Todos los almacenes tienen un pasillo del fondo. En el nuestro estaban las cajas de una serie de bombas que se dejó de fabricar en 2023, dos palés de un embalaje corporativo con el logotipo antiguo y una estantería entera de recambios de un modelo que ya no vende nadie.
Cada inventario, alguien tardaba media mañana en contarlas. Cada año, alguien decía «esto hay que sacarlo de aquí». Y cada año seguían ahí, ocupando doce metros de estantería buena y sumando veintidós mil euros a la valoración del almacén, que en el balance quedaba muy bien.
Eso es stock muerto. Y lo peor no es que no se venda: es que no duele. Un artículo que no rota no genera ninguna alarma, ningún aviso, ninguna llamada. Simplemente está.
La rotación, sin misterio
La rotación mide cuántas veces vendes y repones tu almacén en un año. La fórmula que sirve para una pyme es esta:
Rotación = coste de las ventas del periodo ÷ valor medio del stock en ese periodo
Dos avisos sobre los ingredientes:
- El numerador va a coste, no a precio de venta. Si divides ventas a precio de venta entre stock a coste, te sale un número inflado que parece estupendo y no significa nada. El coste de lo vendido lo tienes en las salidas de almacén valoradas a coste medio ponderado.
- El denominador es la media del periodo, no la foto de hoy. Con dos puntos ya vale: stock a 1 de enero más stock a 31 de diciembre, dividido entre dos. Si tu negocio es muy estacional, coge los doce cierres de mes.
Y su hermana, que se entiende mejor y se explica mejor en una reunión:
Días de cobertura = 365 ÷ rotación
Una rotación de 4 son 91 días de stock: casi un trimestre de mercancía parada en la estantería. Una rotación de 12 es un mes.
Qué número es «bueno» en tu sector
No hay un umbral universal, y desconfía de quien te lo dé. Depende del margen, del plazo de servicio de tus proveedores y de cuánto le cuesta a tu cliente esperar. Como orden de magnitud, y solo como orden de magnitud, esto es lo que suele verse en pymes españolas:
| Actividad | Rotación anual habitual | Días de cobertura |
|---|---|---|
| Distribución de alimentación seca | 8 a 14 | 26 a 45 |
| Material eléctrico y fontanería | 4 a 6 | 60 a 90 |
| Ferretería y suministro industrial | 3 a 5 | 73 a 120 |
| Recambio de maquinaria | 1 a 2 | 180 a 365 |
| Textil de temporada | 2 a 4 por temporada | según campaña |
Un almacén de recambios con rotación 1,5 no está mal gestionado: está haciendo su trabajo, que es tener la pieza el día que se rompe la máquina del cliente. Una distribuidora de alimentación con rotación 1,5 está en problemas graves.
Por eso el número global sirve para poco. Lo que de verdad cambia decisiones es la rotación por familia y, sobre todo, la lista de artículos que no rotan en absoluto.
Cómo sacar la lista del stock parado
Aquí está la buena noticia: no necesitas ningún dato nuevo. Si tu sistema guarda un libro de movimientos de almacén, ya tienes todo.
La consulta es esta: artículos con existencias mayores que cero cuya última salida sea anterior a una fecha. Doce meses es el umbral prudente, dieciocho es el que casi nadie discute. Y ojo con el matiz: última salida, no último movimiento. Un artículo al que le hiciste un ajuste de inventario en marzo ha tenido movimiento, pero no se ha vendido.
Saca la lista con estas columnas y no más:
| Columna | Por qué |
|---|---|
| Referencia y descripción | Para reconocerlo sin ir al pasillo |
| Existencias | Cuánto hay |
| Coste medio y valor total | Cuánto dinero es |
| Fecha de la última salida | Cuánto lleva parado |
| Fecha de la última entrada | Para detectar el peor caso: comprado y nunca vendido |
| Familia y proveedor | Para agrupar la decisión y la llamada |
Ordena por valor total descendente. En casi todos los almacenes que he visto, el 70 % del stock muerto está en menos de treinta referencias. No es un problema de miles de artículos: es un problema de treinta decisiones que nadie ha tomado.
El resto de la lista, las referencias de veinte euros, no las toques todavía. Ahí no está el dinero.
Si el libro de movimientos está bien llevado —y con la fecha de bloqueo del periodo cerrada, para que nadie retoque el pasado—, esta consulta la puedes montar una vez y dejarla guardada. En PlanerGes se hace con el editor de informes, que ejecuta el listado en solo lectura contra los datos de tu empresa, y se puede consultar el detalle de cada referencia en el extracto del artículo para entender qué pasó exactamente.
