«Oye, falta la 2026/0187.» Tu asesora lo dice de pasada, un martes por la mañana, mientras repasa el libro de emitidas. Miras el programa: efectivamente, después de la 0186 viene la 0188. Nadie recuerda qué pasó. Alguien cree que fue una factura que se hizo mal y se borró. O que se imprimió y se tiró. O que la hizo el comercial nuevo desde su portátil.
Ese hueco no es una anécdota. Es la clase de detalle que, si un día alguien mira, obliga a explicar. Y lo peor es que casi siempre tiene una explicación aburrida que ya nadie puede demostrar.
Lo que exige la norma, en tres frases
Sin entrar en artículos, el reglamento de facturación español pide tres cosas de la numeración:
- Las facturas se numeran correlativamente dentro de cada serie. La serie es el ámbito de la correlatividad, no un adorno del formato.
- La numeración es única y sin saltos dentro de la serie y del periodo. Dos facturas con el mismo número es un problema; un número que no existe, también.
- Determinadas facturas van obligatoriamente en serie separada. Las rectificativas son el caso que afecta a todo el mundo.
A partir de ahí, tú decides cuántas series tienes. La norma no te obliga a tener solo una, y tampoco te premia por tenerlas de más.
Cuándo abrir una serie nueva
Hay dos motivos distintos y conviene no mezclarlos: los que vienen impuestos y los que te convienen a ti.
| Caso | Serie propia | Por qué |
|---|---|---|
| Facturas rectificativas | Obligatoria | La norma exige serie específica |
| Facturas expedidas por el destinatario | Obligatoria | Autofacturación, se distingue del resto |
| Facturas expedidas por un tercero en tu nombre | Obligatoria | Trazabilidad de quién expide |
| Cada sociedad del grupo | De hecho | Son emisores distintos con su propio NIF |
| Cambio de ejercicio | Recomendable | Facilita el cierre y los libros |
| Tienda o delegación que factura in situ | Recomendable | Evita competir por el mismo contador |
| Facturas simplificadas (tiques) | Recomendable | Volumen alto y otro tratamiento |
| Un cliente grande que te lo pide | Casi nunca | Suele ser un capricho que complica el cierre |
La última fila merece un comentario. De vez en cuando un cliente importante pide «su» serie para reconocer tus facturas en su sistema. Es una petición razonable desde su lado y una fuente de líos desde el tuyo: cada serie que abres es un contador más que vigilar, un hueco más posible y una explicación más que dar. Casi siempre se resuelve mejor con una referencia suya en el cuerpo de la factura.
Regla práctica: abre una serie cuando la correlatividad tenga que ser independiente de verdad, no cuando quieras distinguir algo. Para distinguir están los campos.
El contador vive en tres dimensiones
Un contador de facturación no es un número global. Es un número por la combinación de:
- Empresa emisora: cada sociedad tiene su NIF y su numeración. Si llevas varias sociedades en el mismo sistema, esto no es opcional: los libros son de cada una.
- Serie: la que has decidido según la tabla de arriba.
- Ejercicio: si reinicias cada año, el año forma parte de la clave. Si no reinicias, la serie sigue creciendo y también es correcto.
La decisión de reiniciar o no en enero es tuya, pero tiene que ser explícita y estable. Lo que no puedes hacer es reiniciar un año sí y otro no, ni cambiar el formato a mitad de ejercicio. Y si reinicias, el año tiene que estar en el número visible: 2026/0001 es sano; 0001 a secas te obliga a explicar, cinco años después, cuál de las cinco «0001» es la de este cliente.
Sobre el formato en sí, dos consejos de sentido común:
- Ceros a la izquierda con holgura. Si facturas 900 al año, cuatro dígitos. Pasar de
999a1000a mitad de año te descoloca cualquier ordenación alfabética en las hojas de cálculo de medio mundo. - Un separador y solo uno.
F2026/0187,2026-0187oA/26/0187: elige y no lo toques nunca más. Los cambios de formato son la causa número dos de huecos aparentes; la primera es borrar.
