Viernes de abril, 19:40. Sobre la mesa, el extracto del trimestre completo: 780 apuntes entre las dos cuentas. En la pantalla, el listado de cobros y pagos registrados. El descuadre es de 1.247,63 € y llevas una hora y media buscándolo.
Al final aparecerá: era una transferencia de un cliente que pagó dos facturas juntas y le restó él mismo un abono que tenía pendiente, en febrero. Nadie lo apuntó. Y tú acabas de gastar noventa minutos de un viernes en encontrar un dato que en su momento se habría resuelto en veinte segundos con una llamada.
Esa es la historia completa de la conciliación bancaria en una pyme. No es difícil: es que se hace tarde y al revés.
El error de origen: conciliar de fuera hacia dentro
Casi todo el mundo concilia igual: abre el extracto del banco, coge el primer apunte y busca a qué corresponde. Apunte a apunte, de arriba abajo, durante horas.
Ese método tiene dos problemas graves. El primero es que trabajas sobre el documento del que menos sabes: conceptos truncados, ordenantes que no coinciden con el nombre fiscal del cliente y referencias que pone el banco, no tú. El segundo es que no te dice nada de lo que falta: si un cliente no ha pagado, en el extracto no hay ninguna línea, así que ahí jamás lo detectarás.
Conciliar es cuadrar dos listas. Y la única que sabe lo que debería haber pasado es la tuya.
El método al revés: partir de lo previsto
Empieza siempre por tu listado de vencimientos del periodo. Ahí está, factura a factura, lo que tenía que entrar y salir, con su fecha y su importe. Si tu tesorería empieza en la factura y no en el banco, ese listado ya existe y no hay que fabricarlo.
El proceso es este, y siempre en este orden:
- Saca los vencimientos con fecha dentro del periodo que concilias. Cobros y pagos, ordenados por fecha.
- Marca los que tengan contrapartida evidente en el extracto: mismo importe, fecha cercana, ordenante reconocible. Aquí se resuelve entre el 70 % y el 85 % de todo, y va rapidísimo.
- Trata los bloques de remesa como un solo apunte. Una remesa de 40 recibos entra en el banco como un ingreso único por el total, o por el total menos los devueltos. No busques 40 líneas.
- Repasa los vencimientos que se han quedado sin marcar. Estos son oro: son impagos, cobros parciales o cosas que se pagaron por otra vía. Ninguno se descubre mirando el extracto.
- Y solo entonces, mira los apuntes del banco que han quedado sin pareja. Es el residuo, y es donde vive el trabajo de verdad.
La diferencia práctica es enorme. Con el método del extracto, el paso 4 no existe y los impagos aparecen semanas después, cuando llama el cliente. Con este, aparecen el mismo viernes.
Los cuatro cubos del residuo
Todo lo que quede sin pareja después del paso 5 cae en uno de estos cuatro cubos. Clasificarlo bien es la mitad de la conciliación:
| Cubo | Qué es | Qué se hace |
|---|---|---|
| Gasto bancario | Comisiones de mantenimiento, de transferencia, de devolución, intereses | Se registra como pago sin factura previa, con concepto propio |
| Movimiento propio | Traspasos entre tus cuentas, retiradas de efectivo, tarjetas de empresa | Se registra, y en los traspasos se comprueba que aparece en las dos cuentas |
| Cobro o pago no identificado | Ingreso de un ordenante que no reconoces, domiciliación de un proveedor que no esperabas | Se aparca en una cuenta puente y se investiga con nombre y fecha |
| Error real | Duplicidad, importe distinto al esperado, cargo que no te corresponde | Se reclama al banco o al cliente, y se anota la fecha de reclamación |
El tercero es el que más tiempo consume, y por eso conviene una regla firme: nada se queda sin clasificar más de siete días. Un ingreso de 480 € sin identificar se resuelve el lunes siguiente con una pregunta de veinte segundos, y es imposible de resolver en octubre.
Los apuntes que descuadran siempre
Después de ver muchas conciliaciones, la lista de sospechosos habituales es corta y se repite en todas las empresas:
- El cliente que paga dos facturas juntas. Un ingreso de 3.842,15 € que no coincide con ninguna factura porque son dos. Se resuelve permitiendo que un cobro salde varios vencimientos.
