El día 12 de abril llega el correo de siempre: «Buenos días, ¿nos podéis mandar los libros del primer trimestre?». Y empieza el ritual. Exportar las ventas a Excel, exportar las compras, quitar las facturas anuladas, buscar aquella de febrero que se emitió mal y se rectificó, añadir a mano las tres compras intracomunitarias que el programa no separa, y mandarlo todo con un «cualquier cosa me decís».
Dos días después llega el segundo correo: «Nos faltan los NIF de estos siete proveedores, y en la factura 2026/0233 el IVA no cuadra con la base». Ahí se van otras dos horas.
Ese ida y vuelta no es inevitable. Casi siempre significa que el libro no se genera desde donde debería —desde los documentos, con su desglose de impuestos original— sino que se reconstruye a mano después.
Qué es el libro registro y por qué no es «un listado de facturas»
El libro registro de facturas emitidas y el de recibidas son obligación de casi cualquier empresario o profesional en régimen de IVA. No son un informe de gestión: son el detalle, factura a factura, de las bases y cuotas que sustentan lo que declaras. Aquí manda el impuesto, no el importe total.
De ahí sale la primera trampa: una factura puede ocupar varias líneas del libro. Si lleva artículos al 21 % y al 10 %, no hay una fila con «IVA 745,20»: hay dos, cada base con su cuota. Cualquier sistema que guarde el IVA como un solo número por documento te obliga a reconstruir ese desglose a mano cada trimestre.
Qué debe contener cada apunte
Estos son los datos que la asesoría necesita sí o sí. Si tu exportación no los trae, el correo de vuelta está garantizado.
| Campo | Emitidas | Recibidas |
|---|---|---|
| Fecha de expedición | Sí | Sí |
| Fecha de operación (si difiere) | Sí | Sí |
| Número y serie | El tuyo | El del proveedor |
| Número de recepción interno | No | Sí, el orden en que lo registras |
| NIF y nombre del cliente o proveedor | Sí | Sí |
| Base imponible por tipo | Sí | Sí |
| Tipo de IVA aplicado | Sí | Sí |
| Cuota de IVA por tipo | Sí | Sí |
| Recargo de equivalencia y su cuota | Si aplica | Si aplica |
| Retención de IRPF | Si aplica | Si aplica |
| Total de la factura | Sí | Sí |
| Tipo de operación | Sí | Sí |
| Documento rectificado | Si es rectificativa | Si es rectificativa |
El penúltimo campo —el tipo de operación— es el que separa un libro que se entiende de uno que hay que interrogar. Sin él, una factura sin IVA puede ser una exportación, una entrega intracomunitaria, una operación exenta o un error de tecleo, y desde fuera no hay manera de distinguirlas.
En las recibidas hay además una sutileza: la fecha que manda para deducir no es siempre la de la factura del proveedor, sino la de registro en tu libro. Una factura de septiembre que te llega en noviembre conserva su fecha de expedición pero entra en el trimestre en que la registras. Por eso importa el número de recepción interno: da el orden real de entrada.
Las operaciones que se salen del caso normal
El 85 % de tus facturas son «venta nacional al 21 %» y no dan ningún problema. El trabajo está en el 15 % restante, que es siempre el mismo puñado de casos:
- Entregas intracomunitarias de bienes. Sin IVA a un cliente con NIF-IVA válido de otro Estado miembro, verificado en el censo europeo. Al libro con base y cuota cero, marcada como intracomunitaria, y con la obligación del modelo recapitulativo detrás.
- Adquisiciones intracomunitarias. La factura del proveedor viene sin IVA y tú te autorrepercutes: en el libro aparece la base con su cuota devengada y esa misma cuota como soportada. Si tu sistema no lo genera, la asesoría lo hace a mano.
- Inversión del sujeto pasivo. Obra, chatarra, ciertos servicios: la factura recibida no lleva IVA y el destinatario declara la cuota. Mismo doble apunte.
- Exportaciones y servicios fuera de la UE. Sin IVA por reglas de localización, con la documentación aduanera detrás.
- Operaciones exentas. Sanitarias, formativas, financieras: base y cuota cero, con la exención identificada.