De dónde salen los huecos de verdad
Cuando aparece un número que falta, casi siempre es una de estas cuatro cosas:
- Se numeró al crear el borrador. El sistema asigna el número cuando abres la factura, no cuando la emites. Alguien empieza una factura, se arrepiente, la cierra, y el número ya se ha ido. Este es el diseño culpable de nueve de cada diez huecos.
- Se borró una factura ya numerada. El botón de eliminar no debería existir para un documento emitido: lo correcto es rectificar.
- Dos personas facturando a la vez. Sin un bloqueo al asignar el número, dos usuarios que emiten en el mismo segundo cogen el mismo contador. El resultado es un duplicado, que es peor que un hueco.
- Alguien facturó fuera del sistema. La factura de Word que hizo el gerente el domingo. Existe, está entregada, y en el programa no está.
El primero se arregla con una regla de diseño simple: el número legal se asigna en el acto de emitir, no antes. Mientras el documento es un borrador puede tener un identificador interno o provisional, pero no ocupa un número de la serie. Así puedes crear, revisar, corregir y tirar borradores todo el día sin gastar numeración.
El tercero se arregla con un bloqueo en el momento de numerar, para que dos emisiones simultáneas se pongan en fila. Suena a detalle técnico, y lo es, pero es exactamente el detalle que separa un sistema serio de una hoja compartida.
El número reservado que luego se anula
El caso incómodo: has emitido la factura, tiene número, y descubres a los diez minutos que está mal. ¿Se borra?
No. Una vez emitida, la factura ya no se edita: el registro se ha encadenado y la huella depende del contenido. Las salidas correctas son dos:
- Rectificativa por anulación: emites una factura rectificativa en su serie propia que deja la original a cero, y luego, si procede, emites la factura correcta. La original sigue existiendo en el libro, con su número, y su rectificativa explica por qué no vale.
- Rectificativa por diferencias: si solo cambia el importe, rectificas la diferencia sin anular.
Lo que nunca hay que hacer es dejar el número «reservado para luego» o marcarlo como anulado y reutilizarlo más adelante. Un número emitido está gastado, y su rastro es lo que demuestra que no lo has escondido.
Hay un caso relacionado que merece una regla propia: una factura sin líneas o con total igual o menor que cero no debe emitirse nunca. Suele ser el residuo de un proceso automático que se quedó a medias, y si sale, además de gastar número, viaja al registro de facturación y te obliga a rectificarla. En PlanerGes esa factura no se emite: se rechaza antes, con el motivo, para que la corrijas.
Qué debe hacer tu sistema por ti
Si estás evaluando un programa o revisando el que tienes, comprueba estas seis cosas:
- El número se asigna al emitir, y los borradores no consumen numeración.
- Hay bloqueo al asignar, así que dos usuarios simultáneos nunca cogen el mismo número.
- El contador es por empresa, serie y ejercicio, y se ve en pantalla cuál es el siguiente.
- Una factura emitida no se puede borrar ni editar, solo rectificar.
- Existe un listado de saltos en la numeración, para poder mirar en lugar de creer.
- Las rectificativas van en serie propia de forma automática, sin que nadie tenga que acordarse.
Los tres primeros puntos, en la práctica, son casi todo el trabajo, y son la razón por la que VeriFactu ha cambiado la conversación en muchas empresas: cuando cada factura genera un registro encadenado, una numeración descuidada deja de ser un detalle interno y se convierte en algo que se ve desde fuera.
La comprobación de diez minutos
Hazla hoy, con el ejercicio anterior cerrado:
- Saca el listado de facturas emitidas del año pasado ordenado por serie y número.
- En una hoja de cálculo, resta cada número al anterior. Todo lo que no dé 1 es un salto: cuéntalos.
- Por cada salto, escribe en una columna qué pasó. Si no lo sabes, escribe «desconocido», que es una respuesta legítima y mejor que inventarla.
- Busca duplicados: mismo número dos veces en la misma serie y ejercicio. Si aparece alguno, eso es lo primero que hay que arreglar.
- Cuenta cuántas series distintas tienes de verdad. Si son más de cuatro y no llevas varias sociedades ni tiendas, probablemente sobran dos.
Guarda esa hoja. Es diez minutos de trabajo y es la respuesta preparada a la pregunta que ojalá nunca te hagan.