Día 5 del mes en una empresa de mantenimiento de ascensores. Cuarenta y tres cuotas domiciliadas. Marta abre la banca electrónica, abre el listado de facturas del mes en otra pestaña y empieza: NIF, IBAN, importe, concepto, siguiente. Tarda tres horas largas. Al día siguiente el banco rechaza dos recibos por IBAN mal tecleado y ella vuelve a la pestaña.
Lo que Marta está haciendo a mano es exactamente lo que un fichero de remesa hace en once segundos. Y el fichero, además, no se equivoca al copiar un dígito.
Antes del fichero: lo que el banco te tiene que dar
Para cobrar por adeudo directo no basta con tener el IBAN del cliente. Necesitas dos cosas que se piden una sola vez y luego no se vuelven a tocar:
- Un contrato de adeudos directos SEPA con tu banco, en la modalidad que vayas a usar. La básica (CORE) sirve para cualquier pagador, incluidos particulares. La de empresas (B2B) solo vale entre empresas y tiene otras reglas de devolución.
- Tu identificador de acreedor, el famoso «identificador del acreedor SEPA». En España tiene la forma
ES+ dos dígitos de control + tres caracteres de sufijo de negocio + tu NIF. Va en cada remesa y es tu matrícula como cobrador.
El sufijo de negocio da más juego del que parece: si tienes varias sociedades en el mismo sistema, cada una lleva su identificador, y una misma sociedad puede usar sufijos distintos para líneas de negocio que quieras separar en el banco. Conviene decidirlo el primer día, porque cambiarlo obliga a informar a los deudores.
Los tres datos del cliente sin los cuales no hay remesa
Aquí es donde se cae la mayoría de las remesas rechazadas. En la ficha del cliente tienen que estar, completos y validados:
| Dato | Qué hay que vigilar |
|---|---|
| IBAN | Con dígito de control verificado por el sistema, no a ojo |
| Referencia del mandato | Única por cliente y cuenta, la eliges tú y no cambia |
| Fecha de firma del mandato | Obligatoria en el fichero y en el papel firmado |
| Tipo de esquema | CORE o B2B, no se mezclan en la misma remesa |
| Secuencia | Primero, recurrente o único, según el histórico |
| Titular de la cuenta | Puede no ser el cliente que factura, y hay que decirlo |
El mandato es el punto que más se descuida. No es un campo del programa: es un documento firmado por el cliente que te autoriza a cargar en su cuenta, y tienes que poder enseñarlo si lo reclama. El sistema guarda la referencia y la fecha; el papel o el PDF firmado guárdalo en la ficha del cliente, no en la carpeta de alguien.
Un detalle que ahorra discusiones: si el cliente cambia de banco, la referencia del mandato cambia también, porque el mandato es cuenta a cuenta. Si el cliente solo cambia de nombre comercial, no.
De vencimiento a remesa sin teclear nada
Una remesa no se «monta»: se selecciona. El circuito correcto es este:
- La factura de venta genera sus vencimientos según la forma de pago: uno a 30 días, tres a 30-60-90, el 40 % a la entrega y el resto a 60. Esto ya pasó cuando emitiste la factura, no ahora. Si tienes dudas de por qué, la tesorería empieza en la factura.
- Cada vencimiento sabe si es domiciliado o no, porque la forma de pago lo dice. Transferencia y confirming no van a remesa; recibo domiciliado sí.
- El día que remesas, filtras los vencimientos domiciliados, pendientes, hasta una fecha, y los marcas.
- Se crea la remesa: una cabecera con banco, fecha de cargo y esquema, y sus líneas.
- Se genera el fichero XML (el formato habitual de adeudos es
pain.008) y se sube a la banca electrónica. - Cuando el banco confirma, la remesa se contabiliza como cobro y los vencimientos quedan pagados de una vez.
El paso 6 es el que más tiempo devuelve y el que más gente sigue haciendo a mano. Si has cargado cuarenta y tres recibos, tienes que poder marcar cuarenta y tres cobros con un clic, no con cuarenta y tres.
