El 9 de marzo el responsable de compras pidió 400 unidades de la referencia 4471 porque en pantalla quedaban 60 y la semana anterior habían salido 180. El 18 de marzo, su compañera pidió otras 400 de la misma referencia porque en pantalla quedaban 55 y la semana anterior habían salido 190.
El 24 llegaron los dos camiones. Ochocientas unidades de un artículo que rota a doscientas al mes, ocupando cuatro palés de un almacén que va justo y con el dinero de dos meses parado en una estantería.
Nadie se equivocó al mirar. Los dos miraron la existencia, que es el dato que casi todos los sistemas ponen en primer plano. El problema es que la existencia responde a una pregunta que casi nunca es la que hay que hacerse.
La existencia responde al pasado
La existencia es una foto: cuántas unidades hay ahora mismo en la estantería. Es un dato exacto, verificable y necesario —si vas a coger diez unidades, más vale que estén—, pero mira hacia atrás. Es el resultado de todo lo que ya pasó.
Las preguntas que de verdad se hace una empresa miran hacia delante:
- ¿Puedo comprometerme con el cliente que quiere 300 para el día 20?
- ¿Tengo que comprar o ya viene de camino?
- ¿Cuántas de las que hay en la estantería están ya vendidas y no las puedo tocar?
Ninguna de las tres se contesta con la existencia. Se contestan con dos cifras más, y son cifras que el sistema puede calcular solo si los pedidos están dentro.
Las dos cifras que faltan
Pendiente de recibir. La suma de las unidades pedidas a proveedor que todavía no han entrado en el almacén. No es lo que pediste: es lo que pediste menos lo que ya te ha llegado. Si pediste 400 y te sirvieron 250, el pendiente de recibir son 150, no 400.
Pendiente de servir. La suma de las unidades comprometidas con clientes que todavía no han salido. Igual: pedido menos servido. Son unidades que físicamente están en la estantería pero que ya tienen dueño.
Con esas dos, aparece la cifra que sirve para decidir:
Disponible proyectado = existencia + pendiente de recibir − pendiente de servir
Vamos a los números del ejemplo, el 18 de marzo, cuando la compañera estaba a punto de pedir:
| Concepto | Unidades |
|---|---|
| Existencia en almacén | 55 |
| Pendiente de recibir (pedido del día 9) | 400 |
| Pendiente de servir (tres pedidos de cliente vivos) | 120 |
| Disponible proyectado | 335 |
Con 55 en pantalla, comprar 400 es de sentido común. Con 335 proyectadas, no se compra nada: se comprueba la fecha de llegada del pedido del día 9 y, como mucho, se le mete prisa al proveedor. La decisión cambia entera y el dato que la cambia estaba ya en el sistema. Solo que no estaba en la pantalla.
Disponible real y disponible proyectado no son lo mismo
Merece la pena separarlos, porque sirven para cosas distintas y confundirlos también hace daño.
Disponible real = existencia − pendiente de servir. Es lo que puedes coger hoy sin dejar a nadie colgado. Es la cifra del almacenero y de quien prepara los envíos. En el ejemplo: 55 − 120 = −65. Ya vas corto hoy, aunque el proyectado esté cómodo.
Disponible proyectado = disponible real + pendiente de recibir. Es lo que puedes comprometer para dentro de dos semanas. Es la cifra de compras y de quien da fechas al cliente. En el ejemplo: 335.
Las dos a la vez cuentan una historia completa: «hoy no puedo servir a todo el mundo, pero el día 24 estoy holgado». Eso permite una llamada al cliente que suena muy distinta de un «pues no sé, lo miro y te digo».
Y hay un matiz de calendario que se olvida siempre: el pendiente de recibir tiene fecha. Cuatrocientas unidades que llegan el día 24 no sirven para el pedido que hay que enviar el día 20. Un disponible proyectado sin fecha prevista es una cifra optimista; con fecha, es una herramienta. Si tu sistema te deja ver el proyectado a una fecha concreta, úsalo; si no, mira siempre las dos columnas juntas.
