Un lunes de marzo mueves 200 unidades del almacén central a la nave de Getafe. No has comprado nada, no has vendido nada, la mercancía es la misma y está en el mismo camión de la empresa. A final de mes el margen del artículo ha cambiado.
Eso es un fallo de diseño, no una casualidad. Y es un fallo tan común que conviene enunciar la regla al principio, en una frase que puedes pegar en la pared:
La cantidad es por almacén. El coste medio es por artículo y empresa.
Todo lo demás de este artículo es explicar por qué, y qué hacer con los tres casos raros que siempre aparecen: la furgoneta, el depósito en casa del cliente y el almacén de otra sociedad del grupo.
Por qué la cantidad sí es por almacén
Esta parte es evidente y nadie la discute. Si tienes 340 unidades y 120 están en Getafe, necesitas saberlo:
- Para saber si puedes servir un pedido desde el sitio correcto.
- Para saber qué contar cuando alguien va a hacer inventario en una nave concreta.
- Para saber dónde está el stock muerto, que casi nunca está donde crees.
Por eso el saldo de existencias se lleva por la combinación (empresa, artículo, almacén). Es la clave natural del stock físico: qué hay, de qué, y dónde.
Por qué el coste no debe ser por almacén
Aquí es donde la intuición engaña. Parece razonable pensar que «lo de Getafe me costó otra cosa» y llevar un coste medio distinto por nave. En la práctica genera tres problemas que no tienen buena solución.
Uno: el traspaso se convierte en un hecho económico. Si cada almacén tiene su coste, mover mercancía de A a B obliga a decidir a qué precio sale de A y a qué precio entra en B. Y sea cual sea la decisión, has creado una diferencia contable a partir de un camión que ha recorrido 20 kilómetros dentro de tu propia empresa. Ni has ganado ni has perdido nada, pero tus números dicen que sí.
Dos: el margen depende de dónde sirvas. El mismo artículo, al mismo cliente, al mismo precio, deja un margen distinto según la nave de la que salga. Cuando el comercial pregunte por qué, no habrá respuesta que suene bien.
Tres: el coste medio se vuelve inestable. Si Getafe tiene 12 unidades y le entra un pedido caro de 8, su coste medio pega un salto. El del artículo entero apenas se mueve, porque hay 340. Cuanto más partes el denominador, más ruido.
Con un solo coste por artículo y empresa, un traspaso es lo que debe ser: un cambio de sitio, no un cambio de valor. Salen 200 unidades de una nave y entran 200 en otra, al mismo coste; el valor total del almacén de la empresa es exactamente el mismo antes y después. Cómo se calcula ese coste medio, con números, está en el artículo del coste medio ponderado.
Qué pasa en cada operación
| Operación | Cantidad | Coste medio del artículo |
|---|---|---|
| Compra recibida en Getafe | Sube en Getafe | Se repondera con el precio de compra |
| Venta servida desde el central | Baja en el central | No cambia |
| Traspaso del central a Getafe | Baja en uno, sube en otro | No cambia |
| Inventario con precio | Ajusta el almacén contado | Se repondera |
| Inventario sin precio | Ajusta el almacén contado | No cambia |
| Devolución de cliente | Sube donde entre | Vuelve al coste con el que salió |
Fíjate en las dos filas del inventario, porque es donde más gente se equivoca. Contar y ajustar es una operación de cantidad; solo se convierte en operación de valor si además dices a qué precio valoras lo que has encontrado de más. Un inventario que ajusta 12 unidades sin precio es neutro para la valoración. Lo tratamos entero en inventario por cantidad objetivo.
En PlanerGes esta es exactamente la regla: la cantidad se lleva por empresa, artículo y almacén, y el coste medio ponderado por empresa y artículo. Y como el libro de movimientos es la verdad, las existencias y la valoración son fotos que se pueden reconstruir; si algún día no te cuadra un número, no hay que creerse el saldo, hay que abrir el extracto del artículo y seguir la película.
