Llama la asesoría pidiendo el listado de facturas emitidas del trimestre. De la patrimonial, no de la operativa. Hay que cerrar el programa, abrir el otro, acordarse de cuál de las dos contraseñas era, y exportar. Media hora.
Y mientras estás dentro, ves que Talleres Ruiz está dado de alta en las dos, con códigos distintos, una dirección actualizada solo en una y el NIF con un guion en una y sin guion en la otra. En la tercera sociedad —la que se abrió el año pasado para la línea de alquiler— también está, escrito «Tall. Ruiz S.L.».
Nadie hizo nada mal. Es lo que pasa cuando una empresa crece por sociedades y el sistema solo sabe gestionar una.
Cómo se llega a tres sociedades sin haberlo planeado
Casi siempre por el mismo camino, y casi siempre por consejo profesional razonable:
- La operativa, la de toda la vida, la que factura y tiene los trabajadores.
- La patrimonial, que se queda la nave y algún inmueble para sacarlos del riesgo del negocio. Alquila a la operativa y factura ese alquiler todos los meses.
- La nueva línea: alquiler de maquinaria, la delegación de otra provincia, la marca que se vende a otro público, o el proyecto que entró con un socio distinto y por eso no podía ir en la de siempre.
A veces hay una cuarta, la de un familiar, que comparte gestoría y poco más.
El resultado es que el mismo equipo de cinco personas administra tres NIF, con tres libros de IVA, tres cuentas bancarias y, si se hicieron bien las cosas, un solo catálogo de artículos y un solo listado de clientes. Ese «si se hicieron bien las cosas» es de lo que va este artículo.
Qué está obligado a ir separado
Aquí no hay margen de opinión. Cada sociedad es un sujeto fiscal distinto, y eso significa:
| Concepto | Por qué va separado |
|---|---|
| Numeración y series de facturas | Cada NIF emisor tiene su propia correlatividad |
| Libros de IVA | Se declaran por sociedad, no por grupo |
| Certificado de firma y envíos fiscales | El certificado es de un NIF concreto |
| Cobros, pagos y vencimientos | Cada sociedad cobra y paga en sus cuentas |
| Stock y valoración | Las existencias son de una sociedad, no del grupo |
| Contabilidad y cuentas anuales | Se formulan por sociedad |
| Registro de jornada | El trabajador tiene un empleador concreto |
Ojo con dos de ellas, que son las que más se descuidan. El stock de la sociedad A no es stock de la B: si la A le vende material a la B, eso es una venta y una compra reales, con su factura y su movimiento de almacén en cada lado. Y la valoración también es por sociedad: el coste medio de un artículo es de la empresa que lo compró, como explicábamos al hablar del coste medio ponderado, aunque el artículo sea el mismo en el catálogo.
Y qué no tiene ningún sentido duplicar
| Maestro | Por qué debe ser único |
|---|---|
| Clientes y proveedores | Talleres Ruiz es la misma empresa en las tres, con el mismo NIF |
| Artículos y familias | Un rodamiento 6204 es un rodamiento 6204 |
| Tarifas y descuentos | Se negocian con el cliente, no con tu estructura societaria |
| Agentes comerciales | La misma persona vende de dos sociedades |
| Unidades de medida y catálogos | Puro vocabulario común |
| Plantillas de documentos e informes | Cambia el logo y el pie, no el diseño |
| Usuarios y roles | Las mismas cinco personas trabajan en todo |
La prueba del algodón es sencilla: si el dato describe al mundo exterior, es común. Si describe una operación tuya, es de la sociedad. Un cliente existe aunque tú no factures; una factura no.
Y hay un caso que se resuelve solo con esta regla: los datos que sí son de la sociedad pero cuelgan de un maestro común. El riesgo concedido a Talleres Ruiz, su forma de pago habitual o su cuenta de domiciliación pueden ser distintos en cada sociedad, aunque la ficha del cliente sea una. Eso no es duplicar el cliente: es tener un pequeño satélite por empresa colgando de la misma ficha.
