Día 25, las cinco de la tarde. Sobre la mesa hay un listado de facturas de proveedor con marcas a boli y, en la pantalla, la banca electrónica abierta en «nueva transferencia». Cincuenta veces: pegar el IBAN, escribir el importe, poner el concepto, aceptar, coordenada, siguiente. Al llegar a la treinta y dos suena el teléfono y hay que empezar la transferencia otra vez.
Al día siguiente llama un proveedor: le han llegado 1.240 euros en vez de 1.420. Y otro llama porque no le ha llegado nada, aunque en el listado estaba marcado.
Todo eso lo resuelve un fichero. Pero el fichero es lo último; lo importante es lo que pasa antes.
Empieza mucho antes: en el vencimiento de la factura de compra
Una remesa de pago no se «monta»: se recolecta. Si el circuito de compras está bien, cuando llegas al día 25 ya tienes escrito qué debes, a quién, cuándo y por qué medio, porque cada factura de proveedor generó sus vencimientos en el momento de registrarse, con las condiciones de pago del proveedor.
Eso significa que las decisiones de verdad se toman en dos sitios muy anteriores:
- En la ficha del proveedor, donde vive la forma de pago (transferencia a 30 días fecha factura, pago los días 5 y 20, etc.) y el IBAN. Si esto está bien modelado, los vencimientos nacen con la fecha correcta sin que nadie la teclee. Es lo mismo que se explica en modelar bien las formas de pago el primer día, y aplica igual en compras que en ventas.
- En el registro de la factura, que solo debe entrar si cuadra con el pedido y con la recepción. Una factura que no cuadra no debe generar un vencimiento pagable: debe generar una conversación con el proveedor.
Si esas dos cosas están resueltas, la remesa es un filtro. Si no lo están, la remesa es una revisión manual de cincuenta facturas cada mes, y da igual el software que tengas.
Qué se paga este mes: los tres criterios
Casi nadie paga «todo lo vencido». Se paga una selección, y merece la pena tenerla explícita. Los tres criterios que se combinan:
| Criterio | Cómo se usa | Cuidado con |
|---|---|---|
| Por fecha de vencimiento | Todo lo que vence hasta el día X, más lo atrasado | Meter el corte demasiado tarde y perder el descuento por pronto pago |
| Por proveedor | Excluir los que están en disputa; priorizar los críticos para producción | Dejar fuera siempre al mismo pequeño porque «ese aguanta» |
| Por importe | Pagar primero lo grande, o dejar fuera lo pequeño para agrupar el mes siguiente | Agrupar tanto que el proveedor pequeño acabe a 90 días reales |
El orden importa: primero fecha, después exclusiones por proveedor, y el importe solo como afinado final. Si empiezas por el importe estás construyendo la remesa desde la tesorería disponible hacia atrás, que es exactamente cómo se descuidan los proveedores pequeños hasta que uno se planta.
Y una recomendación práctica: fija un calendario de pagos y publícalo. Un proveedor que sabe cuándo va a cobrar llama mucho menos que uno que cobra antes pero sin saber cuándo.
Lo que se queda fuera, y por qué hay que dejarlo escrito
Aquí está el punto donde más se pierde información. Alguien decide, con buen criterio, no pagar una factura de 3.400 euros porque el material llegó roto y se está negociando un abono. Quita la línea de la remesa y sigue. Tres semanas después nadie recuerda por qué esa factura sigue viva, el proveedor reclama, y la persona que lo decidió está de vacaciones.
Una exclusión debe ser un estado del vencimiento, no una ausencia. En la práctica esto significa que el vencimiento pueda marcarse como retenido o en disputa, con dos datos: quién lo retiene y por qué. Con eso consigues tres cosas:
- No vuelve a colarse solo en la remesa del mes siguiente.
- Cualquiera puede contestar al proveedor sin buscar a nadie.
- Tienes un listado de «lo retenido» que revisar en la reunión de compras, que es donde se resuelve de verdad.
El caso más común de disputa, con diferencia, es la factura que llega a un precio distinto del pedido. Si tienes ese circuito resuelto en compras, la mitad de las retenciones desaparecen antes de llegar a tesorería.
El fichero es el paso fácil (si los datos están bien)
Generar la remesa es agrupar los vencimientos seleccionados en un fichero SEPA de transferencias que la banca electrónica se traga de una vez. Lo mismo que ya haces al cobrar por domiciliación, pero en el sentido contrario.
