Día 12 del mes. Llega el correo: «Buenos días, ¿me puedes mandar las ventas de febrero?». Le mandas un PDF con el listado de facturas. Al día siguiente: «Perdona, ¿y las compras?». Se las mandas. El jueves: «En la factura 2026/0184 no me cuadra el IVA, ¿es intracomunitaria?». El lunes siguiente: «¿La transferencia del día 3 de 4.200 euros a qué corresponde?».
Doce correos y tres semanas después, febrero está cerrado. Y en abril se repite exactamente igual.
Ese ida y vuelta no es culpa de tu asesoría ni tuya. Es lo que pasa cuando el envío mensual se improvisa: cada mes se manda lo que se recuerda, y la asesoría pregunta lo que falta.
Los cuatro bloques que se piden siempre
Cualquier asesoría de España, sea cual sea su forma de trabajar, necesita cuatro cosas todos los meses o todos los trimestres:
- Lo que has facturado: libro de facturas emitidas, incluidas rectificativas y facturas simplificadas.
- Lo que te han facturado: libro de facturas recibidas, con el justificante de cada una.
- Lo que ha pasado por el banco: extractos completos de todas las cuentas, y la caja si la llevas.
- Lo que has pagado en nóminas: resumen de nóminas, seguros sociales y retenciones de IRPF.
Lo demás son excepciones, y las excepciones son las que generan correos. Vamos por partes.
El libro de facturas emitidas: qué columnas hacen falta
Un PDF con «número, cliente, total» no sirve. La asesoría necesita, por cada factura, estos datos:
| Dato | Por qué lo necesita |
|---|---|
| Número y serie | Comprobar la correlatividad y que no faltan números |
| Fecha de expedición | Determina el periodo de devengo |
| NIF y nombre del cliente | Identificar la operación y el modelo donde va |
| Base imponible por tipo | Una factura puede llevar 21 y 10 a la vez |
| Cuota de IVA por tipo | Para el modelo 303 desglosado |
| Recargo de equivalencia | Si el cliente es minorista en ese régimen |
| Retención de IRPF | En servicios profesionales |
| Total factura | Para cuadrar contra el cobro |
| Tipo de operación | Interior, intracomunitaria, exportación, ISP |
La última columna es la que ahorra la mitad de los correos. Si tu sistema clasifica la operación al emitir la factura, la asesoría no tiene que adivinar por qué la 2026/0184 no lleva IVA.
Si trabajas ya con factura verificable y huella encadenada, este libro sale solo: es el mismo registro que se genera al emitir. En PlanerGes ese listado está en el módulo Fiscal, en el registro de IVA, y se exporta por periodo y por empresa.
Y si tienes rectificativas, mándalas en el mismo libro y con signo, no en un anexo aparte. El anexo aparte se pierde siempre.
El libro de facturas recibidas y el justificante
Aquí el problema no suele ser el listado: es el papel. La asesoría necesita el listado y la factura del proveedor, y necesita poder emparejarlos sin abrir cincuenta PDF con nombres como escaneo_0034.pdf.
Dos costumbres que cambian el mes:
- Nombra los ficheros con un criterio:
AAAA-MM_proveedor_numero.pdf. Diez minutos al mes, cero correos de «¿esta de qué es?». - No mandes tickets sueltos sin explicación. Un ticket de gasolina de 68 euros con el NIF de la empresa es deducible; el mismo ticket sin NIF, no. Si va sin NIF, avísalo tú antes de que te lo pregunten.
Si registras las facturas de proveedor en tu ERP, el listado te sale hecho y encima está cuadrado contra el pedido y el albarán. Eso significa que el importe que le mandas a la asesoría es el que de verdad has aceptado pagar, no el que puso el proveedor.
Cobros y pagos: el bloque que casi nadie manda
Este es el que falta el 80 % de las veces, y es el que provoca la pregunta más pesada: «la transferencia del día 3, ¿a qué corresponde?».
La asesoría tiene el extracto del banco, donde solo ve importes y conceptos escritos por otros. Lo que no tiene es la relación entre ese apunte y tus facturas. Si le mandas un listado de cobros y pagos del mes con fecha, importe, cuenta bancaria, factura o vencimiento asociado y forma de pago, la conciliación deja de ser un interrogatorio.
