Es 14 de abril. La asesoría pide otra vez la valoración de existencias a 31 de diciembre porque quiere cuadrar un apunte. Sacas el listado, lo abres, y el total es 118.400 euros. El que enviaste en enero decía 121.960. Nadie ha tocado nada «raro»: simplemente, en febrero alguien metió un albarán de compra de diciembre que apareció tarde, y en marzo se corrigió una línea de un inventario de noviembre porque estaba mal la cantidad.
Los dos cambios eran razonables. El resultado es que has firmado dos veces cifras distintas del mismo día, y que ya no puedes reproducir la primera.
Ese es el problema entero. No es un fallo de cálculo: es que el pasado sigue siendo editable.
Un almacén honesto se recalcula, y ahí está la trampa
Un buen sistema de almacén no guarda «las existencias» como un número que alguien suma y resta a mano. Guarda un libro de movimientos —entradas, salidas, traspasos, ajustes de inventario— y la existencia y la valoración son el resultado de recorrer ese libro en orden. Es lo que ves cuando abres el extracto de un artículo: una película, no una foto.
Eso es exactamente lo que hace que el sistema sea auditable. Cualquier descuadre se explica señalando una línea. Y es también, sin bloqueo, lo que lo hace peligroso: si insertas un movimiento en medio de la película, todas las escenas posteriores cambian. Cambia la existencia acumulada de cada línea siguiente, y sobre todo cambia el coste medio ponderado, que se recalcula arrastrando hacia delante desde el punto de la inserción.
Una entrada de 400 unidades a 12,80 euros con fecha 18 de diciembre, metida en marzo, no altera «diciembre». Altera diciembre, enero, febrero y marzo. Y el margen de todo lo que vendiste en medio.
Las cuatro maneras de mover el pasado sin darte cuenta
En una pyme de 20 o 60 personas esto no pasa por mala fe. Pasa por estos cuatro caminos, casi siempre:
- El albarán de compra que aparece tarde. Llegó mercancía el 27 de diciembre, el papel se quedó en la carpeta del almacén y se graba el 9 de febrero con su fecha real. Correcto contablemente, demoledor para la valoración ya entregada.
- La factura de proveedor con precio distinto. El pedido decía 9,40 y la factura dice 9,85. Si el ajuste se aplica sobre la recepción original, el coste medio de diciembre se mueve.
- La corrección de un inventario viejo. Alguien recuenta, ve que el inventario de noviembre tenía 340 unidades mal contadas y «lo arregla» sobre el documento de noviembre.
- La devolución que se registra con la fecha del albarán original en lugar de con la fecha en que la mercancía volvió de verdad al almacén.
Los cuatro son operaciones legítimas. Ninguno de los cuatro debería poder tocar un periodo que ya has cerrado.
La fecha de bloqueo de kardex, empresa por empresa
La herramienta es sencilla y sorprendentemente poca gente la usa: una fecha de bloqueo por empresa. Por debajo de esa fecha, el sistema no acepta ningún movimiento de almacén. Ni una entrada, ni una salida, ni un ajuste, ni una corrección de una línea antigua. En PlanerGes esa fecha vive en la ficha de cada empresa, y por eso en un grupo con varias sociedades cada una cierra a su ritmo: la que ya entregó cuentas queda blindada aunque la otra siga con marzo abierto.
Tres detalles que marcan la diferencia entre que funcione y que se convierta en un incordio que la gente esquiva:
- Es por empresa, no por usuario. No es un permiso, es un estado del libro. Si fuera un permiso, el administrador acabaría saltándoselo «solo esta vez» cada semana.
- Se mueve con criterio, no cada día. Lo normal es subirla al cierre de cada mes, una vez cuadrado, y dejarla clavada en el 31 de diciembre en cuanto se entrega el ejercicio.
- El sistema explica el rechazo. «No se puede grabar: el kardex está bloqueado hasta el 31/12/2025» es un mensaje que enseña. Un error genérico solo genera llamadas.
Entonces, ¿qué hago con la corrección que es de verdad necesaria?