En PlanerGes las remesas de cobro viven en Tesorería junto a los vencimientos y las cuentas, y una remesa es un documento con sus líneas: se puede abrir, revisar, quitar una línea antes de enviarla y consultarla meses después.
Se agrupa por fecha de cargo, no por cliente
Un error frecuente es montar una remesa por cliente o por serie de factura. La remesa es del banco, y al banco le importa una sola cosa: qué día se carga. Todas las líneas de una remesa comparten fecha de cobro.
Consecuencias prácticas:
- Si tienes vencimientos a 30 y a 60 días del mismo cliente, van en remesas distintas. Es correcto.
- Si un cliente te pide que le cargues el día 20 en vez del día 5, no le hagas una excepción manual: dale una forma de pago con día fijo de cobro el 20 y sus vencimientos caerán solos en la remesa del 20.
- El fichero se presenta con antelación. Con el esquema básico suele ser un día hábil antes de la fecha de cargo, pero cada entidad marca su hora de corte: pregunta la tuya y apúntala en la pared. Presentar tarde el día 4 significa cobrar el 8.
Y una regla de higiene: una remesa, un banco. Si repartes el riesgo entre dos entidades, son dos remesas, con su identificador de acreedor y su cuenta.
Cuando el recibo vuelve
Va a pasar. El cliente no tiene saldo, o devuelve el recibo porque discute la factura, o la cuenta está cancelada. Lo importante es que el circuito de vuelta esté igual de cuidado que el de ida:
- El banco te carga la devolución, normalmente con una comisión.
- El vencimiento vuelve a estar pendiente, no desaparece. Si lo borras, pierdes el rastro de que ese cobro se intentó.
- El motivo de la devolución se guarda. No es lo mismo «saldo insuficiente» que «operación no autorizada»: el primero se reintenta, el segundo es una conversación.
- El cliente acumula un histórico de devoluciones que debería verse en su ficha antes de servirle el siguiente pedido.
Los plazos legales conviene tenerlos claros: en el esquema básico el pagador puede pedir la devolución de un adeudo autorizado durante ocho semanas desde el cargo, y hasta trece meses si sostiene que no estaba autorizado. En el esquema de empresas no existe ese derecho de devolución sin motivo, pero a cambio el deudor tiene que confirmar el mandato con su banco. Por eso el B2B se usa con clientes empresa de importe alto y con acuerdo previo, no como norma general.
La media jornada al mes, con números
Hagamos la cuenta con el ejemplo de Marta, que es verosímil para una empresa de 25 personas:
- 43 recibos a 4 minutos cada uno tecleando en la banca electrónica: 2 h 52 min.
- Dos rechazos por IBAN mal copiado, con su llamada al cliente y su recarga: 40 min.
- Marcar los 43 cobros en el programa uno a uno, a 30 segundos: 21 min.
Total: casi cuatro horas al mes, unas 45 horas al año. Con remesa: seleccionar vencimientos, generar fichero, subirlo, y al confirmar el banco marcar el cobro en bloque. Diez o quince minutos, y la mayoría es esperar a que cargue la banca electrónica.
No es que la remesa sea más rápida. Es que la remesa no teclea, y por tanto no se equivoca de dígito.
Por dónde empezar el lunes
No intentes remesar todo el mes que viene. Haz esto:
- Pide a tu banco el contrato de adeudos y tu identificador de acreedor si no lo tienes.
- Saca un listado de clientes con forma de pago domiciliada y mira cuántos tienen IBAN completo y mandato con fecha. El porcentaje te va a sorprender.
- Elige diez clientes con todo correcto y monta con ellos la remesa de este mes. Súbela y comprueba que el banco la acepta sin incidencias.
- Con el circuito validado, dedica dos semanas a completar mandatos e IBAN del resto. Es trabajo de oficina, no de informática.
- Escribe en un folio quién monta la remesa, qué día, y quién revisa las devoluciones. Sin ese folio, dentro de seis meses la remesa la monta «el que puede».