22 de diciembre. La nave lleva dos días parada. Catorce personas —incluidos dos comerciales y el chico de prácticas— van con hojas impresas por los pasillos contando cajas. Alguien discute si las 14 unidades de la balda de arriba están apalabradas para un cliente. A las seis de la tarde del segundo día aparece un descuadre de 340 unidades y ya nadie se acuerda de nada, así que se ajusta y se cierra.
En marzo el stock vuelve a estar mal.
Lo peor de esa escena no es el desorden: es que has pagado dos días de nave parada por una foto que caduca en ocho semanas y que no te ha dicho por qué estaba mal.
Lo que de verdad cuesta el inventario general
El cálculo de una pyme normal. Es un ejemplo, pero con órdenes de magnitud reales.
| Concepto | Cálculo | Coste |
|---|---|---|
| Horas de recuento | 14 personas × 2 días × 8 h | 224 h |
| Coste laboral | 224 h × 22 € | 4.928 € |
| Preparación y volcado | 2 personas × 3 días | 1.056 € |
| Expediciones no servidas | 2 días de facturación | Variable, casi siempre lo más caro |
| Errores del propio recuento | Contar rápido, cansado y sin doble comprobación | Invisible, pero real |
El último punto merece un párrafo. Un inventario general hecho por gente que no cuenta habitualmente, con prisa y al final de la jornada, introduce errores nuevos. Es perfectamente posible salir de un inventario general con menos exactitud de la que tenías, sobre todo en las referencias pequeñas y numerosas.
La idea: contar poco y a menudo
El recuento cíclico consiste en contar unas pocas referencias todos los días, con la nave funcionando. No es una versión descafeinada del inventario general: es un mecanismo distinto. El inventario general busca una foto correcta a fecha de cierre; el recuento cíclico busca que el stock esté bien todo el año y, sobre todo, detectar las causas de error mientras todavía se pueden reconstruir.
Esa última parte es la clave. Si cuentas una referencia el 12 de marzo y falta una caja, tienes los movimientos de las últimas cuatro semanas frescos y a alguien que se acuerda. Si la cuentas el 22 de diciembre, el rastro tiene once meses y ya no hay conversación posible: solo ajuste.
Clasificar el almacén: no todo merece la misma atención
No tiene sentido contar con la misma frecuencia el artículo que sale veinte veces al día y el que lleva año y medio en la balda. La clasificación clásica es ABC por valor de consumo anual (unidades salidas × coste), corregida con la rotación —más movimientos, más oportunidades de error— y con la fragilidad del dato: graneles, fracciones de unidad, embalajes que se abren o material que se coge sin registrar «porque es un tornillo».
Un ejemplo con 1.800 referencias, un tamaño muy habitual en una pyme industrial o de distribución:
| Grupo | Criterio | Referencias | Veces al año | Recuentos al año |
|---|---|---|---|---|
| A | Alto valor de consumo o rotación diaria | 180 | 12 | 2.160 |
| B | Valor medio, movimiento semanal | 450 | 4 | 1.800 |
| C | Bajo valor, movimiento esporádico | 1.170 | 2 | 2.340 |
| — | Total | 1.800 | — | 6.300 |
6.300 recuentos al año entre 250 días laborables son 25 referencias al día. Una persona con una tablet y el pasillo bien señalizado cuenta 25 referencias en 45 o 50 minutos. Y no hay que parar nada.
Si te salen 60 al día, tu clasificación está mal calibrada: baja la frecuencia del grupo C antes que la del A. El grupo C casi nunca justifica más de dos recuentos al año.
Cómo se registra el ajuste (y por qué la forma importa)
Aquí es donde muchos recuentos cíclicos se convierten en un problema mayor que el que resuelven. Si el operario apunta «faltan 3» y alguien mete una salida de 3 unidades a mano, has metido un movimiento falso en el libro y has ensuciado tu histórico para siempre.
La forma correcta es la misma que en cualquier inventario bien hecho: se cuenta lo que hay, no la diferencia. El operario registra la cantidad objetivo —«en esta ubicación hay 47»— y el sistema calcula el ajuste. Nunca al revés: si el que cuenta ve en pantalla que debería haber 50, va a contar 50.
De ahí salen dos consecuencias prácticas:
- El recuento se hace a ciegas. La pantalla del operario lleva referencia, descripción y ubicación, y la casilla de cantidad vacía. El teórico lo ve el responsable, no quien cuenta.