Aquí es donde casi todo el mundo se atasca, así que vamos al caso concreto. La mercancía llegó en diciembre, es cierto, y el periodo está cerrado. Tienes dos caminos y solo uno es sano.
El camino malo es abrir el candado, meter el movimiento con fecha de diciembre, volver a cerrar y no decírselo a nadie. Tu valoración de cierre acaba de cambiar en silencio.
El camino bueno es registrar el hecho en el primer periodo abierto, con la fecha en que lo estás corrigiendo y una referencia clara al documento de origen. El almacén refleja la realidad física desde hoy, la corrección queda visible en el extracto como lo que es —una regularización— y la valoración de diciembre sigue siendo exactamente la que entregaste. Si el importe es relevante para el cierre contable, eso se resuelve con tu asesoría en el asiento correspondiente, no reescribiendo el libro de almacén.
Solo hay un supuesto para abrir el candado hacia atrás: te has dado cuenta antes de entregar nada. Ahí sí, bajas la fecha, corriges, vuelves a subirla y vuelves a sacar la valoración. La regla práctica es: si el número ya salió por la puerta, no se toca el pasado.
| Situación | Qué hacer | Fecha del movimiento |
|---|---|---|
| Mercancía de diciembre no registrada, cierre ya entregado | Entrada de regularización | La de hoy |
| Mercancía de diciembre no registrada, cierre sin entregar | Abrir, grabar, cerrar y reemitir la valoración | La real de diciembre |
| Recuento antiguo mal contado | Inventario nuevo con la cantidad objetivo correcta | La de hoy |
| Precio de factura distinto del pedido, periodo cerrado | Ajuste de valoración en el periodo abierto | La de hoy |
| Devolución de un albarán antiguo | Entrada por la devolución | La de la vuelta física |
Fíjate en la tercera fila: corregir un recuento no es editar el recuento viejo, es contar otra vez y dejar la cantidad objetivo de hoy. El sistema deduce el ajuste, y queda escrito quién contó y cuándo.
El recálculo hacia delante tiene que ser determinista
Si el libro es la verdad y la existencia es un resultado, entonces ese resultado tiene que ser siempre el mismo con las mismas entradas. Suena obvio y no lo es: hay sistemas que devuelven cifras ligeramente distintas según el orden en que procesan movimientos con la misma fecha, o que arrastran redondeos según por dónde empieces a recalcular.
Lo que debes exigir a tu herramienta, y comprobar antes de fiarte de una valoración:
- Orden canónico y estable. Dos movimientos del mismo día se ordenan siempre igual, por un criterio fijo (fecha y, a igualdad, identificador). Nunca «el orden en que aparezcan».
- Recálculo hacia delante desde el punto tocado, no desde el principio de los tiempos ni solo la última línea.
- El mismo resultado dos veces seguidas. Recalcula el mismo artículo dos veces sin tocar nada y compara existencia y coste medio. Deben coincidir hasta el céntimo.
- Coste medio por artículo y empresa, cantidad por almacén. Un traspaso entre almacenes mueve cantidad, no valor; si te cambia el coste medio, algo está mal planteado. Lo tienes desarrollado en coste medio ponderado con números reales.
La comprobación de cinco minutos
Hazla hoy, con un artículo cualquiera que tenga movimiento:
- Anota la existencia y el coste medio actuales.
- Intenta grabar una entrada con fecha del 15 de diciembre del año pasado. ¿Te deja? Si te deja, no tienes cierre: tienes una costumbre.
- Mira quién puede mover la fecha de bloqueo. Si es «cualquiera con acceso a almacén», no es un cierre.
- Coge la valoración que enviaste en enero y vuelve a sacar la misma a fecha 31 de diciembre. ¿Coincide?
- Si no coincide, busca en el extracto los movimientos grabados después de enero con fecha anterior a enero. Ahí está tu diferencia, con nombre y apellidos.
El punto 4 es el que duele y el que convence. Un almacén que no puede reproducir el número que ya entregó no tiene un problema de existencias: tiene un problema de memoria.