- Recargo de equivalencia. Al vender a un minorista en ese régimen la factura lleva IVA y recargo, y el libro necesita las dos cuotas separadas.
- Rectificativas. Con signo y citando el documento que corrigen, como está desarrollado en el artículo sobre cómo se corrige una factura ya emitida.
- Facturas simplificadas. Se pueden anotar agrupadas por día y tipo si se cumplen los requisitos, pero decídelo una vez y hazlo siempre igual.
La conclusión práctica es que el tipo de operación se decide cuando se crea el documento, no cuando llega el trimestre. Si la factura se emite sabiendo ya que es una entrega intracomunitaria, el libro sale solo. Si eso se decide en abril mirando una factura de febrero, alguien está reinterpretando decisiones fiscales con menos información de la que había el día que se tomaron.
El desglose por tipo impositivo, en la práctica
Así se ve una factura de venta corriente de una pyme cuando pasa al libro:
| Nº factura | Fecha | NIF cliente | Base | Tipo | Cuota | Total factura |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026/0233 | 12-03-2026 | B12345678 | 1.240,00 | 21 % | 260,40 | 1.632,40 |
| 2026/0233 | 12-03-2026 | B12345678 | 120,00 | 10 % | 12,00 | 1.632,40 |
| 2026/0234 | 12-03-2026 | A87654321 | 3.500,00 | 0 % | 0,00 | 3.500,00 |
Dos apuntes para una sola factura, y una tercera fila que solo se entiende si en algún sitio pone que es una entrega intracomunitaria. Si tu exportación arrastra el total repetido en cada línea, avisa de ello: la asesoría necesita saber que no debe sumar esa columna.
En PlanerGes los impuestos van por línea con desglose de varios tipos, retenciones y recargo, así que el registro de IVA se construye desde ahí y no desde un total recompuesto a posteriori. Con VeriFactu esto pesa aún más: el libro de emitidas deja de componerse al final y refleja algo que ya quedó sellado al emitir. Si la factura salió bien, cuadra por construcción; si salió mal, el arreglo no es tocar el Excel del trimestre, sino una rectificativa con su rastro.
Cómo entregarlo para que nadie lo reescriba
La regla de oro: la asesoría no debe teclear nada. Cada dato que teclee es un dato que puede diferir del que hay en tu sistema, y cuando llegue una comprobación tendréis dos verdades. Cuatro condiciones prácticas:
- Un fichero por libro y por periodo, con el periodo en el nombre:
emitidas-2026T1.csv. Nada de un Excel con doce pestañas. - Una fila por base y tipo, no una por factura, y una columna que diga a qué factura pertenece cada fila.
- Números como números. Sin símbolos de euro dentro de la celda, sin miles con punto y decimales con coma mezclados, sin celdas combinadas. Es la causa número uno de que alguien acabe reescribiendo.
- Sin filas de totales ni subtotales intercalados. Los suma quien lo reciba.
Y una recomendación que ahorra mucho tiempo: acordad un formato fijo con vuestra asesoría y no lo cambiéis. Un editor de informes propio, como el que lleva PlanerGes, sirve exactamente para esto: se define el listado una vez con las columnas que os han pedido y se ejecuta cada trimestre igual. El resto de lo que hay que entregar cada mes está en el artículo sobre qué darle a tu asesoría.
La comprobación de cinco minutos, antes de mandar los libros
- Suma las bases por tipo y aplica el porcentaje a mano. Si el 21 % de la base total no da la cuota total con un céntimo de diferencia por redondeo, tienes un apunte mal.
- Busca facturas sin NIF. En emitidas, entre empresas, no debería haber ninguna. En recibidas, cada una es una deducción en riesgo.
- Filtra las de cuota cero. Todas deben tener un motivo identificado. Si alguna no lo tiene, es un 21 % olvidado.
- Comprueba los huecos de numeración. Si falta un número en la serie, explícalo antes de que lo pregunten. Sobre esto va el artículo de series y numeración.
- Cruza el total de emitidas con lo que ha entrado en el banco más lo pendiente. No tiene que cuadrar al céntimo —hay plazos—, pero si baila un 20 % hay algo sin facturar o algo facturado dos veces.
Cinco minutos. Bastante menos que el segundo correo de la asesoría.