Viernes, y media. La administrativa ha emitido la factura 2026/0087 y el cliente llama: el NIF está mal, falta un dígito. En el programa de toda la vida esto se arregla en once segundos —entras, corriges, reimprimes— y nadie se entera. Ese gesto de once segundos es exactamente lo que VeriFactu viene a hacer imposible.
No es una funcionalidad nueva que te van a vender. Es un cambio en cómo se comporta el propio acto de emitir una factura. Y como afecta a la rutina de la persona que factura todos los días, conviene entenderlo antes de que sea urgente.
Qué es VeriFactu sin jerga
Cada vez que emites una factura, tu programa genera además un registro de facturación: un pequeño resumen técnico de esa factura, firmado electrónicamente, que se calcula en el momento y ya no se puede tocar.
Ese registro contiene lo esencial —quién emite, quién recibe, serie y número, fecha, base, tipos, cuotas, total— y una huella: un código calculado a partir del contenido de esa factura y de la huella del registro anterior. Es la parte importante y es la que suele explicarse mal.
Al depender del registro anterior, los registros quedan encadenados. Si alguien modifica una factura del pasado, su huella cambia; y como la siguiente se calculó con la anterior, toda la cadena posterior deja de cuadrar. La manipulación no es que esté prohibida: es que se ve.
El efecto práctico se nota justo donde la factura nace, al final de la cadena de presupuesto, pedido y albarán: todo lo anterior a la factura se puede tocar y rehacer las veces que haga falta; la factura, no.
Además, cada factura lleva impreso un código QR. Sirve para que el que la recibe pueda comprobarla y, si quiere, cotejarla con la Agencia Tributaria.
Lo que sí cambia en tu día a día
Tres cosas, y todas afectan a la persona que factura, no al informático:
- Una factura emitida no se edita. Nunca. Ni el NIF, ni la fecha, ni una línea, ni el importe. Ni «solo el domicilio». Si está mal, se corrige con una rectificativa.
- La numeración es correlativa de verdad. No puedes emitir la 0089 antes que la 0088, ni borrar la 0087 y reutilizar el hueco. Los saltos hay que poder explicarlos.
- El momento de emitir se vuelve un acto formal. Deja de ser «imprimir»; pasa a ser «emitir», con firma y sin marcha atrás. Muchos equipos separan por primera vez el borrador de la factura de la factura de verdad.
Ese tercer punto es el que más resistencia genera y el que mejor sienta a los seis meses. Cuando existe un estado previo —llámalo borrador, proforma o prefactura— la gente revisa antes de emitir, y el número de rectificativas cae solo.
Qué haces ahora cuando te equivocas
La respuesta corta: una factura rectificativa. Un documento nuevo, con su propia numeración, que dice qué factura corrige y en qué. No se toca la original: la original sigue existiendo, sigue firmada, y la rectificativa se cuelga de ella.
Los tres casos habituales en una pyme:
| Qué ha pasado | Qué se hace |
|---|---|
| Datos del cliente mal (NIF, razón social, domicilio) | Rectificativa que sustituye a la original |
| Cantidad o precio equivocados | Rectificativa por la diferencia, positiva o negativa |
| Factura emitida a quien no era, o duplicada | Rectificativa que anula la original por el total |
| Devolución de mercancía posterior | Abono normal del circuito, no rectificativa |
Esa última línea la confunde mucha gente. Una devolución no es un error de facturación: la factura original estaba bien cuando se emitió. Es una operación nueva. Y como toca almacén, conviene que salga por el circuito de devoluciones y no por el fiscal, para que el stock se mueva una sola vez y no dos.
Series: el sitio donde se resuelven la mitad de los problemas
Si emites facturas desde tres sitios distintos —oficina, tienda y el comercial desde el móvil— y todos comparten numeración, tienes un problema el primer día que dos personas emiten a la vez.
La solución no es técnica, es de diseño: series separadas por origen, por sociedad o por tipo de documento. Cada serie con su propio contador correlativo. Y una serie específica y distinta para las rectificativas, que además suele ser una exigencia práctica de cualquier asesoría.