Las dos malas soluciones
La peor: instalar el programa tantas veces como sociedades. Tres bases de datos, tres accesos, tres copias de seguridad, tres actualizaciones. Los maestros divergen desde el primer mes —no por dejadez, sino porque nadie va a actualizar tres veces un cambio de domicilio— y cualquier pregunta que cruce sociedades («¿cuánto le hemos vendido en total a este cliente?») se contesta exportando a una hoja de cálculo. Además, el coste de licencias y de administración se multiplica por tres para atender al mismo equipo.
La segunda peor: una sola base de datos donde la sociedad es un campo más. Suena bien y falla en el sitio importante: si la separación es solo un filtro que la pantalla aplica, tarde o temprano hay un listado, un informe o una consulta que se lo salta. Y el día que un usuario ve las ventas de una sociedad a la que no debía tener acceso, el problema deja de ser técnico.
Entre ambas, la segunda es recuperable y la primera casi nunca.
Qué significa multiempresa de verdad
Un sistema multiempresa serio cumple estas seis cosas. No son opcionales:
- Empresa activa explícita y visible. Sabes en todo momento en cuál estás trabajando, se cambia en un clic y no hay que cerrar sesión ni volver a entrar.
- La separación se aplica en el motor, no en la pantalla. El aislamiento entre sociedades vive en la propia base de datos: un listado nuevo, un informe hecho por el cliente o una consulta cualquiera salen ya filtrados. No hay forma de olvidarse del filtro porque no hay filtro que poner.
- Permisos por sociedad. La persona que lleva la operativa no tiene por qué ver la patrimonial. Y el gerente las ve todas.
- Series, certificados y numeración propios de cada sociedad. Cada NIF emite lo suyo, con su certificado y su correlatividad, tal y como exige el modelo de registro firmado y encadenado.
- Cierres independientes. La fecha de bloqueo de almacén, el cierre de un periodo o el ejercicio se manejan por sociedad. Que una vaya retrasada no puede bloquear a las otras.
- Facturación entre ellas sin trucos. La operativa tiene a la patrimonial dada de alta como proveedor, y viceversa. La factura de alquiler se emite y se recibe como cualquier otra, porque legalmente lo es.
En PlanerGes esto se resuelve en dos niveles: cada cliente tiene su propia base de datos, separada de la de cualquier otro cliente, y dentro de ella conviven todas sus sociedades compartiendo maestros y con los libros separados. Un cambio en la ficha de Talleres Ruiz se hace una vez; su factura la emite la sociedad que corresponda.
Cuándo no necesitas multiempresa
Merece la pena decirlo, porque hay quien monta una estructura de tres sociedades en el software cuando lo que tiene es otra cosa:
- Dos marcas comerciales del mismo NIF no son dos sociedades. Son dos series de facturación y dos plantillas de documento, como mucho.
- Dos delegaciones tampoco. Eso son dos almacenes y, si acaso, dos series.
- Dos líneas de negocio que quieres analizar por separado son familias, agentes o centros de coste, no sociedades.
Crear una empresa de más en el sistema tiene un precio silencioso: cada informe consolidado se complica, cada maestro compartido gana una excepción y cada usuario necesita un permiso más. Si no hay un NIF detrás, no la crees.
La comprobación de cinco minutos
Si ya tienes más de una sociedad, contesta a esto con datos:
- Busca a tu cliente más importante en cada sistema o sociedad y compara NIF, dirección y forma de pago. Si hay tres versiones, ya sabes cuánto tiempo lleva divergiendo.
- Pregunta cuánto se le ha vendido en total entre todas las sociedades del último año. Si la respuesta requiere una hoja de cálculo, tu sistema no es multiempresa.
- Comprueba la factura de alquiler entre la operativa y la patrimonial: ¿se emite y se recibe como cualquier otra factura, o es un apunte que hace la asesoría a final de año?
- Mira quién puede ver qué. Si todo el mundo ve todas las sociedades porque «es más cómodo», tienes un problema de permisos esperando su día.
- Cuenta las copias de seguridad que hay que vigilar. Una por sociedad es una señal bastante clara.
Si estás en el momento de abrir la segunda sociedad, ése es el mejor momento para elegir bien: todavía no hay maestros que reconciliar. Y si ya llevas tres años con dos sistemas, empieza por unificar el maestro de clientes y proveedores —es el que más duele y el que más se usa— y deja los históricos donde están. No hace falta migrar diez años para dejar de teclear la misma dirección dos veces.