Un lunes de marzo, la responsable de almacén cuenta el artículo estrella —una referencia de 12 € que se mueve todas las semanas— y le salen 298 unidades. El programa dice 340. Cuarenta y dos unidades de diferencia, 504 € a coste.
Lo que pasa a continuación en la mayoría de las empresas es esto: se hace un ajuste de inventario, se ponen las 298, y todo el mundo sigue con su vida. Seis semanas después vuelve a pasar. Y otra vez. Nadie ha averiguado nunca por qué, porque para averiguarlo hace falta un libro y en muchos sistemas ese libro no existe o no se puede leer.
Las existencias son una foto; el libro es la película
Esta es la idea de la que cuelga todo lo demás. El número «340» que ves en la ficha del artículo no es un dato original: es el resultado de sumar y restar todos los movimientos que ha tenido ese artículo desde el principio de los tiempos. Entradas de compra, salidas de venta, traspasos, inventarios, devoluciones.
Si el sistema está bien hecho, ese 340 es reconstruible: se puede borrar y volver a calcular desde el libro, y tiene que salir exactamente lo mismo. La foto de existencias y la valoración son caché; el libro de movimientos es la verdad. Cuando esa relación se rompe —cuando el saldo se guarda por su cuenta y ya nadie puede recalcularlo—, los descuadres se vuelven irresolubles por diseño.
En PlanerGes esto es explícito: cada línea de documento es el movimiento, y las existencias se pueden recalcular desde cero recorriendo el libro en orden. Está relacionado directamente con la regla de que el stock se mueve una sola vez en toda la cadena: si el mismo movimiento se apuntara dos veces, el libro dejaría de ser fiable y no habría nada a lo que volver.
Qué tiene que traer cada línea del extracto
Un extracto útil no es un listado de fechas y cantidades. Cada renglón debe responder a cinco preguntas sin que tengas que abrir nada más:
| Columna | Qué te responde |
|---|---|
| Fecha y hora | Cuándo ocurrió, y en qué orden respecto a los demás |
| Documento y número | Quién lo provocó, con enlace para abrirlo |
| Entidad | A qué cliente o proveedor corresponde |
| Almacén | Dónde ocurrió físicamente |
| Entrada o salida y cantidad | Qué cambió |
| Precio del movimiento | A cuánto entró o salió |
| Existencias resultantes | Cuántas quedaban justo después de esta línea |
| Coste medio resultante | A cuánto quedó valorada la unidad después |
Las dos últimas son las que convierten un listado en una herramienta de diagnóstico, y son justo las que más falta hacen y menos se ven. Una columna de resultante te permite leer el extracto como se lee un extracto bancario: bajas con el dedo hasta que el saldo deja de tener sentido, y el problema está en esa línea o en la anterior.
Sin resultantes, para encontrar el descuadre tienes que ir sumando a mano ochenta movimientos. Con resultantes, tardas treinta segundos.
Cómo se lee de arriba abajo
El procedimiento es siempre el mismo y funciona con cualquier artículo:
- Abre el extracto del artículo, sin filtrar por almacén todavía. El descuadre de un almacén muchas veces es un traspaso mal hecho, y si filtras te pierdes la otra mitad del traspaso.
- Busca el último momento en que sabes seguro que estaba bien. Normalmente, el último inventario contado.
- Baja desde ahí mirando solo la columna de resultante. No leas los documentos todavía.
- Para en la primera línea que te chirríe: una salida de 42 unidades un sábado, una entrada sin documento de compra, un resultante que sube cuando debería bajar, dos movimientos idénticos consecutivos.
- Ahora sí, abre ese documento. El 90 % de las veces es una de estas cuatro cosas: un albarán duplicado, una devolución metida como venta, un traspaso que salió de un almacén y no entró en el otro, o un inventario que alguien lanzó con la cantidad equivocada.
- Corrige en el documento, no en el saldo. Si tocas la foto y no el libro, el descuadre vuelve.
Ese último punto es el que más cuesta interiorizar y el que separa un almacén que se estabiliza de uno que descuadra para siempre.
El coste medio también tiene su columna
El extracto no solo explica cantidades: explica dinero. Cada entrada repondera el coste medio del artículo y cada salida se valora al coste vigente en ese instante. Cuando alguien pregunta «¿por qué este artículo está valorado a 14,80 € si lo compramos a 12 €?», la respuesta está en el extracto: hubo una compra de 20 unidades a 24 € en noviembre que subió la media, y desde entonces no han entrado suficientes unidades baratas para bajarla.
Ver esa columna al lado de la de cantidad ahorra discusiones enteras. El mecanismo, con números y paso a paso, está en coste medio ponderado explicado con números reales. Aquí basta con retener una cosa: la cantidad se lleva por almacén, pero el coste medio es del artículo en la empresa, no de cada almacén. Si no, mover una caja de una estantería a otra cambiaría lo que vale, que es absurdo.
El orden importa, y no es el que crees
Dos movimientos con la misma fecha: una entrada de 100 y una salida de 80. Si primero entra y luego sale, todo perfecto. Si el sistema los ordena al revés, te aparece un stock negativo transitorio y un coste medio raro.
Por eso un libro serio no ordena solo por fecha: ordena por fecha y por un identificador estable, de forma que el recálculo dé siempre el mismo resultado, hoy y dentro de tres años. Es una de esas cosas que nadie pide en una demo y que decide si tu valoración de cierre es defendible.
Cuándo el extracto no basta
Hay un caso en el que el libro está perfecto y aun así el recuento no cuadra: la mercancía se ha movido de verdad y nadie lo ha apuntado. Roturas, muestras que se lleva un comercial, material que se usa para una reparación interna, robo hormiga.
Ahí el extracto no te dice qué pasó, pero sí te dice cuándo empezó a pasar y a qué ritmo. Si el descuadre aparece siempre en los mismos cinco artículos y siempre en el mismo almacén, ya no tienes un problema de datos: tienes un problema de proceso, y es una conversación distinta —y mucho más productiva— que la de «el programa se equivoca».
La comprobación de cinco minutos
Coge el artículo que más se mueva de tu almacén y responde con tu sistema actual:
- ¿Puedes ver, en una sola pantalla, todos sus movimientos ordenados con las existencias resultantes al lado?
- ¿Puedes abrir el documento de origen de cualquier línea de un clic?
- ¿Puedes ver el coste medio después de cada movimiento?
- Si sumas a mano las entradas y restas las salidas, ¿te da exactamente lo que dice la ficha?
Si la última respuesta es que no, deja el recuento para otro día: tienes algo más urgente que contar cajas. Y si es que sí, ya tienes la herramienta para no volver a hacer un ajuste a ciegas nunca más.