El almacén de la furgoneta
Tres instaladores, tres furgonetas, y cada una lleva material por valor de 3.000 € que sale de la nave el lunes y se va gastando durante la semana. La pregunta de siempre: ¿eso es stock o ya es consumo?
La respuesta corta: es stock, y conviene que sea un almacén más.
- Cuando cargas la furgoneta haces un traspaso de la nave al almacén «Furgoneta 2». La mercancía sigue siendo tuya, no ha cambiado de valor, solo de sitio.
- Cuando el instalador monta el material en casa del cliente, eso sí es una salida: se refleja en el albarán de la obra y sale del almacén de la furgoneta.
- El día que hagas inventario de furgonetas —y hay que hacerlo, al menos dos veces al año— cuentas lo que hay dentro y ajustas ese almacén concreto.
La alternativa que se ve mucho, dar por consumido todo lo que sale de la nave, tiene un coste escondido: el material que vive semanas dando vueltas en una furgoneta no aparece en ningún sitio, y cuando el instalador se va de la empresa nadie sabe qué había ahí. Con un almacén por furgoneta, el jueves puedes contestar a «¿tenemos codos de 40?» mirando la pantalla en vez de llamando a tres personas.
Un detalle práctico: no hace falta un albarán por cada tornillo. Carga la furgoneta con un traspaso semanal y ajusta con un recuento periódico. La precisión perfecta no compensa; saber el orden de magnitud, sí.
El material en depósito en casa del cliente
Este caso es distinto y más delicado, porque toca lo fiscal. Dejas 500 piezas en las instalaciones de un cliente y él te va confirmando el consumo cada mes: factura solo lo consumido.
La clave es que la mercancía en depósito sigue siendo tuya hasta que se consume. Por tanto:
- Sigue formando parte de tu almacén y de tu valoración a cierre de ejercicio.
- No se factura al dejarla. El albarán de depósito mueve mercancía, no genera venta.
- La forma limpia de llevarlo es un almacén por cliente en depósito, con el nombre del cliente. Si tienes cuatro clientes así, cuatro almacenes.
- Cuando el cliente confirma consumo, se hace el albarán de venta con salida de ese almacén, y ahí sí hay factura y hay margen.
Con este montaje la pregunta «¿cuánto material mío hay repartido por España?» tiene respuesta en una pantalla. Sin él, tiene respuesta en un correo de alguien que hace memoria.
Cuándo un almacén nuevo es buena idea y cuándo no
Crear almacenes es barato en el sistema y caro en el día a día, porque cada uno hay que contarlo. Un criterio sencillo:
- Sí, si es un sitio físico distinto donde alguien va a contar: otra nave, una furgoneta, un depósito en cliente, la tienda.
- Sí, si necesitas saber qué puedes servir desde ahí sin llamar a nadie.
- No, si lo que quieres es separar por estado del material (bueno, defectuoso, pendiente de revisar). Eso se resuelve mejor con artículos distintos o con marcas, no partiendo el mapa.
- No, si lo que quieres es reflejar mercancía que aún no ha llegado. Para eso está el pendiente de recibir, que es otra cosa distinta del stock físico.
- No, si nadie va a hacer inventario nunca en ese almacén. Un almacén que no se cuenta miente cada día un poco más.
La comprobación de cinco minutos
- Abre la lista de tus almacenes. ¿Hay alguno que nadie ha contado en el último año? Ese es tu principal candidato a descuadre.
- Coge un artículo que se mueva mucho y haz un traspaso de prueba de 10 unidades entre dos almacenes. Anota el coste medio antes y después. Tiene que ser idéntico. Si cambia, tienes un problema de fondo que hay que hablar con quien te lleva el sistema.
- Suma el valor de todos tus almacenes y compáralo con el valor total del artículo. Debe cuadrar al céntimo.
- Pregunta en voz alta cuánto material hay ahora mismo en las furgonetas. Si nadie sabe contestar, ya sabes por dónde seguir.