Sábado por la mañana en una distribuidora de material eléctrico. Dos personas recorren las estanterías con un listado que se imprimió el jueves. En la última columna, a boli, van anotando números: «-12», «+3», «0», «-140». El lunes alguien teclea esas anotaciones en el programa y el almacén queda «cuadrado». Tres semanas después las cajas de mecanismos vuelven a estar mal y nadie sabe si el error viene de antes o de después del inventario.
El problema no está en cómo contaron. Está en la columna donde apuntaron.
La diferencia es un resultado, no un dato
Cuando el operario escribe «-12» está haciendo dos cosas a la vez: contar y restar. Contar lo hace bien, porque tiene las cajas delante. Restar lo hace contra un número impreso el jueves, que a las ocho de la mañana del sábado ya no es cierto: entre medias entró un albarán de proveedor y salieron tres pedidos.
Si lo que grabas en el sistema es la diferencia, estás grabando una resta hecha contra una foto caducada. El resultado es un stock que no coincide con lo que hay en la estantería ni con lo que había el jueves: coincide con nada.
La regla correcta es al revés. La línea del inventario guarda la cantidad objetivo: hay 88 cajas. Punto. El sistema mira cuánto tenía a esa fecha, calcula el movimiento necesario para llegar a 88 y lo aplica. El ajuste es derivado. Nadie lo teclea, nadie lo firma, nadie se equivoca de signo.
La ventaja se nota el día que reabres el inventario. Si guardaste «-12» y alguien vuelve a validar la línea, resta otras doce. Si guardaste «88», puedes recalcular cincuenta veces y el resultado sigue siendo 88. Es la diferencia entre una operación y un estado.
Así funciona el inventario en PlanerGes: la línea recoge la cantidad contada, y el movimiento de regularización se calcula solo. Es la misma idea que sostiene todo el módulo: el libro de movimientos es la verdad y las existencias son una foto reconstruible a partir de él.
Qué campo debe tener cada línea del recuento
Una línea de inventario decente lleva más cosas de las que caben en una hoja impresa. Estas son las mínimas:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Almacén | Contar por ubicación real, no en un montón global |
| Artículo | Con su código, no con la descripción a mano |
| Cantidad contada | El único número que teclea la persona |
| Existencia a la fecha | La que tenía el sistema, informativa |
| Diferencia | Calculada, solo para revisarla antes de validar |
| Precio | Opcional, y cambia la valoración (lo vemos abajo) |
| Quién contó | Para poder preguntar sin adivinar |
| Observación | «Caja rota», «estaba en el pasillo B» |
La columna «diferencia» aparece, sí, pero como resultado en pantalla, no como campo de entrada. Sirve para que el responsable la mire antes de dar el inventario por bueno y diga «esto de -140 lo vuelvo a contar». Esa revisión es media hora y evita meses de ruido.
El recuento tarda dos días y el almacén sigue vivo
Un almacén de pyme con 3.000 referencias no se cuenta en una hora. Y mientras cuentas, la empresa no se para: entran albaranes, salen pedidos urgentes, alguien coge una pieza para una reparación.
Por eso el inventario necesita una fecha de recuento fijada de antemano, y todo lo que se cuenta va contra esa fecha, no contra el momento en que se teclea. Si el inventario es a 31 de marzo a las 23:59 y grabas las líneas el 2 de abril, el ajuste tiene que entrar con fecha del 31 y colocarse en el orden correcto del libro. Los movimientos del 1 y del 2 de abril quedan después y siguen siendo válidos.
Esto solo es posible si el motor de stock recalcula hacia delante: metes un movimiento en el pasado y todas las existencias y valoraciones posteriores se rehacen en orden. Si tu sistema solo sabe sumar y restar sobre el saldo actual, meter un inventario con fecha atrasada es sembrar un descuadre.
Y cuando el periodo ya está revisado, se cierra: una fecha de bloqueo de kardex por empresa impide que nadie —ni tú— cuele un movimiento en un mes que ya diste por bueno.
