En el lateral del monitor del comercial interno hay tres post-it. Uno dice «Ribas 12,40 (Jose, agosto)». Otro tiene un número de teléfono. El tercero está tan descolorido que ya no se lee. Cuando llega el pedido de Talleres Ribas, alguien mira el post-it, teclea 12,40 a mano y sigue.
Funciona. Funciona hasta que Jose deja la empresa, hasta que el comercial interno está de baja, o hasta que el proveedor sube un 7 % y nadie sabe cuántos clientes tenían un precio pactado sobre el anterior. Entonces empiezan las llamadas incómodas y las facturas rectificadas.
El precio no es un dato que se teclea. Es el resultado de una cadena de reglas, y si esa cadena no está en el sistema, está en la cabeza de alguien.
Las cinco capas, en el orden correcto
Casi cualquier pyme necesita exactamente estas cinco, ni más ni menos. El orden importa, porque cada una pisa a la anterior:
- Precio de tarifa. El precio base del artículo en una lista de precios. Es el punto de partida de todo.
- Tarifa asignada al cliente. El cliente no tiene un precio: tiene una tarifa. «Distribuidor», «Profesional», «PVP», «Obra». Cambias la tarifa y cambian de golpe todos sus artículos.
- Precio especial por artículo y cliente. La excepción concreta: este cliente, este artículo, este precio. Es el post-it, pero dentro del sistema.
- Descuento de línea. Un porcentaje sobre esa línea concreta, normalmente por cantidad, por promoción o por negociación puntual.
- Descuento de pie. Un porcentaje sobre el total del documento: pronto pago, cierre de mes, condición comercial general.
Un ejemplo con números para que se vea el efecto acumulado, con un artículo de tarifa base 18,00 €:
| Capa | Regla aplicada | Precio resultante |
|---|---|---|
| Tarifa base PVP | 18,00 € | 18,00 € |
| Tarifa del cliente (Distribuidor) | 14,50 € | 14,50 € |
| Precio especial cliente-artículo | 12,40 € | 12,40 € |
| Descuento de línea | 5 % por 100 unidades | 11,78 € |
| Descuento de pie | 2 % pronto pago | 11,54 € |
La diferencia entre el 18,00 de tarifa y el 11,54 final es del 36 %. Si esa cascada no está explicada en el sistema, nadie en la empresa puede responder a «por qué le facturamos a este precio» sin llamar a tres personas.
Por qué el precio pactado acaba en un post-it
No es pereza. Es que el precio pactado nace en el peor momento posible: en mitad de una llamada, cuando el cliente está esperando una respuesta y el comercial no tiene el ERP delante. Se apunta donde se puede y la intención es meterlo luego. «Luego» es una hora del día que no existe.
La solución no es pedir más disciplina. Es hacer que meter el precio especial cueste menos que apuntarlo:
- Desde la ficha del cliente, no desde una pantalla escondida de configuración a la que hay que llegar por tres menús.
- Con fecha de inicio y fin, porque casi todo precio pactado es temporal aunque nadie lo diga en voz alta. «Hasta que acabe la obra» son seis meses.
- Con el motivo escrito, aunque sea una línea: «pactado por Jose, agosto 2026, a cambio de pedido mínimo trimestral». Ese texto vale oro cuando el cliente reclama.
- Con quién y cuándo registrado automáticamente. La auditoría de cambios no es para pillar a nadie: es para reconstruir una conversación dos años después.
En PlanerGes las tarifas son maestros compartidos entre las empresas del mismo grupo, igual que los clientes y los artículos. Si llevas dos sociedades que venden lo mismo, mantienes una tarifa y no dos que se separan solas al tercer mes.
Qué pasa cuando sube el proveedor
Este es el momento de la verdad de cualquier sistema de precios. Llega la carta del proveedor: un 7 % en toda la familia a partir del 1 de mayo. Sin las cinco capas separadas, la única salida es revisar artículo por artículo y rezar. Con ellas, el trabajo es acotado:
- Actualizas la tarifa base. Un recálculo sobre la familia o el proveedor. Es una operación, no doscientas.