Los casos que más ruido hacen y que conviene mandar señalados:
- Cobros parciales: una factura de 12.000 euros cobrada en tres veces. Sin el detalle, el banco no cuadra con el libro.
- Remesas: cuarenta y tres recibos entran en el banco como un solo apunte. Manda el desglose de la remesa o pasarán semanas discutiéndolo.
- Devoluciones de recibos, con su comisión.
- Anticipos de clientes que todavía no tienen factura.
- Pagos de tarjeta de empresa, con el justificante de cada uno.
Si tus vencimientos nacen con la factura, este listado es un informe de dos filtros. Si los llevas en una hoja aparte, es una tarde.
Nóminas, seguros sociales y retenciones
Este bloque suele venir de la gestoría laboral, que a veces es la misma asesoría y a veces no. Lo que hay que mandar es el resumen mensual de nóminas, el recibo de liquidación de cotizaciones, y el justificante del pago de las retenciones. Y sobre todo: mandarlo el mismo mes, no al cerrar el trimestre. Una nómina que aparece en abril con fecha de enero obliga a rehacer trabajo hecho.
Las excepciones que generan veinte correos
Son cinco, siempre las mismas, y todas se resuelven avisando en el momento en lugar de esperar a la pregunta:
- Compras intracomunitarias. Factura sin IVA de un proveedor de otro país de la UE. Hay que decir si tú y el proveedor estáis en el registro de operadores intracomunitarios; si no lo estáis, el tratamiento es otro.
- Inversión del sujeto pasivo. Típica en obra, chatarra o algunos servicios. La factura llega sin IVA y no es un error del proveedor: es que lo declaras tú.
- Compra de un activo. Una furgoneta o una máquina no es un gasto del mes: se amortiza. Marca esas facturas en el envío, porque el importe alto llama la atención y acaba en pregunta.
- Exportaciones y servicios a terceros países. Sin IVA, pero con un justificante documental que la asesoría te va a pedir.
- Gastos mixtos, del tipo teléfono o vehículo con uso particular. No decidas tú el porcentaje: mándalo señalado y que lo decida quien firma.
Si tu circuito de ventas ya distingue el tipo de operación en cada línea, las tres primeras dejan de ser excepciones y se convierten en una columna del listado. De eso hablamos al contar qué cambia con VeriFactu: la clasificación deja de ser un comentario al margen y pasa a formar parte del registro.
El formato importa más que el contenido
Un consejo poco glamuroso: manda datos, no imágenes de datos.
- Los listados, en hoja de cálculo o CSV, con una fila por factura y una columna por dato. Un PDF de 300 páginas obliga a la asesoría a teclear, y teclear introduce errores que luego discutís los dos.
- Los justificantes, en PDF, en una carpeta por mes.
- Un solo envío al mes, en una fecha fija acordada. El goteo de correos sueltos es lo que hace que se pierdan cosas.
- Y si tu ERP te deja construir tus propios listados, guárdalos como informe con el nombre «Envío asesoría — emitidas» y «Envío asesoría — cobros». El mes que viene son dos clics y no tienes que acordarte de qué columnas pusiste.
Una nota honesta: PlanerGes no lleva la contabilidad. No hace asientos ni cuentas del plan general. Lo que hace es tener ordenados y exportables los datos de los que sale la contabilidad, para que el trabajo de tu asesoría empiece con información completa en lugar de con una ronda de preguntas.
Cómo montarlo este mes
- Llama a tu asesoría y pídele por escrito la lista de lo que necesita y en qué formato. No lo supongas: cada despacho trabaja distinto.
- Fija una fecha de envío. El día 5 hábil funciona bien si cierras el mes el último día.
- Prepara los listados una vez, guárdalos como informe y no vuelvas a montarlos.
- Crea una carpeta por mes con dos subcarpetas:
emitidasyrecibidas. Nombra los ficheros con criterio. - Añade un documento de texto llamado
avisos.txtdonde apuntes las excepciones del mes según van pasando. Tres líneas escritas en el momento evitan tres correos dentro de cinco semanas.
El objetivo no es que la asesoría trabaje menos. Es que en el mes que viene ninguno de los dos tenga que reconstruir de memoria lo que pasó hace seis semanas.