- El ajuste con precio o sin precio no es lo mismo. Sin precio corrige cantidad y deja el coste medio como estaba: es lo normal en un recuento cíclico, donde lo que falla es la cantidad. Con precio repondera el coste medio del artículo, y eso solo tiene sentido cuando corriges valoración, no unidades.
En PlanerGes el inventario funciona así: introduces la cantidad objetivo y el movimiento de ajuste es derivado, no tecleado. Y como el libro de movimientos es la verdad y las existencias son una foto reconstruible, cada ajuste queda en el extracto del artículo con su fecha y quién lo hizo.
El ajuste es el final; la causa es el trabajo
Un recuento cíclico que solo ajusta cantidades es un recuento cíclico caro. El valor está en clasificar el motivo. Con cinco categorías tienes de sobra:
- Error de recepción. Vino menos (o más) de lo que decía el albarán y nadie lo miró. Se corrige en el muelle, no en el almacén.
- Error de expedición. Se sirvió de más. Suele aparecer emparejado con una reclamación del cliente que llegó y se resolvió por otro lado.
- Consumo interno no registrado. Material que se coge para una reparación, una muestra, el propio taller. Es la causa número uno en almacenes de repuestos.
- Rotura, merma o caducidad. Se tiró y nadie dio de baja.
- Error de ubicación. No falta: está en otro sitio. Se distingue porque aparece un sobrante equivalente en otra referencia o en otra balda.
Lleva un contador de estas cinco categorías durante tres meses. Casi siempre pasa lo mismo: una sola causa explica más de la mitad de los descuadres, y suele ser barata de arreglar. El consumo interno se resuelve con un albarán de salida interno; el error de ubicación, señalizando mejor dos pasillos.
Qué medir para saber si funciona
No midas el valor total ajustado: un ajuste grande y otro pequeño en sentido contrario se compensan y te dan una tranquilidad falsa. Mide dos cosas:
- Exactitud por referencia: porcentaje de referencias contadas cuya cantidad coincidía exactamente. Sin tolerancia para artículos unitarios; con una tolerancia declarada (±1 %, por ejemplo) para graneles y pesables.
- Valor absoluto ajustado: la suma de los ajustes sin signo. Es la que baja de verdad cuando atacas las causas.
Órdenes de magnitud honestos: un almacén que nunca ha hecho recuento cíclico arranca entre el 70 % y el 85 % de exactitud por referencia. Con un trimestre de recuentos y arreglo de causas, el 92-95 % es alcanzable. Pasar del 98 % exige ubicaciones bien definidas y disciplina en recepción, y no siempre compensa.
Y entonces, ¿se acaba el inventario general?
Depende. Si tu auditor o tu asesoría te exigen valorar existencias a cierre de ejercicio, el inventario general puede seguir siendo obligatorio. Pero cambia de naturaleza: deja de ser una operación de rescate y se convierte en una confirmación. Cuando llevas un año de recuento cíclico, el inventario de diciembre no descubre nada: desviaciones pequeñas, en referencias del grupo C, explicables. Y ningún descuadre de 340 unidades a las seis de la tarde.
Dos apuntes que ahorran sustos: haz los recuentos en un momento tranquilo del día y no cuentes una referencia con preparación de pedido en curso; y si trabajas con periodos de kardex bloqueados, asegúrate de que el ajuste entra con fecha del día del recuento y no de un mes ya cerrado.
Por dónde empezar el lunes
- Saca la lista de referencias con movimiento en los últimos 12 meses y ordénala por valor de consumo. Los primeros 180 nombres son tu grupo A. No lo pienses más.
- Elige un solo pasillo y cuenta durante una semana, 25 referencias al día, a ciegas. Es tu prueba de concepto y te va a dar el porcentaje de exactitud de partida.
- Clasifica cada descuadre en una de las cinco causas. Con veinte descuadres ya se ve el patrón.
- Arregla la causa dominante antes de ampliar el recuento al resto del almacén. Si empiezas a contar toda la nave sin arreglar causas, generarás mucho ajuste y ninguna mejora.
- Fija la rutina: mismo momento del día, misma persona o rotación corta, y una revisión mensual de diez minutos con el porcentaje de exactitud y el valor absoluto ajustado.
Y una recomendación de las que cuestan poco y valen mucho: cuenta tú, el responsable, el primer día. Vas a descubrir en una hora por qué los descuadres no eran culpa de nadie.