Lo que el fichero necesita de ti, y donde fallan las remesas:
- IBAN válido y del titular correcto. El dígito de control se puede validar solo; que el IBAN sea del proveedor y no de su comercial, no.
- Concepto que el proveedor entienda. «Fras. 2026/1187, 2026/1204 y 2026/1233» le ahorra una llamada. «Pago» no le ahorra nada.
- Fecha de ejecución realista, contando con el plazo que exige tu banco para ficheros, y una sola cuenta ordenante con saldo suficiente ese día.
- Agrupación por proveedor: varias facturas, una transferencia y un concepto que las nombre todas.
Un detalle que se agradece mucho: que la remesa quede como un documento consultable, con sus vencimientos dentro y su estado. Así, cuando dentro de dos meses alguien pregunte «¿esta factura se pagó?», la respuesta es un clic y no una búsqueda en los movimientos del banco. En PlanerGes las remesas de pago viven en Tesorería junto a los vencimientos y los pagos, de forma que cada vencimiento sabe en qué remesa fue.
El control de cuatro ojos, antes de subir nada
Una remesa es una orden de mover dinero. Debe revisarla alguien que no la haya montado. No por desconfianza: porque quien ha estado dos horas filtrando líneas ya no ve los errores de su propio trabajo.
El reparto que funciona en una pyme:
- Quien monta selecciona vencimientos, aplica exclusiones y genera un listado de propuesta: proveedor, facturas, importe, IBAN y total.
- Quien autoriza (dirección, o quien tenga la firma) revisa ese listado y confirma. Cinco minutos, con cuatro comprobaciones: total de la remesa, número de proveedores, importes que se salen de lo normal y proveedores nuevos.
- Quien sube el fichero al banco puede ser cualquiera de los dos, pero la firma en la banca electrónica es de quien autoriza.
Esa separación se sostiene con permisos, no con buena voluntad: quien monta remesas no debería poder cambiar el IBAN de un proveedor, y quien lo cambia debe quedar registrado en la auditoría. En PlanerGes esto se configura con roles por pantalla, y cualquier cambio en la ficha de un proveedor queda con su usuario y su fecha. La estafa del correo del proveedor que «ha cambiado de banco» ha vaciado muchas cuentas de pymes españolas, y la única defensa barata es que el cambio de IBAN sea un acto visible que alguien revisa.
Regla mínima: ningún IBAN se cambia por un correo. Se cambia con una llamada al teléfono que ya tenías fichado, nunca al que viene en el correo nuevo.
Después de subirla: lo que muchos se dejan a medias
Subir el fichero no es el final. Faltan dos cosas:
- Marcar los vencimientos como pagados con la fecha real de ejecución, no con la de generación. Si no se hace, el listado de vencidos del mes siguiente vuelve a incluirlos y alguien los paga dos veces. Es raro, pero pasa.
- Cuadrar contra el extracto cuando llegue el cargo. Una remesa aparece en el banco como un único apunte por el total. Si casa, has conciliado cincuenta facturas de una vez: esa es la ventaja silenciosa de las remesas frente a las transferencias sueltas, y va entera en conciliar el banco sin morir en el intento.
Y un tercer efecto que no se aprecia hasta que lo tienes: con las remesas planificadas, la previsión de tesorería deja de ser una estimación de salidas y pasa a ser un calendario. Sabes que el día 25 salen 84.000 euros porque tienes la remesa montada, no porque lo hayas calculado a ojo.
Por dónde empezar el lunes
Si hoy pagas a mano, no intentes montar el circuito entero de golpe. En este orden:
- Revisa los IBAN de tus veinte proveedores de más importe. Verifícalos contra una factura reciente, no contra un correo. Es la tarde peor invertida y mejor amortizada del trimestre.
- Comprueba que cada proveedor tiene su forma de pago en la ficha, y que las facturas nuevas generan solos los vencimientos correctos.
- Monta la primera remesa solo con esos veinte. El resto lo pagas a mano un mes más.
- Define quién autoriza y cómo lo hace. Aunque sea un correo con el listado adjunto y un «conforme».
- Al mes siguiente, amplía a todos los que ya tengan la ficha limpia.
En tres meses el día 25 pasa de ser una tarde perdida a ser veinte minutos. Y las dos llamadas incómodas del día siguiente dejan de existir.