siete.
- Modela esas bien, con todos los campos de la tabla de arriba.
- Marca el resto como no utilizables para documentos nuevos, sin borrarlas: las facturas antiguas las siguen citando.
- Repasa la ficha de tus veinte mayores clientes y rellena los días de pago. Media hora de teléfono y te ahorras el gesto de corregir fechas para siempre.
Cuando termines, haz una factura de prueba de 1.000 € con la forma más complicada que tengas y comprueba dos cosas: que la suma de los vencimientos da exactamente 1.000,00 € y que ninguna fecha cae en sábado, domingo o festivo. Si las dos salen bien, ya no hace falta que nadie abra un vencimiento nunca más para «ponerle la fecha buena».