Reunión con el banco para renovar la póliza. El director te enseña una hoja y te dice, con toda la educación del mundo, que vuestro periodo medio de cobro está en setenta y tres días. Que en vuestro sector lo normal son cincuenta y pico. Y que ahí, básicamente, está la póliza que estáis pidiendo.
Tú sales de la reunión sabiendo dos cosas: que el número es verdad y que no tienes ni idea de qué clientes lo están tirando hacia arriba. La sensación general es «todos pagan tarde». La sensación general casi nunca es verdad.
La fórmula, sin misterio
El periodo medio de cobro es cuántos días tardas de media en cobrar lo que vendes:
PMC = (saldo medio de clientes ÷ ventas del periodo) × días del periodo
Un solo cuidado, y es el que se salta casi todo el mundo: los dos términos tienen que llevar IVA o no llevarlo, pero lo mismo. El saldo de la cuenta de clientes incluye IVA, así que las ventas también tienen que ir con IVA. Si divides deuda con impuestos entre ventas sin impuestos, te sale un PMC un 21 % más alto del real y te asustas gratis.
Con los números del ejemplo:
| Dato | Valor |
|---|---|
| Ventas del año sin IVA | 1.200.000 € |
| Ventas del año con IVA | 1.452.000 € |
| Saldo de clientes a 1 de enero | 265.000 € |
| Saldo de clientes a 31 de diciembre | 315.000 € |
| Saldo medio | 290.000 € |
| PMC | 290.000 ÷ 1.452.000 × 365 = 73 días |
Ya está. No hay nada más. Y si tu negocio es estacional, coge los doce saldos de cierre de mes en vez de dos: el número cambia bastante y es el bueno.
Lo importante no es el número, es qué hacer con él
Setenta y tres días como titular no sirve para nada. Es un promedio, y un promedio esconde exactamente lo que hay que ver. Sácalo en tres cortes distintos y verás aparecer el problema real.
Corte 1: por cliente. Para cada cliente, la media de días entre la fecha de factura y la fecha de cobro efectivo, ponderada por importe. Ordena de mayor a menor importe pendiente por días, no solo por días: un cliente de 900 € que paga a 120 días es una anécdota; uno de 60.000 € que paga a 95 es tu póliza.
Corte 2: desviación sobre lo pactado. Este es el que de verdad cambia conversaciones. No mires cuántos días tarda: mira cuántos días se pasa de lo que firmasteis.
| Cliente | Condición pactada | Cobro real medio | Desviación |
|---|---|---|---|
| Cliente A | 60 días | 63 días | +3 |
| Cliente B | 30 días | 74 días | +44 |
| Cliente C | 90 días | 92 días | +2 |
| Cliente D | 60 días | 118 días | +58 |
El cliente C, que tarda 92 días, es un cliente ejemplar: cumple. El cliente B, que tarda 74, se está saltando la condición en mes y medio. Con el PMC global los dos son «clientes que pagan tarde». Con la desviación, uno merece una llamada mañana y el otro merece que le des las gracias.
Corte 3: cuánto se ha ido en día de pago. Muchos clientes «pagan a 60» pero tienen día de pago el 10 y el 25. Una factura emitida el 12 con vencimiento a 60 días cae justo después del 10 y se va al 25. Eso no es morosidad, es calendario, y se arregla facturando dos días antes. Suena ridículo hasta que ves que son diez días de PMC.
Para sacar estos tres cortes hace falta una cosa: que los vencimientos vivan en el sistema desde que se emite la factura, con su fecha, su forma de pago y su estado. Lo contamos en la tesorería empieza en la factura, no en el banco.
Cuánto vale bajarlo quince días
Aquí es donde el asunto deja de ser un indicador y se convierte en dinero. Cada día de PMC vale, en caja:
Ventas anuales con IVA ÷ 365 = 1.452.000 ÷ 365 = 3.978 € por día
Bajar de 73 a 58 días son quince días × 3.978 € = 59.671 € de caja que dejan de estar en la calle. Sin vender un euro más, sin subir precios, sin despedir a nadie.
Y hay un segundo efecto: esos 59.671 € los estás financiando tú, normalmente con la póliza. Si te cuesta un 6 %, son 3.580 € al año de intereses que dejas de pagar. Ese cálculo, con tus números, es lo que hay que llevar a la reunión donde se decide si merece la pena dedicarle tiempo a esto.
Las tres palancas que funcionan
Después de mirar bastantes casos, todo lo que baja el PMC de verdad cae en tres sitios. El resto son ganas.