Lo que cuesta de verdad tenerlo ahí
Aquí es donde la conversación cambia, porque el stock parado no aparece en ninguna cuenta de gastos. Vamos a ponerle números al ejemplo del principio: veintidós mil euros a coste, doce metros lineales de estantería.
| Concepto | Cálculo | Coste anual |
|---|---|---|
| Coste financiero del dinero parado | 22.000 € al 5 % | 1.100 € |
| Espacio ocupado | 12 m de estantería a unos 45 € por metro y año | 540 € |
| Recuento en inventario | 2 personas por 3 horas, 2 veces al año | 180 € |
| Manipulación y limpieza | Estimado | 120 € |
| Total | 1.940 € al año |
Casi dos mil euros al año por no tomar una decisión. Y falta lo más importante, que no se puede meter en la tabla: la obsolescencia. Ese stock no vale hoy lo que valía hace dos años. Si liquidarlo hoy da un 40 % y dentro de dos años da un 10 %, has perdido otros seis mil euros esperando.
Y hay un coste que nadie apunta: el hueco. Doce metros de estantería buena, a la altura de la mano, ocupados por lo que no se vende, mientras lo que sí se vende está en el altillo y hace perder dos minutos a cada preparación de pedido.
Las cuatro salidas
Para cada referencia de la lista, solo hay cuatro decisiones posibles. Elegir «ya veremos» es elegir pagar los 1.940 € otro año.
- Vender con descuento agresivo. La primera opción siempre. Un lote a mitad de precio a un cliente que lo use, o a un competidor que sí tenga demanda. Recupera caja hoy, que es lo que vale.
- Devolver al proveedor. Muchos aceptan devolución de material en buen estado con un cargo de reposición, sobre todo si a la vez le pasas un pedido nuevo. Nunca se ha perdido nada por preguntar, y hay proveedores que lo tienen contemplado en el acuerdo anual sin que tú lo sepas.
- Regalar o donar. A un cliente estratégico, a un centro de formación, a una entidad social. Recuperas el espacio, quedas bien y a veces sale un cliente nuevo. Consulta antes con la asesoría el tratamiento correcto de la baja.
- Dar de baja y tirar. Duele porque parece perder dinero, pero el dinero se perdió el día que se compró. Lo que estás haciendo hoy es dejar de pagar el alquiler de un error viejo.
La baja se hace como un ajuste de inventario a cantidad objetivo cero, no como un movimiento inventado: cuentas lo que queda —nada— y el sistema deduce el ajuste, como explicamos en inventario por cantidad objetivo. Así la valoración baja con un movimiento trazable, con fecha y motivo, y no con un apaño.
Cómo evitar que se vuelva a llenar
El stock muerto no aparece de golpe: se fabrica, compra a compra. Cuatro hábitos que lo frenan:
- Revisa la lista dos veces al año, en enero y en julio. Media hora. Si esperas al inventario anual, decides con prisa y no decides nada.
- Marca los artículos que dejas de catalogar. Cuando un proveedor descataloga una serie, el artículo debe quedar señalado ese mismo día para que nadie lo reponga por costumbre.
- Desconfía de los pedidos por escalado. «Si te llevas 200 te sale a mitad» es la causa número uno de stock muerto en pymes. La pregunta correcta no es cuánto ahorras por unidad, sino en cuántos meses vas a vender esas 200.
- Mira el margen real, no el teórico. Un artículo con buen margen de tarifa y rotación 0,4 es peor negocio que uno con margen ajustado y rotación 10. Eso se ve cruzando rotación con margen real por artículo.
Por dónde empezar el lunes
- Saca la rotación global del año pasado: coste de ventas entre stock medio. Un número. Apúntalo.
- Saca la misma cuenta por familia. Ahí verás cuál te está comiendo el almacén.
- Saca la lista de artículos con existencias y sin salidas desde hace 18 meses, ordenada por valor.
- Coge las veinte primeras e imprímelas. Solo veinte.
- Reúnete media hora con el responsable de compras y el comercial que más vende, y asigna a cada una de las veinte una de las cuatro letras: V de vender con descuento, D de devolver, R de regalar, B de baja.
- Ponle fecha a cada decisión. Sin fecha, no es una decisión: es una intención.
Si esas veinte referencias son diez o quince mil euros de los que recuperas un tercio en caja y liberas seis metros de estantería, la media hora ha salido a mejor precio que cualquier otra cosa que hagas ese lunes.