El inventario de diciembre dio 340 unidades del artículo 4120 en la estantería. El sistema decía 118. Nadie ha robado 222 tornillos de acero inoxidable. La empresa lleva año y medio descontando cada salida dos veces: una al hacer el albarán y otra al facturarlo.
Es el descuadre más común que existe y casi nunca se detecta pronto, porque no salta un aviso: simplemente el stock teórico va bajando más rápido que el real. Durante meses parece que se vende más de lo que se vende. Un día alguien compra 500 unidades de algo que ya tenía, o el sistema pasa a negativo y empiezan las preguntas.
La regla de oro, en una frase
En una cadena de documentos, el stock se mueve una sola vez. Todo lo demás son promesas.
Un pedido de venta no baja existencias: crea un compromiso de entregar. Una factura de una mercancía ya entregada no vuelve a bajarlas: solo pone precio a algo que ya salió. La única línea que toca la existencia física es la del documento que representa el movimiento real de la mercancía: el albarán de salida o de entrada.
La confusión viene de que hay circuitos donde sí se factura directamente sin albarán —una venta de mostrador, un servicio con material— y ahí la factura sí es el documento que mueve stock, porque es el único que hay. Lo que no puede pasar nunca es que dos documentos de la misma cadena muevan la misma unidad.
Por eso el comportamiento no debería ser una casilla suelta en cada documento, sino una propiedad del tipo de documento: este tipo mueve existencias al crear la línea, este otro mueve pendientes, este otro no mueve nada. En PlanerGes esa configuración vive en el tipo de documento y por eso la cadena presupuesto → pedido → albarán → factura mueve el stock exactamente una vez, la explicamos entera en cómo se encadenan presupuesto, pedido, albarán y factura.
Tres cantidades distintas que casi todo el mundo llama «stock»
Aquí está el otro 40 % de los descuadres: no son errores de cálculo, son errores de vocabulario. Cuando el comercial pregunta «¿cuánto tengo?», el almacén y el sistema pueden estar contestando cosas distintas y las dos ser ciertas.
| Cantidad | Qué es | Qué documento la crea |
|---|---|---|
| Existencia real | Lo que hay físicamente en la estantería ahora mismo | Albarán de entrada o de salida (movimiento real) |
| Pendiente de servir | Lo que ya has comprometido con clientes y aún no ha salido | Pedido de venta |
| Pendiente de recibir | Lo que has pedido a proveedores y aún no ha llegado | Pedido de compra |
Y de ahí sale la única cifra que de verdad sirve para decidir:
Disponible = existencia real − pendiente de servir + pendiente de recibir (esto último, solo si te fías de la fecha de entrega del proveedor).
Un ejemplo con números pequeños para verlo claro. Artículo 4120:
- Existencia real: 340
- Pendiente de servir a clientes: 280 (un pedido grande que sale el jueves)
- Pendiente de recibir del proveedor: 500 (llegan el día 20)
Si el comercial mira «existencia real» y ve 340, promete 300 unidades para mañana y te ha metido en un problema. Si mira el disponible sin contar la recepción, ve 60 y dice que no hay, perdiendo una venta que sí se podía servir el día 21. La cifra correcta no es una: son tres, y cada una contesta una pregunta distinta.
Por qué el pendiente tiene que ser un cálculo
La tentación de cualquier programa sencillo es guardar «pendiente de servir» como un campo del artículo que se suma y se resta. Funciona hasta el primer imprevisto: alguien anula un pedido a mano en la base de datos, se cae la conexión a mitad de una grabación, se modifica una línea sin pasar por el circuito. A partir de ese momento el campo miente y no hay forma de saber desde cuándo.
La alternativa es que el pendiente salga siempre de las líneas de pedido vivas: lo pedido menos lo ya servido, sumado por artículo. Es más trabajo para la máquina y ninguno para las personas, y tiene una propiedad impagable: es reconstruible. Si algún día el número parece raro, se recalcula y se acabó la discusión.
Lo mismo vale para la existencia. El planteamiento sano es que el libro de movimientos sea la verdad —cada entrada y cada salida, con su fecha, su documento y su cantidad— y que las existencias y la valoración sean fotos que se pueden reconstruir a partir de ese libro. Así funciona el almacén de PlanerGes: si la foto se desvía, se rehace desde el libro; no hay que «arreglar» el stock a mano.
Cómo localizar un descuadre de este tipo en tu empresa
Si sospechas que tu sistema mueve dos veces, esto lo confirma en un cuarto de hora:
- Elige un artículo de rotación media y anota su existencia según el sistema.
- Haz un albarán de salida de 10 unidades a un cliente de prueba. Vuelve a mirar: deben quedar 10 menos.
- Factura ese albarán, sin tocar cantidades. Vuelve a mirar la existencia. Si ha bajado otras 10, ya tienes el diagnóstico.
- Anula lo que has creado y comprueba que la existencia vuelve exactamente al número del punto 1. Si no vuelve, tienes un segundo problema: anular no deshace.
Y si el descuadre ya está instalado, el orden de reparación importa:
- Primero corrige el comportamiento de los tipos de documento, para dejar de generar diferencia nueva.
- Después haz un inventario del ABC de artículos —los veinte o treinta que se mueven de verdad— y cuadra esos.
- El resto se cuadra por recuento cíclico, unos pocos artículos por semana, sin parar el almacén un sábado entero.
Corregir antes de arreglar la causa es garantizarse repetir el inventario en seis meses.
Lo que sí es normal y no es un descuadre
Merece la pena decirlo porque genera muchas alarmas falsas: hay diferencias legítimas entre lo que ves y lo que hay.
- Mercancía en el muelle recibida físicamente pero sin albarán de entrada grabado. No es un descuadre, es un retraso administrativo de horas.
- Salidas del día grabadas a la mañana siguiente. Igual.
- Roturas y mermas que nadie ha registrado. Eso sí es un descuadre, pero de proceso, no del sistema: la merma es un movimiento y hay que grabarla como tal.
- Material entregado a un cliente en depósito. Si es tuyo, está en tu stock aunque no esté en tu nave. Necesita su propio almacén, no un apaño.
La comprobación de cinco minutos
Antes de discutir con nadie sobre el stock, contesta a estas cuatro preguntas sobre tu sistema actual:
- ¿Qué documento exacto mueve las existencias en el circuito de venta? ¿Y en el de compra?
- ¿Puedes ver, para un artículo, el listado de todos sus movimientos con fecha y documento de origen?
- ¿El «pendiente de servir» sale de las líneas de pedido o es un campo que alguien mantiene?
- Si alguien anula un albarán ya facturado, ¿qué pasa exactamente con el stock?
Las respuestas a la 1 y la 4 explican la mayoría de los 222 tornillos que faltan. La 2 es la herramienta para encontrarlos, y de ella —del extracto del artículo— hablaremos con detalle más adelante, porque es el documento que convierte una discusión de dos horas en una consulta de dos minutos.