La escena la ha vivido más gente de la que la cuenta. Un comercial en casa del cliente, con el portátil abierto, buscando el histórico de un artículo para justificar un precio. Gira la pantalla para enseñar el listado y ahí, en la tercera columna, está el precio de compra. 4,10 euros. El artículo que acaba de ofrecer a 11,90.
No hubo mala fe ni negligencia. Hubo un ERP en el que todos los usuarios se dieron de alta con el perfil que estaba a mano el primer día, que era el de administrador. Y eso, en una empresa de veinte personas, se llama «para no complicarnos».
Por qué el usuario con permisos de todo es un riesgo, no una comodidad
El argumento para no poner permisos siempre es el mismo: «somos pocos y nos fiamos unos de otros». La confianza es real, pero los permisos no van de confianza. Van de tres cosas distintas:
- Exposición accidental. Nadie enseña un margen a propósito. Se enseña porque estaba en pantalla.
- Error irreversible. Un albarán de hace tres meses modificado «para probar» descuadra el stock y la facturación. La persona que lo hizo ni siquiera sabía que podía hacerlo.
- Trazabilidad inútil. Si todos pueden todo, la auditoría te dirá quién tocó qué, pero no te ayudará a evitarlo. Y si el usuario es compartido —el clásico «administración» con la contraseña en un pósit—, ni siquiera te dirá quién.
Hay un cuarto motivo, menos dramático y más cotidiano: una pantalla con todo dentro es una pantalla peor. El comercial que solo ve Ofertas, Pedidos, Clientes y Artículos trabaja más rápido que el que tiene que atravesar un menú con siete módulos, cuatro de los cuales no ha abierto en su vida.
La regla que evita el infierno: por función, no por persona
El error clásico al montar permisos es empezar por las personas. «Vamos a darle a Javi acceso a compras, y a Ana lo mismo que a Javi pero sin tesorería, y a Luis...». Al cabo de un año tienes catorce configuraciones distintas, ninguna documentada, y cada alta nueva se resuelve copiando la del compañero que se parece más. Cuando alguien cambia de puesto, nadie se atreve a quitarle nada.
La alternativa es aburrida y funciona: defines roles por función, y a las personas les asignas roles. Javi no tiene permisos: Javi es «Comercial». Si mañana Javi pasa a compras, le cambias el rol y ya está. Si en el rol Comercial hay que abrir una pantalla nueva, se abre una vez y la tienen los ocho comerciales.
Los grupos añaden la segunda dimensión: el rol dice qué puedes hacer, el grupo dice sobre qué. En una empresa con dos delegaciones, el rol «Comercial» es el mismo para todos y el grupo separa la cartera de Levante de la de Norte. Y en un grupo con varias sociedades, la separación por empresa es aún más importante: quien lleva la sociedad de servicios no tiene por qué ver los documentos de la industrial, aunque compartan clientes y artículos como se cuenta en el artículo sobre trabajar con varias sociedades en un solo sistema.
Los cuatro roles que cubren el 90 % de una pyme
No hace falta diseñar quince perfiles. Con estos cuatro, más el administrador, se resuelve casi cualquier empresa de 10 a 100 personas. Ajusta los nombres a como habléis vosotros.
| Rol | Ve y trabaja en | No debe ver o tocar |
|---|---|---|
| Comercial | Ofertas, oportunidades, pedidos, albaranes, clientes, preclientes, actividades, artículos, tarifas | Precios de compra y márgenes, compras, tesorería, presencia de otros, ajustes |
| Administración | Facturas de venta y compra, vencimientos, cobros y pagos, remesas, entidades, registro de IVA | Cambiar precios de venta y tarifas, crear series, ajustes del sistema, roles |
| Almacén | Stock, extracto, albaranes de entrada y salida, traspasos, inventarios, artículos | Importes y márgenes de los documentos, tesorería, facturación, entidades |
| Compras | Ofertas y pedidos de compra, albaranes de entrada, facturas de proveedor, proveedores, artículos | Márgenes de venta, tesorería, presencia, ajustes |
| Administrador | Todo, incluida configuración, usuarios, roles, informes y auditoría | Nada, y por eso debe haber pocos |
Una advertencia sobre la última fila: administradores, dos. Uno solo es un problema el día que está de baja; cinco es no tener control. Y el administrador debería trabajar en su día a día con su rol funcional, no con el de administrador, del mismo modo que nadie navega por internet como root.