Con precio o sin precio no es el mismo inventario
Aquí hay una decisión que casi nadie toma conscientemente y que mueve dinero.
- Inventario sin precio: ajustas cantidad y el ajuste entra al coste medio que el artículo ya tenía. La valoración total cambia porque cambian las unidades, pero el coste unitario no se toca. Es el caso normal: has contado mal, no has comprado nada.
- Inventario con precio: además de la cantidad, dices a cuánto vale lo que hay. El ajuste repondera el coste medio ponderado del artículo. Es lo que quieres cuando estás cargando el stock inicial al arrancar el ERP, o cuando regularizas una partida cuyo coste real conoces.
Confundirlos tiene consecuencias caras. Un inventario de arranque metido sin precio deja todo el almacén a coste cero y te infla el margen del primer trimestre. Un inventario de cuadre metido con un precio de tarifa te contamina el coste medio ponderado de un artículo que llevabas años valorando bien.
Regla práctica: si el motivo del ajuste es «he contado mal», sin precio. Si el motivo es «esto entró y no lo registré, y sé lo que costó», con precio.
Lo que aparece en la estantería y no está en el sistema
El caso incómodo del inventario no es el que sale a menos. Es el palé que aparece en el fondo del pasillo y que no corresponde a ninguna referencia conocida. Cuatro situaciones habituales y qué hacer con cada una:
- Artículo que existe pero estaba en otro almacén. No es un ajuste: es un traspaso. Si lo regularizas a más aquí y a menos allí, pierdes la explicación. El extracto debe contar la historia real.
- Artículo dado de baja que sigue teniendo unidades. Reactívalo, cuéntalo y decide después si se vende, se dona o se destruye. Un artículo bloqueado con existencias es una bomba de relojería en la valoración de cierre.
- Referencia que no existe. Se da de alta antes de contar, con su familia y su unidad de medida. Contarlo «como si fuera» otro parecido es exactamente cómo empiezan los descuadres crónicos.
- Unidad de medida distinta. Has contado 12 cajas y el artículo está en unidades sueltas de 24. Si nadie convierte, acabas de meter un error de 276 unidades con toda la buena fe del mundo.
El tercer y el cuarto punto explican, en mi experiencia, más descuadres que los robos y las roturas juntos.
El ajuste también es un movimiento, y se lee
Un inventario bien hecho deja rastro: en el extracto del artículo aparece una línea de regularización, con su fecha, su documento de inventario y su usuario. Meses después puedes abrir el extracto, ver el salto y saber de dónde salió.
Compáralo con la alternativa que se ve en muchas instalaciones: alguien edita a mano el campo «existencias» de la ficha del artículo. La cifra queda bien esa tarde y no hay forma humana de explicar el salto en enero del año siguiente. Si tu programa te deja escribir directamente en las existencias, ese campo no es un dato: es un agujero.
La comprobación de cinco minutos antes de validar
Antes de darle al botón que aplica el inventario, cinco cosas:
- Mira las diez diferencias más grandes en valor, no en unidades. Un tornillo de -400 es ruido; una placa de -3 son 900 euros.
- Comprueba las líneas con diferencia exactamente igual a la existencia. Suele significar que alguien contó cero porque no encontró el artículo, no porque no hubiera.
- Revisa los artículos que quedan en negativo después del ajuste. No debería quedar ninguno.
- Confirma la fecha del recuento y que no hay movimientos grabados con fecha anterior después de contar.
- Decide con precio o sin precio de forma explícita, y déjalo escrito en la observación del inventario.
Y una recomendación que va contra el instinto: no cuentes todo el almacén una vez al año. Cuenta cada semana un grupo pequeño de referencias, empezando por las de más rotación y más valor. Doce recuentos de dos horas cuadran el almacén mucho mejor que un sábado de doce horas, y no obligan a parar la empresa. El inventario anual pasa de ser una batalla a ser una confirmación de lo que ya sabías.