Miércoles, once de la mañana. El cliente quiere cuarenta unidades de la referencia buena para el jueves de la semana que viene. Miras el stock: doce. Y entonces empieza el ritual: preguntar a compras quién sirve eso, que compras pregunte al almacén, que alguien busque el último albarán en una carpeta y mire de quién era, y que se llame al proveedor para preguntar si lo tiene y en cuánto lo pone.
Veinte minutos y tres personas para responder a dos preguntas que deberían estar escritas en la ficha del artículo: quién me lo sirve normalmente y cuántos días tarda.
Dos campos valen más que un módulo de planificación
Se habla mucho de planificación de compras y se acaba comprando por instinto, que en la práctica significa comprar cuando alguien se asusta. La razón no es que falte un algoritmo: es que faltan los dos datos de entrada más básicos.
Con el proveedor habitual y el plazo puestos, se resuelven de golpe cosas que hoy cuestan llamadas:
- Prometer una fecha al cliente sin cruzar los dedos. Si el plazo son doce días y hoy es miércoles, la fecha sale sola.
- Saber cuándo hay que pedir. El plazo es la mitad de la fórmula del punto de pedido; la otra mitad es el consumo.
- Lanzar el pedido a quien toca sin pensarlo, y detectar rápido cuándo alguien está comprando fuera del proveedor habitual y por qué.
- Entender un retraso. «Llegó tarde» es una queja; «llegó en 19 días cuando su plazo son 12 y es la tercera vez este trimestre» es una conversación de negociación.
El plazo prometido y el plazo real casi nunca coinciden
Aquí está la trampa. Si rellenas el campo con lo que dice el comercial del proveedor —«nosotros servimos en cinco días»— has metido ficción en el sistema. Ese cinco es el mejor caso: con stock en su almacén, pedido antes de las doce, sin puente por medio y sin que la transportista pierda el palé.
El plazo que sirve para planificar es el que tú has medido: días naturales desde que sales con el pedido hasta que la mercancía está disponible en tu almacén. No desde que salió de su nave. No desde que te confirmaron. Desde tu pedido hasta que puedes servirlo tú.
En la mayoría de las pymes que miran ese número por primera vez, la diferencia entre lo prometido y lo real está entre un 40 % y un 80 % arriba. Un proveedor de «cinco días» que en el histórico da nueve de media no es un mal proveedor: es un proveedor de nueve días al que estabas planificando como si fuera de cinco.
Cómo medir el plazo real sin montar un proyecto de datos
Lo bueno es que el dato ya lo tienes. Cada recepción de mercancía deja dos fechas en tu sistema: la del pedido de compra y la del albarán de entrada. Restarlas es todo el cálculo.
- Saca los pedidos de compra de los últimos doce meses con su fecha y las recepciones enlazadas a ellos. Si tu ERP mantiene el enlace entre el pedido y el albarán —como pasa cuando conviertes el documento y las líneas nuevas quedan enlazadas al origen—, esto es un listado, no un proyecto.
- Calcula, línea a línea, los días entre la fecha del pedido y la de la primera recepción de esa línea. Si te sirvieron a trozos, la primera entrega mide la agilidad y la última mide el compromiso; guarda las dos, cuentan cosas distintas y las recepciones parciales son más habituales de lo que uno recuerda.
- Agrupa por proveedor y artículo y quédate con tres números: la mediana, el peor caso y cuántas veces se ha comprado. La mediana, no la media: una entrega perdida de 60 días te destroza la media y no representa nada.
- Descarta lo que tenga menos de tres compras. Con dos datos no hay plazo, hay anécdota.
- Redondea hacia arriba y a días naturales. Si la mediana da 8,3, pon 9. Nadie planifica con decimales y el redondeo a la baja siempre lo pagas tú.
Este listado, montado una vez con el editor de informes, se ejecuta cada trimestre en un minuto y es de los pocos informes que de verdad cambia decisiones.
Qué guardar de cada pareja artículo-proveedor
El plazo no es del artículo: es de la pareja artículo-proveedor. La misma referencia puede tardar cuatro días con uno y tres semanas con otro. Lo mínimo que conviene tener anotado:
| Dato | Para qué lo quieres |
|---|---|
| Proveedor habitual | El que se propone por defecto al lanzar el pedido |
| Referencia del proveedor | Su código para ese artículo; evita medio pedido mal servido |
| Plazo medido en días naturales | Planificar y prometer fechas |
| Peor plazo del último año | Dimensionar el stock de seguridad, no el pedido normal |
| Múltiplo o pedido mínimo | Si sirve en cajas de 24, pedir 30 no significa nada |
| Precio y descuento vigentes | Comparar sin abrir tres correos |
| Fecha de la última compra | Detectar precios y plazos caducados |
El múltiplo de compra es el campo olvidado que más disgustos evita. Pides 30, te sirven 48 porque va en cajas de 24, y de repente tu punto de pedido y tu valoración de almacén no cuadran con lo que esperabas.
El artículo que tiene tres proveedores
Aquí es donde la gente se atasca y decide no rellenar nada. La solución práctica no es modelar todas las combinaciones: es jerarquizar.
- Habitual: el que se lleva el 70 % o más de las compras. Es el que va por defecto y el que marca el plazo con el que planificas.
- Alternativo: al que recurres cuando el habitual no tiene. Su plazo suele ser distinto y conviene tenerlo apuntado, aunque compres poco.
- De urgencia: más caro, más rápido, normalmente un distribuidor local. No entra en la planificación, entra en el rescate.
Con esos tres roles cubiertos, la pregunta «a quién se lo pido» deja de ser una decisión y pasa a ser una consulta. Y cuando de verdad haga falta decidir —una compra grande, un cambio de precio— ahí sí toca comparar ofertas en condiciones, que es un ejercicio distinto y más caro de hacer.
Un aviso: no dupliques el artículo por proveedor. Crear «TORNILLO-A» y «TORNILLO-B» para el mismo tornillo según quién lo sirva rompe el stock, el consumo y el coste medio, y es muy difícil deshacerlo después.
Cuando el plazo se dispara
Medir sirve para actuar. Tres reacciones concretas según lo que veas:
- El plazo real supera al prometido de forma sistemática. No es incidencia, es su plazo. Actualiza el campo con la realidad y planifica con ella. Además, tienes datos para sentarte a hablar con ellos con números en vez de con sensaciones.
- La mediana está bien pero el peor caso es cuatro veces mayor. Eso no se arregla pidiendo antes, se arregla con stock de seguridad. Es variabilidad, no lentitud.
- El plazo ha empeorado en los últimos meses respecto al año pasado. Señal temprana de que ese proveedor tiene un problema. Vale la pena activar al alternativo antes de necesitarlo de verdad.
Por dónde empezar el lunes
No intentes rellenar la ficha de tres mil artículos. Haz esto en orden:
- Saca los 50 artículos que más veces has comprado en el último año. Ahí está el 80 % de tus pedidos.
- Para esos 50, calcula el plazo real con el método de arriba y anótalo, junto al proveedor habitual y su referencia.
- Compara cada plazo medido con el que tenías en la cabeza. La lista de sorpresas es la orden del día de tu próxima reunión con compras.
- Deja los otros 2.950 en blanco. Se rellenan solos con el tiempo, cada vez que alguien compra uno y tarda un minuto en apuntarlo.
Con esos dos campos puestos en cincuenta referencias ya tienes la mitad de lo que hace falta para calcular cuándo hay que pedir cada cosa. La otra mitad —el consumo medio y el stock de seguridad— es la conversación de la semana que viene.