Qué no debe ver un comercial
El margen. Dicho así suena a desconfianza, pero no lo es: es que el comercial no necesita el margen para hacer su trabajo, necesita el precio mínimo autorizado, que es una cosa distinta y mucho más útil. Si tienes bien montadas las tarifas y los descuentos por cliente, el sistema ya le está diciendo hasta dónde puede bajar sin preguntar. Enseñarle además el coste solo añade una tentación —negociar contra el coste, no contra la tarifa— y un riesgo de exposición.
Lo mismo con el módulo de compras entero: precios de proveedor, condiciones pactadas, plazos. No es información que ayude en una visita, y sí es información que puede acabar en el sitio equivocado si el comercial cambia de empresa.
Y algo que se olvida siempre: la cartera del compañero. Si todos los comerciales ven las oportunidades de todos, o dejan de registrarlas o registran solo lo que no les importa que se vea. Un embudo que el comercial no rellena con sinceridad no sirve para nada.
Qué no debe tocar un administrativo
Aquí el reparto es al revés: administración debe ver casi todo, porque necesita cuadrar, pero no debe poder cambiar las reglas del juego. Concretamente:
- Precios de venta y tarifas. Los pone comercial o dirección. Si administración los ajusta al facturar «porque el cliente dice que eran otros», se pierde el rastro de qué se pactó realmente.
- Series y numeración. Crear una serie nueva o tocar un contador es una decisión fiscal, no operativa. Está explicado en el artículo sobre series y numeración de facturas, y basta con una serie creada por error para tener un problema de correlatividad.
- Fecha de bloqueo del kardex y periodos cerrados. Abrir un periodo cerrado para «arreglar una cosa» es exactamente lo que el bloqueo existe para impedir.
- Usuarios, roles y permisos. Quien puede darse permisos a sí mismo no tiene permisos: tiene una llave maestra.
- Ajustes de la empresa y datos fiscales del emisor. Un cambio ahí sale en todas las facturas siguientes.
Nada de esto va contra nadie. Va de que ciertas decisiones dejen huella y pasen por quien las tiene que tomar.
Los tres niveles que necesita cada pantalla
Un permiso de «sí o no» por módulo se queda corto enseguida. Lo mínimo razonable son tres niveles por pantalla:
- Ver: entra y consulta.
- Editar: crea y modifica.
- Eliminar o acciones especiales: borrar, emitir, desbloquear, aprobar.
La tercera es la que más se infravalora. Que un comercial pueda crear una factura no significa que deba poder emitirla; que un responsable de almacén pueda hacer un inventario no significa que deba poder ajustar el coste medio. En PlanerGes los permisos son por pantalla con roles y grupos, y encima queda la auditoría de cambios: quién tocó qué y cuándo. Las dos cosas juntas, no una en lugar de la otra.
Los tres errores que se repiten
- El usuario compartido. «administracion / administracion». Rompe la auditoría, impide quitar el acceso a quien se va y nadie se siente responsable de lo que hace.
- El permiso temporal que se queda. «Dale acceso a facturación esta semana que Marisa está de vacaciones». Tres años después sigue ahí. Ponle fecha a la excepción o no la hagas.
- Copiar el usuario del compañero. Es cómodo y propaga permisos que ni el compañero sabe que tiene. Asigna el rol, no la copia.
La revisión de treinta minutos, una vez al trimestre
- Lista los usuarios activos y táchalos contra la nómina. Todo el que sobre, se desactiva hoy —no se borra: se desactiva, para que su histórico siga teniendo nombre—.
- Cuenta cuántos tienen perfil de administrador. Si son más de dos en una empresa de menos de cincuenta personas, reduce.
- Abre el rol Comercial y comprueba si desde ahí se llega al precio de compra. Si se llega, ya sabes por dónde empezar.
- Busca usuarios con nombre genérico: «oficina», «almacen», «tienda». Cada uno debe convertirse en personas.
- Revisa quién puede tocar series, tarifas y periodos cerrados. Debería ser una lista muy corta y muy consciente.
Media hora al trimestre. Menos de lo que cuesta explicar por qué el cliente vio el 4,10.