La secuencia es siempre la misma. Necesitas un listado de ventas del trimestre por familia y comercial, con el margen, y solo de una de las dos sociedades. Abres una incidencia. Te contestan a los dos días que sí, que se puede hacer, que entra en la cola de desarrollo. A las tres semanas llega un presupuesto. A las seis, el informe. Y para entonces ya lo has resuelto exportando tres listados a Excel y cruzándolos con BUSCARV, con lo que ahora tienes dos verdades: la del ERP y la de tu hoja.
Ese es el coste real de no poder hacerte tus propios informes. No son las horas facturadas del proveedor: es que la información de decisión de la empresa acaba viviendo fuera del sistema, en hojas que solo entiende quien las montó.
El listado que nadie te da
Los informes de fábrica de cualquier ERP cubren lo obvio: facturas del periodo, stock actual, vencimientos pendientes. Lo que nunca cubren es lo que hace particular a tu empresa. Algunos ejemplos reales de pyme, ninguno exótico:
- Ventas por comercial y familia, pero solo de artículos de una marca concreta, porque el fabricante te exige un reporte trimestral con su formato.
- Clientes que compraron en los últimos doce meses y no han comprado en los últimos tres. Con teléfono y comercial asignado, para llamarlos.
- Consumo por artículo de los últimos seis meses, con los almacenes de obra excluidos.
- Albaranes servidos y no facturados a fecha de cierre, agrupados por cliente.
- Coste de personal por centro y mes, sumando tipos de hora, para el comité.
Ninguno de estos cinco justifica un desarrollo a medida. Los cinco juntos, sí justifican tener la capacidad de hacerlos tú en veinte minutos.
Un informe son dos mitades que conviene no mezclar
La confusión habitual es tratar «informe» como una sola cosa. En realidad son dos piezas que se combinan:
- El origen de datos: qué filas salen y con qué columnas. Un listado de movimientos, de documentos, de vencimientos, de registros de jornada. Aquí se decide el qué.
- La plantilla: cómo se pinta. Bandas de cabecera, detalle, subtotales por grupo y pie; tipografías, logotipo, tamaños, en qué se convierte al exportar. Aquí se decide el cómo.
Separarlas es lo que permite que el mismo origen de datos alimente una lista en pantalla, un PDF con el membrete de la empresa y un fichero para pasarle al fabricante. Y al revés: que la misma plantilla —tu diseño de factura, por ejemplo— sirva para todos los documentos.
Esta separación es también la que hace posible que el PDF de cualquier documento se genere al vuelo con la plantilla que tú has diseñado, en lugar de archivar una copia que se desincroniza en cuanto alguien corrige un dato. Si te interesa el tema de las plantillas de documento en sí, es una conversación distinta a la de los listados, aunque comparta motor.
Qué debe traer un editor de informes que valga la pena
Cuando evalúes uno, mira estas siete cosas. Están ordenadas por cuántas veces he visto que falte la de abajo:
| Capacidad | Por qué importa |
|---|---|
| Clonar un informe de fábrica | Nunca empiezas de cero; partes de algo que ya funciona y lo tocas |
| Parámetros de ejecución | Fechas, cliente, familia, almacén. Un informe con parámetros vale por veinte |
| Agrupaciones y subtotales | El 80 % de lo que se pide es «lo mismo pero sumado por otra cosa» |
| Fórmulas y campos calculados | Margen, porcentaje sobre total, días de diferencia entre dos fechas |
| Salida a PDF con tu diseño | Lo que sale de la empresa tiene que parecerse a la empresa |
| Exportación a hoja de cálculo | Porque la asesoría y el fabricante van a pedirlo así, te guste o no |
| Guardar y compartir el informe | Que lo que monta una persona lo pueda ejecutar el resto, sin repetirlo |
Y una que no es una capacidad sino una actitud del fabricante: que lo de fábrica sea clonable. Si los informes estándar están cerrados y los tuyos empiezan en blanco, el editor existe pero no lo va a usar nadie. En PlanerGes las plantillas y los listados de fábrica se ven, se clonan y se modifican; se actualizan con el programa y tu copia se queda como la dejaste.
Las salvaguardas: que un listado no tumbe el sistema
Aquí es donde se separan las herramientas serias de las que dan miedo. Dar a un usuario la capacidad de escribir consultas es dar acceso a la base de datos de la empresa. Sin barandillas, un listado mal hecho un martes a las once puede dejar la aplicación clavada para todos.
Las barandillas que hay que exigir son cinco, y son técnicas pero se explican en una línea cada una:
- Ejecución en solo lectura. El informe consulta, nunca escribe. Aunque alguien pegue una instrucción de borrado, la transacción no puede modificar nada.
- Tiempo máximo de ejecución. Si una consulta tarda más de unos segundos, se corta. Mejor un mensaje de «afina los filtros» que doce minutos de sistema lento.
- Límite de filas. Un listado que devuelve dos millones de líneas no lo va a leer nadie; lo único que hace es reventar la memoria del navegador.
- Filtrado por empresa que no dependa del informe. Esta es la importante. En un sistema multiempresa, la separación entre sociedades no puede estar en que el autor del listado se acordara de poner el filtro. Tiene que aplicarla la base de datos, por debajo, aunque el informe no la pida. Es el mismo principio que hace útil de verdad la gestión de varias sociedades en un solo sistema.
- Quién puede crear orígenes de datos nuevos. Diseñar plantillas y ejecutar informes lo puede hacer mucha gente; definir de dónde salen las filas, solo administración. Es exactamente la misma lógica de los permisos por pantalla y rol, aplicada a una pantalla que puede leerlo todo.
Y una sexta que parece un detalle de implementación y no lo es: las fórmulas del informe no deben ser código libre. Un evaluador de expresiones con una lista blanca de funciones te da margen, porcentaje, condicional y concatenación sin abrirle al informe la puerta al resto del servidor.
Lo que cambia cuando el listado lo haces tú
El cambio no es de eficiencia, es de tipo de pregunta. Cuando cada listado cuesta seis semanas, solo pides los que sabes que necesitas. Cuando cuesta veinte minutos, empiezas a preguntar cosas que antes ni te planteabas: qué clientes bajaron respecto al año pasado, qué familias tiran del margen, qué artículos llevan meses parados en el almacén. La mayoría de esas preguntas no llevan a ninguna parte, y una de cada diez cambia una decisión.
Eso solo pasa si el coste de preguntar es bajo. Es la razón de fondo para tener editor propio, más que el ahorro en facturas de desarrollo.
Por dónde empezar el lunes
No montes un cuadro de mando. Haz esto:
- Apunta durante una semana cada vez que alguien exporte algo a Excel para «cruzarlo». Cada exportación es un informe que te falta. En una pyme normal salen entre cuatro y ocho.
- Coge el que más se repita y busca el informe de fábrica más parecido. Clónalo.
- Añádele los parámetros que lo hagan reutilizable: fechas, empresa, familia, comercial. Un informe con cuatro parámetros sustituye a diez informes fijos.
- Guárdalo con un nombre que se entienda dentro de un año. «Ventas por comercial y familia con margen» y no «Informe Pepe v2».
- Enséñaselo a quien lo pedía. Si esa persona puede ejecutarlo sola cambiando las fechas, has ganado. Si tiene que pedírtelo cada mes, has movido el cuello de botella de sitio.
Y guarda la hoja de Excel que usabas, sin borrarla, un par de meses. El día que los números del informe y los de la hoja no coincidan vas a querer saber cuál de los dos estaba mal, y normalmente es la hoja.