De dónde salen esas cifras sin que nadie las teclee
Aquí está la clave, y es una consecuencia directa de cómo se registran los documentos.
Cuando un pedido de compra entra en el sistema, sus líneas dejan pendiente de recibir. Cuando llega el albarán del proveedor, se genera convirtiendo el pedido: nacen líneas nuevas enlazadas a las del pedido, y ese enlace es el que descuenta exactamente lo servido y deja el resto pendiente. Igual en ventas: el pedido del cliente deja pendiente de servir, y el albarán de salida lo consume línea a línea.
Por eso importa tanto que convertir un documento cree líneas nuevas enlazadas al origen y no líneas compartidas: es lo que permite recibir a trozos y servir en varias entregas sin perder la cuenta de lo que falta. Con líneas compartidas, la segunda entrega parcial machaca la información de la primera y el pendiente deja de ser fiable.
Y hay una regla que sostiene todo el edificio: el stock se mueve una sola vez en toda la cadena. El pedido no mueve stock, solo compromete. El albarán sí lo mueve. La factura del albarán ya no vuelve a moverlo. Si un sistema mueve stock en dos sitios de la misma cadena, el pendiente y la existencia se contradicen y ya no hay quien lo cuadre. Lo contamos entero en por qué el stock se mueve una sola vez.
En PlanerGes cada línea de documento guarda, además del movimiento, las cifras resultantes de ese momento: existencia, existencia en el almacén, coste medio, pendiente de recibir y pendiente de servir. Así el extracto no solo dice qué pasó, dice cómo quedó todo después de que pasara.
Los cuatro sitios donde el pendiente se estropea
Si tus cifras no te cuadran, casi seguro es una de estas cuatro:
- Pedidos muertos que nadie cierra. El cliente anuló por teléfono, el proveedor dijo que no lo servía, la obra se cayó. Si el pedido sigue abierto, sigue sumando pendiente. Un pedido de venta de hace catorce meses inflando el pendiente de servir es la causa número uno de proyectados absurdos.
- Recepciones parciales que se cierran mal. Llegan 250 de 400 y alguien marca el pedido como completo «porque el proveedor ya no manda más». Correcto si es verdad, desastre si el resto viene la semana que viene.
- Albaranes sin pedido. Entradas y salidas directas están bien para casos puntuales, pero si la mitad del movimiento entra así, el pendiente nunca reflejará la realidad porque no hay nada que consumir.
- Pedidos que no se meten hasta que se sirven. El comercial guarda el pedido en su correo y lo teclea el día que se prepara. Ese pedido no existió para el sistema y por tanto no comprometió nada.
Ninguno es un fallo del programa. Los cuatro son hábitos, y los cuatro se arreglan con una revisión mensual de diez minutos.
Por dónde empezar el lunes
- Saca la lista de pedidos de venta abiertos con más de 90 días. Repásala con comercial y cierra los muertos. La primera vez suelen caer entre el 10 % y el 25 %.
- Haz lo mismo con los pedidos de compra abiertos. Aquí salen los pedidos que el proveedor cerró en su sistema y nunca te avisó.
- Pon las tres columnas juntas en la pantalla de artículos: existencia, pendiente de recibir, pendiente de servir. Si tu sistema deja añadir una columna calculada de disponible proyectado, mejor todavía.
- Cambia una sola regla en compras: antes de pedir, mirar el pendiente de recibir. Solo eso. Es la regla que habría evitado los ochocientos del ejemplo.
- Cuando algo no cuadre, ve al extracto del artículo y recórrelo por fechas. El libro de movimientos siempre tiene la respuesta; las existencias y el pendiente son fotos que se reconstruyen a partir de él.
Dos columnas más en una pantalla. Es literalmente todo lo que separa un almacén que reacciona de uno que se anticipa.