Necesitas 400 metros de tubo y pides precio a tres. El primero contesta con un PDF con membrete. El segundo escribe los precios en el cuerpo del correo, sin IVA y sin decir el plazo. El tercero llama por teléfono y te lo canta, y tú lo apuntas en el cuaderno.
Montas un Excel, pones tres columnas, decides, pides al que sale más barato. Tres semanas después llega la factura y no cuadra. Buscas el Excel: estaba en el escritorio del portátil que se cambió en febrero.
Esto no pasa por desorden. Pasa porque la oferta de compra no tiene sitio donde vivir. La de venta sí: cuando tú ofertas a un cliente, haces un presupuesto en el sistema, con su número y su fecha. Cuando te ofertan a ti, el documento se queda en el correo.
Lo que no se ve en la columna del precio
Comparar por precio unitario es lo natural y casi siempre es incompleto. Estos cinco factores mueven la decisión más de lo que la gente cree:
| Factor | Pregunta concreta | Cómo se convierte en dinero |
|---|---|---|
| Precio unitario | ¿Es el neto o lleva descuento pendiente? | Directo |
| Portes | ¿Pagados, debidos, gratis a partir de X? | Divide el porte entre las unidades del pedido |
| Mínimo de pedido | ¿Me obliga a comprar 500 si necesito 400? | Las 100 de más son dinero parado hasta que se usen |
| Plazo de entrega | ¿Días naturales o laborables? ¿Desde el pedido o desde el pago? | Rotura de stock o compra de urgencia a otro precio |
| Condiciones de pago | ¿Contado, 30 días, 60 días? | 60 días sobre 12.000 € es financiación gratis |
Un ejemplo verosímil con números pequeños. Tres ofertas por 400 metros de tubo:
- Proveedor A: 4,10 €/m, portes 60 €, mínimo 400 m, 15 días, pago a 30 días. Total 1.700 €.
- Proveedor B: 3,95 €/m, portes 95 €, mínimo 500 m, 10 días, pago al contado. Total 2.070 € por 500 m, de los que sobran 100 m.
- Proveedor C: 4,25 €/m, portes incluidos, sin mínimo, 3 días, pago a 60 días. Total 1.700 €.
B es el más barato por metro y el que más dinero saca hoy de tu caja. C es el más caro por metro, cuesta lo mismo que A en total, entrega en tres días y te financia dos meses. Si el material lo necesitas el jueves, C gana con claridad y la columna del precio unitario no lo decía.
La regla del coste puesto en tu almacén
Para que la comparación sea justa, todas las ofertas tienen que llevarse al mismo terreno: qué cuesta cada unidad puesta en tu almacén y lista para usar. Eso significa sumar al precio los portes prorrateados, los seguros, el embalaje no retornable y cualquier gasto que no puedas repercutir. Y significa restar los descuentos que sean seguros, nunca los que dependen de un volumen anual que quizá no alcances.
Ese coste puesto es también el que debería acabar en tu ficha de artículo, porque es el que da un margen real. Si valoras tu almacén con el precio de la línea de la factura y los portes van por otro lado, tu coste medio está sistemáticamente por debajo de la realidad.
Los tres criterios que no son dinero
Además de lo cuantificable, hay tres cosas que deciden y que conviene escribir en la oferta aunque no tengan columna:
- Fiabilidad de plazo. No lo que promete, lo que cumplió las últimas cinco veces. Si tu sistema guarda los pedidos y las recepciones, ese dato existe: es la diferencia entre la fecha prevista y la fecha del albarán. Un proveedor que promete 10 días y cumple 12 siempre es mejor que uno que promete 5 y entrega entre 4 y 20.
- Cómo sirve lo incompleto. Hay proveedores que si no tienen todo, no mandan nada. Otros mandan lo que hay y completan. Ninguna de las dos formas es mala en abstracto, pero cambia mucho tu manera de trabajar con las recepciones parciales.
- Qué pasa cuando hay un problema. Devoluciones, material defectuoso, quién paga el porte de vuelta. Preguntarlo antes de comprar es incómodo; preguntarlo después es carísimo.
Por qué la oferta debe estar dentro del sistema
Una oferta de compra guardada como documento —con su proveedor, su fecha, su validez, sus líneas y sus condiciones— resuelve cuatro cosas de golpe:
- Se puede comparar sin transcribir. Las líneas están normalizadas por artículo, así que comparas manzanas con manzanas aunque cada proveedor use su propia referencia.
- Se puede consultar dentro de seis meses. «¿A cuánto nos ofertó este tubo Suministros López en abril?» es una pregunta que se contesta en diez segundos o en cuarenta minutos, según dónde esté la oferta.
- Se puede auditar la decisión. Si compraste a la segunda más barata, que se vea por qué: el plazo, el mínimo, el histórico de incumplimientos.
- Se convierte en pedido sin volver a teclear. Y esta es la que ahorra el tiempo de verdad.
En PlanerGes las ofertas de compra son un documento del módulo de Compras, igual que los pedidos, los albaranes y las facturas, y viven en la ficha del proveedor con todo lo demás.
Convertir la que gana, no copiarla
Cuando eliges, la oferta ganadora se convierte en pedido. Y aquí importa cómo se convierte. Copiar y pegar un documento en otro es rápido y deja dos papeles sueltos que se parecen. Convertir de verdad significa que el pedido nace con líneas nuevas enlazadas a las de la oferta, no compartidas con ella.
La diferencia se nota el día que las cosas no salen redondas:
- Puedes pedir solo parte de la oferta —200 de los 400 metros— y la oferta sabe qué le queda pendiente.
- Puedes cambiar el precio en el pedido si al final negociaste otro, sin que se altere la oferta original, que es un documento histórico.
- Cuando llegue la factura del proveedor a un precio distinto, tienes la cadena entera para discutir: oferta, pedido, albarán y factura. De eso va cuadrar los tres papeles y también qué hacer cuando el proveedor factura a otro precio.
El caso del proveedor que no manda documento
Sigue habiendo mucho precio dado por teléfono, y no pasa nada. La solución no es exigirle un PDF al proveedor de siempre: es que tú crees la oferta en el sistema con lo que te ha dicho, con una nota de que es un precio telefónico y con quién lo dio. Tres minutos. Lo que no puede ser es que ese precio viva en un cuaderno o en la cabeza del jefe de compras.
Y si el proveedor sí manda PDF, adjúntalo a la oferta. El documento estructurado sirve para comparar; el PDF original sirve para discutir.
Por dónde empezar el lunes
No cambies todo el proceso de compras de golpe. Haz esto con la próxima compra que pase de 1.000 €:
- Pide precio a tres, siempre por escrito o anotando lo que te digan por teléfono.
- Pide explícitamente las cinco condiciones de la tabla: precio, portes, mínimo, plazo y forma de pago. Muchos proveedores no las ponen si no las pides.
- Crea las tres ofertas en el sistema, aunque una la teclees tú.
- Calcula el coste puesto en tu almacén de las tres, no el precio unitario.
- Decide, escribe en una línea por qué has elegido esa, y convierte la ganadora en pedido.
- Cuando llegue el material, compara la fecha real con la prometida. Ese dato es la mitad de tu próxima decisión.
Al tercer o cuarto proveedor comparado así, empezarás a tener algo que ningún Excel te dio nunca: un histórico de a cuánto te ofertaron y quién cumplió.