- Las tarifas derivadas se recalculan si están definidas como porcentaje o margen sobre la base. Si están a precio fijo, aparecen en la lista de las que hay que tocar a mano; eso ya te dice algo sobre cómo las tenías montadas.
- Sacas la lista de precios especiales afectados. Aquí está la parte incómoda y la más rentable: qué clientes tienen un precio pactado por debajo del nuevo coste. Sin esa lista, sigues vendiendo a pérdida durante meses sin enterarte.
- Decides cliente a cliente, con datos: cuánto compró el año pasado, qué margen deja ahora, qué margen dejaría manteniendo el precio.
- Comunicas con fecha. Los precios especiales que caducan el 30 de abril hacen el trabajo solos.
El paso 3 es la razón por la que merece la pena todo lo anterior. Una pyme con 300 clientes activos suele tener entre 40 y 80 precios especiales vivos; que estén en una tabla consultable o en la memoria de dos personas es la diferencia entre una tarde de trabajo y un año de margen perdido.
El descuento de línea no es lo mismo que el precio especial
Se confunden constantemente y conviene separarlos, porque cuentan cosas distintas.
El precio especial dice: «para este cliente, este artículo vale esto». Es estructural, se negocia, dura.
El descuento de línea dice: «en esta venta concreta le he hecho un 5 %». Es coyuntural, y su valor está en que queda visible en el documento. El cliente ve el 5 % en su albarán y lo percibe como un gesto. Si en vez de eso bajas el precio unitario, el descuento desaparece de la vista y el cliente no se entera de que se lo has hecho.
Hay una consecuencia práctica: si todo lo metes como precio unitario tocado a mano, pierdes la capacidad de analizar. Un informe de «descuento medio aplicado por comercial» solo tiene sentido si el descuento está en su campo. Cuando el precio se teclea a pelo, el margen se disuelve y no hay manera de saber por dónde se fue.
Lo que hay que poder responder en treinta segundos
Estas cinco preguntas son la prueba del algodón de tu sistema de precios. Si alguna necesita una llamada, ahí tienes el trabajo:
| Pregunta | Dónde debería estar la respuesta |
|---|---|
| ¿Por qué le facturamos a este precio? | En la línea del documento, con la cascada visible |
| ¿Qué precios especiales tiene este cliente? | En su ficha, con fechas y motivo |
| ¿Qué clientes compran este artículo por debajo de X? | En un listado, filtrando por precio |
| ¿Qué precios pactados caducan este trimestre? | En un listado por fecha de fin |
| ¿Quién autorizó este descuento y cuándo? | En la auditoría del documento |
Nada de esto requiere un sistema sofisticado. Requiere que las cinco capas existan como campos separados y que nadie tenga que teclear un precio a mano para hacer su trabajo.
Por dónde empezar el lunes
No montes el árbol de tarifas perfecto. Haz esto, en este orden:
- Recoge los post-it. Literalmente. Pregunta a comercial, a administración y a quien prepara pedidos qué precios llevan en la cabeza o en un papel. Salen entre veinte y cincuenta en una mañana.
- Mételos como precios especiales con fecha de fin, aunque la fecha te la inventes a doce meses. Una fecha revisable es infinitamente mejor que ninguna.
- Define dos o tres tarifas de verdad, no diez. La mayoría de pymes funcionan bien con PVP, profesional y distribuidor.
- Prohíbe teclear el precio a mano en el circuito normal. Si hay que bajar, se baja con descuento de línea, que queda registrado y se puede analizar.
- Saca el listado de precios por debajo de coste. La primera vez duele; luego se convierte en una revisión de cinco minutos al mes.
Cuando los precios salen solos, la cadena de presupuesto a factura deja de ser un sitio donde meter la mano. El presupuesto que aceptó el cliente se convierte en pedido con líneas nuevas enlazadas al origen y el precio viaja intacto hasta la factura, sin que nadie lo vuelva a teclear.
Y cuando el proveedor te facture a un precio distinto del que pediste —que lo hará—, ya sabrás qué clientes se ven afectados antes de que te lo digan ellos.