Criterios sensatos para decidir tus series:
- Una por sociedad emisora, siempre. Nunca mezcles NIF emisores en una misma serie.
- Una por canal, si de verdad emiten en paralelo y sin conexión entre ellos.
- Una para rectificativas, separada.
- No una por cliente, ni por comercial, ni por año si tu numeración ya incluye el ejercicio. Cada serie nueva es un contador más que vigilar.
Menos series es mejor. Cada una que abras es un hilo que alguien tendrá que cuadrar en enero.
Dónde vive tu certificado, y quién firma
Aquí hay una pregunta que casi nadie hace y que deberías hacer siempre: ¿quién tiene mi certificado y quién puede firmar con él?
Hay dos modelos. En uno, subes tu certificado al servidor del proveedor con su contraseña y el sistema firma solo, de madrugada, sin que nadie esté delante. Es cómodo. También significa que la capacidad de firmar en tu nombre está permanentemente disponible en una máquina que no controlas.
En el otro, el certificado es un contenedor .p12 protegido con tu contraseña, esa contraseña no se guarda en ningún sitio, y una persona la teclea en el momento de emitir. El servidor nunca emite ni firma por su cuenta. Es un paso más de trabajo y es el modelo que sigue PlanerGes, por una razón sencilla: firmar es un acto de la empresa, no del software.
Elijas el que elijas, elígelo a sabiendas. No es un detalle de configuración.
Qué preguntarle a tu software antes de que llegue el momento
Llévate esta lista a la siguiente conversación con tu proveedor de gestión:
| Pregunta | Qué respuesta buscas |
|---|---|
| ¿Existe un estado previo a la factura emitida? | Sí, con revisión y conversión sin reteclear |
| ¿Se puede editar una factura ya emitida? | No, en ningún caso ni para ningún usuario |
| ¿Cómo se hace una rectificativa? | Documento nuevo enlazado al original, en su serie |
| ¿Dónde se guarda mi certificado? | Contenedor protegido, contraseña no almacenada |
| ¿Qué pasa si el envío falla? | Reintento controlado y estado visible por factura |
| ¿Se puede emitir una factura sin líneas o a cero? | No, se bloquea antes de emitir |
| ¿Queda registro de quién emitió y cuándo? | Auditoría por usuario y fecha |
| ¿Vale para varias sociedades emisoras? | Sí, con certificado y series propios por sociedad |
Esa penúltima —la factura vacía o a cero— parece una tontería y es una fuente clásica de registros basura. Un documento sin líneas o con total menor o igual a cero no debería poder emitirse jamás, y menos transmitirse.
Sobre el calendario
Aquí no vas a encontrar una fecha en negrita, y es a propósito: el calendario de entrada ha tenido idas y venidas, con plazos distintos según el tipo de contribuyente y según quién desarrolla el software. Contrasta la fecha que te aplica con tu asesoría fiscal, que es quien conoce tu caso concreto, y pídele que te lo confirme por escrito.
Lo que sí puedes dar por hecho es la dirección: registro firmado, encadenado y verificable. Eso no se va a deshacer.
Por dónde empezar el lunes
No necesitas esperar a nada para hacer estas cuatro cosas, y las cuatro te dejan mejor aunque el calendario se mueva:
- Cuenta tus rectificativas del último año. Si pasan de un 3 % de las facturas emitidas, el problema no es normativo: es que estáis emitiendo sin revisar.
- Mira tus series. Anota cuántas hay y quién emite en cada una. Si nadie sabe contestar, ése es el trabajo de esta semana.
- Separa borrador de emitido en tu forma de trabajar, aunque tu programa todavía no te obligue. Es puro hábito y es el que más va a costar cambiar después.
- Localiza tu certificado. Quién lo tiene, cuándo caduca y quién sabe la contraseña. Sorprende la frecuencia con la que la respuesta es «lo tiene el chico que se fue».
Con eso hecho, el día que toque cambiar el software solo cambiará el software. La forma de trabajar ya estará donde tiene que estar.