- El cliente que paga de menos y se aplica un abono o un pronto pago. El importe nunca cuadrará solo: hay que registrar el cobro parcial y decidir qué pasa con la diferencia, si es descuento o sigue viva. Lo que no vale es «ya lo miraré».
- La comisión de la remesa. El banco ingresa el total menos su comisión, así que el importe del extracto no coincide con el de la remesa. La comisión es un gasto, no un menor cobro.
- Los recibos devueltos. Entran una vez como ingreso y luego salen uno a uno, con nombre y fecha distintos. Si no se registran como devolución de recibo con su circuito completo, la factura sigue figurando como cobrada y no lo está.
- Los pagos con tarjeta de empresa. Aparecen agrupados en un cargo mensual o uno a uno según el banco, y casi nunca tienen factura registrada en ese momento. Es la fuente número uno de descuadres pequeños y crónicos.
- Las transferencias de un ordenante que no es el cliente. El administrador paga desde su cuenta personal, o la matriz paga por la filial. El nombre del extracto no está en tu base de datos.
- El fin de semana y el festivo. Una transferencia enviada el viernes entra el lunes. Cuadrar por fecha exacta produce descuadres fantasma; hay que cotejar con una ventana de dos o tres días.
- El efectivo. La caja física es un mundo aparte y no se concilia con el banco: se concilia con el arqueo. Mezclar las dos cosas garantiza no cuadrar nunca.
Por qué la semanal gana a la trimestral, con números
La objeción habitual es «no tengo tiempo de hacerlo cada semana». El cálculo dice justo lo contrario. Una pyme de unos 25 empleados con dos cuentas mueve del orden de 60 a 80 apuntes bancarios por semana.
Conciliación semanal. 70 apuntes, de los que 55 se emparejan de un vistazo con los vencimientos previstos (unos 5 segundos cada uno) y 15 requieren una decisión (unos 40 segundos). Total: unos 15 minutos. Los tres o cuatro casos raros se resuelven con una pregunta ese mismo día, porque todo el mundo se acuerda.
Conciliación trimestral. Los mismos 900 apuntes, pero ahora nadie recuerda nada. La proporción que requiere investigación sube del 20 % al 35 %, y cada caso pasa de 40 segundos a varios minutos: correos viejos, llamadas, detalle al banco. Entre cuatro y seis horas, en el peor momento del trimestre.
Doce sesiones de quince minutos son tres horas al trimestre. Y ese no es el ahorro principal: lo importante es que durante esas doce semanas has sabido quién no te ha pagado, en vez de enterarte noventa días tarde. Eso mueve directamente tu periodo medio de cobro.
Lo que hay que preparar para que esto funcione
La conciliación es rápida o lenta según cómo estén registradas las cosas antes de llegar al banco. Tres condiciones:
- Un vencimiento por cada factura, con fecha e importe reales. Si la factura es a 30-60-90, son tres vencimientos, no uno por el total. Sin esto no hay nada que cotejar.
- Cobros parciales admitidos de verdad. Quien paga 1.000 de una factura de 1.450 debe quedar registrado así, con 450 vivos. Si el sistema solo admite «cobrado» o «no cobrado», la conciliación acaba en una hoja aparte.
- Las remesas identificadas por su número. El ingreso del banco tiene que señalar a la remesa concreta, no a los 40 recibos sueltos. Con remesas SEPA de cobro, esa referencia es tu ancla.
En PlanerGes esos tres elementos —Vencimientos, Cobros y pagos, y Remesas por cuenta— viven en el mismo sitio, y con el editor de informes puedes montarte el listado de conciliación con las columnas que uses de verdad, en vez de pelearte con el que venga de fábrica.
La rutina del viernes, en quince minutos
- Descarga el extracto de la semana de cada cuenta. Viernes por la tarde o lunes por la mañana, pero siempre el mismo día.
- Abre los vencimientos de esa semana y marca los emparejados. Empieza por los cobros, que es donde está el riesgo.
- Anota los vencimientos huérfanos. Son tu lista de llamadas del lunes. Si son más de tres, algo está pasando.
- Clasifica el residuo en los cuatro cubos. Nada se queda sin cubo.
- Deja la lista de no identificados a la vista con nombre, fecha e importe, y ponte un aviso a siete días.
Cuando esto lleva dos meses funcionando pasa algo curioso: el cierre del trimestre deja de existir como tarea. Ya está hecho.