El pedido entró en enero: 500 unidades, entrega «según programa de obra». En seis semanas han salido cuatro camiones: 120, 180, 60 y otros 100. Quedan 40. Esta mañana el cliente ha llamado para preguntar cuántas le faltan y en administración han tardado once minutos en contestar, contando albaranes en pantalla y sumando con la calculadora del móvil.
Once minutos por llamada, con quince clientes en la misma situación, es media jornada a la semana. Y la respuesta, además, era 40 solo si nadie se equivocó sumando.
El pedido de venta es el que lleva la cuenta
Cuando un pedido se sirve en varias veces, la tentación es llevar la cuenta en el sitio equivocado: en los albaranes. «A ver, este de febrero eran 120, este otro…». Los albaranes son el registro de lo que salió por la puerta cada día; el que sabe cuánto falta tiene que ser el pedido, y línea a línea.
Por eso la conversión de pedido a albarán no puede reescribir las líneas del pedido. Crea líneas nuevas enlazadas al origen, con la cantidad que sale hoy, y deja la línea del pedido intacta con su cantidad original. Es la diferencia entre poder reconstruir la historia y tener un documento que ha ido mutando. Lo explicamos con detalle en por qué las líneas deben ser nuevas.
Con ese enlace, la línea de pedido sabe en todo momento tres números:
| Número | Cómo se obtiene | Quién lo teclea |
|---|---|---|
| Cantidad pedida | Del pedido original | El comercial, una vez |
| Cantidad servida | Suma de las líneas de albarán enlazadas | Nadie |
| Pendiente de servir | Pedida menos servida | Nadie |
La tercera columna es la importante: pendiente de servir es un resultado, no un campo. En cuanto alguien lo mantiene a mano, al tercer camión ya no es fiable, y a partir de ahí la respuesta al cliente vuelve a ser una suma en el móvil.
Qué pasa con el stock mientras tanto
Este es el punto donde más empresas se lían, y donde conviene tener claras dos ideas distintas.
Un pedido de venta no descuenta existencias. No ha salido nada de la estantería. Lo que hace es generar un pendiente de servir: mercancía comprometida con un cliente que todavía está en tu nave. Es un dato de compromiso, no de almacén.
El albarán sí mueve el stock, y lo mueve una sola vez. Cuando factures ese albarán, la factura no vuelve a mover nada: el material ya salió. Esta es la regla de oro de toda la cadena, y la contamos entera en el stock se mueve una sola vez.
Las consecuencias prácticas son tres, y las tres se notan el mismo día:
- Lo disponible para prometer no son las existencias. Si tienes 300 en la estantería y 260 comprometidas con pedidos abiertos, no puedes prometer 300 a nadie. El número que el comercial debe mirar es existencias menos pendiente de servir.
- El pendiente de servir se libera al servir, no al facturar. Si tu sistema espera a la factura para liberar el compromiso, arrastrarás fantasmas todo el mes.
- Si además compras contra ese pedido, el pendiente de recibir del proveedor y el pendiente de servir al cliente son dos listas distintas que hay que mirar juntas. Sobre la primera hablamos en recepciones parciales.
Servir de menos, de más y lo que sobra
Tres situaciones que pasan todas las semanas y que hay que decidir antes, no en el momento:
- Sale menos de lo previsto porque el almacén ha contado 58 y no 60. El albarán es lo que salió: 58. El pendiente sube a 42 solo. Corregir el pedido para que «cuadre» es el principio de todos los descuadres.
- Sale más de lo pedido porque se sirve la caja completa. Se admite, pero con aviso, y el pendiente se queda en cero, nunca en negativo.
- Queda un resto que ya no se va a servir: el cliente ha cambiado de proyecto, ha aceptado 460 y da por cerrado el pedido. Ese resto se cierra a mano, con motivo y con usuario. Un pedido de venta abierto con 40 unidades pendientes desde hace catorce meses es una promesa que sigue viva en tus listados y muerta en la realidad.
Facturar por entrega o agrupado al mes
Aquí no hay una respuesta buena: hay una decisión que se toma por cliente y se apunta en su ficha, para que no dependa de quién esté facturando ese día.
Factura por albarán cuando cada entrega tiene su propia orden de compra, su obra o su centro de coste; cuando el cliente paga a la entrega; o cuando los importes son grandes y esperar al fin de mes te cuesta semanas de financiación. Ventaja: cobras antes y la conciliación es directa. Coste: más documentos y más recibos que perseguir.
Factura agrupada cuando el cliente recibe material varias veces por semana y quiere una sola factura mensual, cuando los importes por entrega son pequeños, o cuando su departamento de compras exige una factura por período. Ventaja: menos papel y clientes contentos. Coste: financias tú el mes entero, y un albarán que se queda sin facturar por descuido tarda otro mes en aparecer.
Sea cual sea la elección, hay una condición no negociable: la factura tiene que decir qué albaranes agrupa, con su número y su fecha. Es lo primero que mira el cliente para aprobarla, y lo primero que te piden cuando llega la discusión de una entrega que dicen que no recibieron.
Un detalle que ahorra mucho tiempo: si la factura nace de los albaranes en lugar de teclearse, los precios y descuentos son los del pedido original, no los que la tarifa diga hoy. Un pedido cerrado en enero se factura en marzo a precio de enero, aunque hayas subido tarifas en febrero. Esa es una de las razones por las que la cadena tiene que estar enlazada de punta a punta, como contamos en de presupuesto a factura sin volver a teclear nada.
El informe que deberías poder sacar cualquier martes
Si tu sistema no te da esta lista en menos de treinta segundos, tienes un problema de información antes que un problema de logística. Se llama, sin adornos, qué le debo a cada cliente:
- Cliente, pedido y fecha del pedido.
- Artículo, cantidad pedida, servida y pendiente.
- Fecha de entrega comprometida de ese pendiente.
- Días de retraso sobre esa fecha, si los hay.
- Importe pendiente de servir, para poder ordenar por dinero y no solo por unidades.
Con esa lista contestas la llamada del cliente en quince segundos, preparas las cargas de la semana, y detectas los pedidos que llevan tres meses sin moverse antes de que los detecte él.
Y su hermana gemela, igual de importante y todavía más olvidada: albaranes servidos y sin facturar, ordenados por fecha. Cada línea de esa lista es material que ya salió de tu nave, que ya no está en tu almacén y que todavía no está en tu cuenta corriente. En una pyme que factura al mes es normal que esa lista suba a cinco cifras a mitad de mes; lo que no es normal es que quede algo en ella el día 5 del mes siguiente.
La comprobación de cinco minutos
- Saca hoy la lista de pedidos de venta con pendiente ordenada por importe. Cuenta cuántos tienen la fecha de entrega vencida.
- Saca la lista de albaranes sin facturar y mira la fecha del más antiguo. Si tiene más de dos meses, ahí tienes dinero parado que ya has entregado.
- Elige tres clientes que reciban material varias veces al mes y comprueba que en su ficha está escrito si se les factura por albarán o agrupado. Si no está escrito, está en la cabeza de alguien.
- Pregunta en administración cuánto tardan hoy en contestar «¿cuántas me faltan?». Ese número, medido, es el mejor argumento para arreglarlo.
En PlanerGes el pedido de venta guarda su pendiente de servir por línea, el albarán nace del pedido con líneas nuevas enlazadas al origen y la factura puede agrupar varios albaranes del mes. Pero antes que la herramienta va lo de siempre: decidir por escrito cómo se factura a cada cliente, y mirar las dos listas todas las semanas.