Llama el cliente un jueves por la tarde. Dice que en la factura le habéis puesto 12,40 € la unidad y que él aceptó un pedido a 11,90 €. Vas al pedido para comprobarlo y el pedido pone 12,40 €. Tú juras que el pedido salió a 11,90 €. El comercial también lo jura. Y los dos tenéis razón: hace tres semanas alguien corrigió el precio en la factura, y como la factura y el pedido eran la misma línea, se reescribió el pasado.
No hay mala fe en esa historia. Hay un modelo de datos que decidió, en algún momento, que convertir un documento en otro era «cambiarle la cabecera». Y a partir de ahí, cualquier retoque en el último eslabón viaja hacia atrás hasta el primero.
Qué significa exactamente «convertir»
Cuando conviertes un presupuesto en pedido, o un pedido en albarán, o dos albaranes en una factura, hay dos maneras de implementarlo:
- Reutilizar la línea. La misma fila de la base de datos pasa a estar «en» el documento nuevo, con una marca de estado. Es la opción barata: no duplica datos, no ocupa, parece elegante.
- Crear una línea nueva que guarda de dónde viene. El albarán tiene sus propias líneas, con su cantidad y su precio, y cada una lleva un puntero al renglón del pedido que la originó.
La primera es la que produce la llamada del jueves. La segunda es la única que permite que un documento diga la verdad sobre el momento en que se emitió.
Y no es un matiz de arquitectura para frikis: condiciona lo que puedes hacer un martes cualquiera en el mostrador.
Qué pasa cuando sirves la mitad
El pedido dice 500 unidades. En el almacén hay 300. Sirves 300 hoy y 200 la semana que viene.
Con líneas compartidas, esto obliga a inventar algo: o partes la línea del pedido en dos (y ya no se parece a lo que firmó el cliente), o metes una cantidad servida en un campo aparte y rezas para que todos los informes lo miren. Con líneas nuevas enlazadas, no hay que inventar nada: el albarán tiene una línea de 300 que apunta al renglón del pedido, y el pendiente se calcula solo —500 pedidas menos 300 servidas—. La semana siguiente, otra línea de 200 apuntando al mismo origen, y el pendiente se queda a cero.
Lo mismo hacia arriba: si el cliente pide que le juntes en una sola factura los seis albaranes del mes, la factura nace con las líneas de los seis, cada una recordando su albarán. Cuando el cliente pregunte «esto de aquí ¿de qué entrega es?», la respuesta está en el documento, no en la memoria de nadie.
Esa cadena completa —presupuesto, pedido, albarán, factura— la desarrollamos entera en cómo pasar de presupuesto a factura sin volver a teclear. Aquí nos quedamos en el eslabón: qué pasa exactamente en el instante de convertir.
Qué guarda cada línea nueva
Cuando evalúes una herramienta, mira una línea de albarán o de factura por dentro. Debería tener, como mínimo:
| Dato de la línea | Para qué sirve |
|---|---|
| Origen (documento y renglón) | Saber de qué pedido salió cada cantidad servida |
| Cantidad de esta línea | Servir o facturar parcialmente sin tocar el origen |
| Precio y descuento propios | Cambiar el importe en la factura sin falsear el pedido |
| Impuesto y tipo aplicados | El desglose fiscal es del documento, no heredado a ciegas |
| Almacén | El movimiento de stock ocurre donde de verdad ocurrió |
| Resultantes de stock | Existencias y coste medio después de este movimiento |
El primero es el que lo cambia todo. Un simple campo «de dónde vengo» convierte un montón de documentos sueltos en un árbol que se puede recorrer en los dos sentidos: desde el presupuesto hacia abajo («¿esto se llegó a facturar?») y desde la factura hacia arriba («¿quién autorizó este precio?»).
Cambiar el precio en la factura sin mentir
Este es el caso que más se agradece. Facturas un albarán y, al revisarlo, ves que al cliente le corresponde el precio de la tarifa nueva, o que hay que aplicarle un descuento pactado por teléfono. Cambias el precio en la línea de la factura.
Con líneas nuevas, eso es exactamente lo que ocurre: la factura sale a 11,90 € y el pedido sigue diciendo lo que decía el día que se aceptó. Si dentro de un año alguien quiere entender la diferencia, tiene los dos documentos y la relación entre ellos. La discrepancia es un dato, no un error.
Con líneas compartidas, cambiar el precio en la factura reescribe el pedido, el margen histórico y cualquier informe de rentabilidad que hubieras sacado. Y lo peor: lo hace en silencio.
El stock se mueve una sola vez
Hay un miedo razonable con las líneas duplicadas: si el pedido tiene 500, el albarán tiene 300 y la factura tiene esas mismas 300, ¿no se está moviendo el stock tres veces?
No, si el sistema está bien diseñado. Cada tipo de documento define qué hace con el almacén: el pedido reserva o marca pendiente de servir pero no mueve existencias; el albarán es el que las baja; la factura hecha desde albarán no vuelve a tocar nada. Si facturas directamente sin albarán, entonces es la factura la que mueve. Lo importante es la regla: una sola vez a lo largo de toda la cadena, y siempre en el eslabón donde la mercancía se movió físicamente. Lo contamos con detalle en por qué el stock se mueve una sola vez.
En PlanerGes eso es configuración del tipo de documento, no código: cada clase de documento tiene definido qué movimiento genera al crear la línea y cuál al servir. Por eso una empresa que factura directo y otra que trabaja con albarán valorado usan el mismo motor sin parchear nada.
Lo que se ve en pantalla cuando está bien hecho
Tres señales de que la conversión está resuelta como toca:
- En el pedido ves una columna de pendiente que baja sola conforme sirves, sin que nadie la teclee.
- En la línea del albarán o de la factura puedes abrir el documento de origen de un clic.
- Puedes anular una factura sin que el albarán desaparezca ni el pedido «resucite» cantidades que sí se entregaron.
Y una señal de que no lo está: que en algún sitio de la aplicación exista un botón para «desconvertir» que da miedo pulsar.
La comprobación de cinco minutos
Con tu sistema actual, haz esto ahora mismo con datos de prueba:
- Crea un pedido de 100 unidades a 10 € y guárdalo.
- Conviértelo en albarán, pero sirve solo 60. Comprueba que el pedido sigue diciendo 100 y muestra 40 pendientes.
- Factura ese albarán y cambia el precio a 9 € en la factura.
- Vuelve al pedido. Si pone 10 €, tu sistema modela bien la conversión. Si pone 9 €, acabas de encontrar el origen de la llamada del jueves.
- Sirve las 40 restantes en un segundo albarán y comprueba que el pendiente queda a cero sin tocar nada a mano.
Cinco minutos. Y te ahorra la conversación de «pero si yo lo mandé a 11,90 €» durante los próximos diez años.