1. Las condiciones se pactan en el alta, no en el primer impago
El momento de negociar la forma de pago es cuando el cliente te quiere y todavía no le has servido nada. Después, cualquier conversación sobre plazos es una discusión.
Tres cosas que deben quedar decididas y escritas en su ficha antes de la primera entrega:
- Plazo y forma de pago concretos. No «a 60 días» a secas: recibo domiciliado a 60 días fecha factura, o transferencia a 30, o lo que sea. Con día de pago si lo tiene.
- Límite de riesgo. Cuánto estás dispuesto a tener en la calle con ese cliente a la vez. Se decide una vez y evita el dilema de servir o no servir un jueves a las siete.
- Quién paga y a qué correo va la factura. El 30 % de los retrasos de una pyme son facturas que llegaron a una persona que ya no trabaja allí.
Y un recordatorio que conviene tener en la cabeza sin sacarlo como amenaza: entre empresas, la ley española de lucha contra la morosidad fija un máximo de 60 días naturales, y no se puede ampliar por pacto. Si un cliente te propone 120, no estáis negociando una condición comercial. Sirve sobre todo para decir que no con un argumento que no es tuyo.
2. La factura tiene que salir el día que toca
Es la palanca más aburrida y la que más días quita. Si facturas el día 5 del mes siguiente lo que entregaste el 2 del anterior, has regalado un mes de financiación antes de que empiece a contar el plazo.
- Factura los albaranes en cuanto se pueda, no en la remesa mental de fin de mes. Y si facturas mensualmente, hazlo el día 1 o el 2, no el 8: son seis días gratis.
- Comprueba lo que impide facturar: albaranes sin firmar, precios sin confirmar, pedidos abiertos. Cada uno de esos es un día de PMC.
- Manda la factura por correo el mismo día que la emites y que quede archivada. Cuando el cliente diga que no le llegó, y lo dirá, la conversación dura diez segundos si tienes el envío guardado en su ficha.
3. Reclamar pronto, poco y siempre igual
La reclamación funciona por sistema, no por energía. Un circuito de tres pasos, escrito, que se ejecute siempre igual, cobra más que llamadas heroicas cada dos meses.
| Cuándo | Qué | Quién |
|---|---|---|
| 3 días antes del vencimiento | Aviso amable con la factura adjunta | Administración, correo automático |
| 5 días después | Correo de recordatorio con el detalle pendiente | Administración |
| 15 días después | Llamada, y comercial informado | Administración y comercial |
| 30 días después | Corte de suministro o entrega según límite de riesgo | Gerencia |
Lo importante del cuadro no son los plazos: es que sea el mismo para todos. En cuanto empiezas a hacer excepciones por cliente, la reclamación se vuelve negociación y todo el mundo lo nota.
El aviso previo al vencimiento es el que más sorprende: no es cobrar, es evitar que el recibo se devuelva por falta de saldo o porque nadie lo había visto. Cuesta cero y quita muchísimos recibos devueltos, que son la forma más cara de tarde.
Si además domicilias y presentas los cobros en remesa SEPA, quitas de en medio la parte del retraso que depende de que alguien del cliente se acuerde de ordenar una transferencia.
Lo que no baja el PMC
Por si acaso: no lo baja mandar la misma factura tres veces, no lo baja el descuento por pronto pago sin condiciones claras —que es rebajar precio y llamarlo tesorería—, y no lo baja mirar el saldo de clientes todos los lunes. Lo baja cambiar el proceso.
Por dónde empezar el lunes
- Calcula tu PMC del año pasado con la fórmula, con IVA en los dos términos. Un número.
- Calcula tu euro-día: ventas con IVA entre 365. Ese es el valor de cada día que bajes.
- Saca la tabla de desviación sobre lo pactado por cliente y quédate con los cinco de mayor importe pendiente.
- De esos cinco, averigua para cada uno si el problema es condición, factura tardía o simple retraso. Casi seguro que hay al menos uno de cada.
- Implanta el aviso de tres días antes para todos. Es lo más barato de todo lo que hay en este artículo y suele ser lo que más quita.
- Ponte una revisión mensual del PMC de quince minutos junto a la previsión de tesorería. Quince minutos, con el número delante, y sin reunión.
Vuelve a hacer el cálculo dentro de seis meses. Si has bajado diez días, tienes cuarenta mil euros más en la cuenta y una conversación distinta con el banco.