El cliente llama un jueves por la mañana. En la factura del martes pusiste 120 unidades y en el almacén solo entraron 100. Tiene razón: el albarán está firmado por 100.
La reacción natural, la que se ha hecho durante veinte años, es abrir la factura, cambiar el 120 por 100, recalcular y volver a mandar el PDF. Y ya está, nadie se entera.
Eso se acabó. No porque una norma lo prohíba de golpe, sino porque una factura emitida es un hecho, no un borrador: se ha entregado a un tercero, se ha declarado en un libro de IVA y, si estás en VeriFactu, su registro ya viaja con una huella encadenada al registro anterior. Si la cambias, rompes la cadena y falseas algo que ya contaste.
La corrección de una factura emitida se llama rectificativa y es un documento nuevo, con su propio número, su propia fecha y una referencia explícita a la que corrige.
Por qué no vale «borrar y volver a hacerla»
Tres razones, de más práctica a más grave:
- El número desaparecería. Tu numeración tiene que ser correlativa y sin huecos. Si borras la 2026/0412, el hueco es una pregunta que alguien te hará en una revisión. Sobre esto va entero el artículo de series y numeración.
- El cliente ya tiene la otra. Puede haberla contabilizado, pagado o remesado. Dos documentos distintos con el mismo número circulando es peor que el error original.
- Ya está declarada. Si el trimestre está presentado, cambiarla en tu sistema no cambia lo que declaraste. La rectificativa, en cambio, se declara en su propio periodo y lo cuadra.
Hay una excepción estrecha y conviene decirla: si la factura aún no ha salido de tu casa ni se ha registrado en ningún libro, es decir, está en estado de borrador, no hay nada que rectificar porque todavía no es una factura. La línea que separa borrador de factura emitida es exactamente la que hay que respetar; en PlanerGes esa línea la marca la emisión, y a partir de ahí el documento queda bloqueado y con su número legal asignado.
Por sustitución o por diferencias
Las dos formas son válidas y la elección depende del caso, no del gusto.
Por sustitución. La rectificativa refleja la operación completa y correcta, e indica cuál era el importe rectificado. Es como decir «la factura buena es esta, y aquella decía otra cosa». Se usa cuando cambia mucho: el cliente estaba mal, la operación se anula entera, había un error de base imponible grande, se rehace todo el detalle.
Por diferencias. La rectificativa refleja solo la corrección: las 20 unidades de más, en negativo. Es la más cómoda para el día a día y la que casi todo el mundo llama «abono».
| Caso real | Forma habitual | Signo |
|---|---|---|
| Facturaste 120 y sirviste 100 | Diferencias | Negativo por 20 unidades |
| Descuento pactado después de facturar | Diferencias | Negativo por el descuento |
| Devolución total de la mercancía | Diferencias o sustitución | Negativo por el total |
| Cliente equivocado en la factura | Sustitución (anular y rehacer) | Negativo total y factura nueva al cliente correcto |
| Tipo de IVA mal aplicado | Sustitución | Según recálculo |
| Se te olvidó una línea de 3 unidades | Factura nueva, no rectificativa | Positivo |
Ese último caso confunde a mucha gente: si te dejaste algo por facturar, no rectificas, facturas lo que falta. Rectificar es corregir lo que dice un documento, no completarlo.
Qué datos debe llevar sí o sí
Una rectificativa que no identifica lo que rectifica no sirve, ni para el cliente ni para la asesoría. Como mínimo:
- Serie y número propios, de una serie de rectificativas separada si la usas.
- Fecha de expedición de la rectificativa (no la de la original).
- Referencia inequívoca a la factura o facturas rectificadas: serie, número y fecha.
- Motivo de la rectificación en texto claro: «devolución de 20 unidades del albarán 2026/1188», no «corrección».
- Qué se rectifica: importes por sustitución o por diferencias, con el desglose de IVA que corresponda.
- Los datos fiscales completos de emisor y cliente, como cualquier factura.
El motivo es el campo que todo el mundo rellena con una palabra y que a los dos años vale oro. Escríbelo pensando en alguien que abre el documento sin contexto: una persona de la asesoría, un inspector, tú mismo en enero.
Si emites con VeriFactu, la rectificativa genera su propio registro de facturación encadenado, con su tipo y su referencia a la original. No es un caso especial ni un parche: es un documento más de la cadena, y por eso VeriFactu no cambia tu forma de trabajar tanto como cambia tu forma de corregir.
Y el stock, ¿qué pasa con el stock?
Aquí está el error más caro y el menos visible: rectificar el dinero y olvidarse de la mercancía.
Hay que separar dos cosas que suelen ir juntas pero no siempre:
- Rectificativa sin devolución. Un descuento pactado, un error de precio, un IVA mal aplicado. El dinero cambia, la mercancía no se mueve. El stock no se toca.
- Rectificativa con devolución. El cliente devuelve las 20 unidades y vuelven al almacén. Entonces hay dos hechos distintos: una entrada de mercancía y un abono de dinero.
La forma limpia de tratar el segundo caso es la misma que en el circuito normal de venta: el movimiento de almacén lo hace el documento que mueve la mercancía, no el que mueve el dinero. Igual que en la cadena de venta el stock se mueve una sola vez, en la devolución se mueve una sola vez: cuando la mercancía entra por la puerta.
Y una advertencia sobre la valoración. Cuando devuelven material, la entrada debe volver al coste con el que salió, no al precio de venta ni al coste medio de hoy. Si lo metes a precio de venta, has inflado el valor de tu almacén y te has fabricado un beneficio que no existe. Si el material vuelve roto o inservible, entra y sale por baja, con su motivo; no dejes que «desaparezca» sin rastro.
El caso incómodo: rectificar una factura de un periodo cerrado
Estás en abril y detectas un error en una factura de noviembre. Tres cosas que hay que tener claras:
- La rectificativa lleva fecha de hoy, de abril. No se retrocede.
- Se declara en el periodo actual, y la asesoría decide si además hay que hacer algo con la declaración de aquel trimestre. Ese es su terreno; tu obligación es dar el documento bien hecho y a tiempo.
- Si además hubo movimiento de almacén, cuidado con las fechas de bloqueo del kardex. Un periodo cerrado está cerrado por una razón: si metes un movimiento con fecha de noviembre, cambias una valoración que ya diste por buena. El movimiento va con fecha de hoy.
La comprobación de cinco minutos
Antes de dar por buena una rectificativa que acabas de hacer:
- Ábrela y busca el número de la factura original. Si no aparece, no está terminada.
- Lee el motivo en voz alta. ¿Lo entendería alguien de fuera? Si dice «error», reescríbelo.
- Comprueba el signo. Un abono es negativo. Si tu total sale positivo y esperabas devolver dinero, algo está al revés.
- Pregunta: ¿ha vuelto mercancía? Si la respuesta es sí, busca el movimiento de entrada. Si no existe, tu stock está mintiendo desde hoy.
- Comprueba el desglose de IVA: el tipo tiene que ser el de la operación original, no el de hoy si ha cambiado.
Cinco minutos. Son los mismos cinco minutos que te ahorran una llamada rara en octubre preguntando por qué el almacén dice 340 unidades y en la estantería hay 320.