Marzo, distribuidora de recambios. Se cuenta el almacén y aparece una referencia con 140 unidades cuando el sistema decía 128. Doce de más. El responsable teclea la línea del inventario, ve una casilla que pone «precio», y como tiene delante la última factura del proveedor, escribe 14,20.
Aparentemente ha sido más completo que si la hubiera dejado en blanco. En realidad acaba de cambiar la valoración de las 140 unidades, no de las 12. El artículo llevaba dos años a un coste medio de 9,80 porque se compró casi todo en una promoción, y ahora vale 14,20. En el cierre de marzo ese artículo aporta 1.988 euros de existencias en vez de 1.372, y el margen de las ventas de abril baja sin que nadie haya cambiado un precio de venta.
Esa casilla es una de las que más dinero mueve de todo el ERP, y casi nadie la explica.
Qué hace exactamente cada opción
Recordemos cómo funciona la valoración por coste medio ponderado: cada entrada de mercancía mezcla su precio con lo que ya había, en proporción a las unidades, y sale un coste unitario nuevo. Las salidas se valoran a ese coste y no lo modifican. Si necesitas el recordatorio completo, está en coste medio ponderado explicado con números.
Un ajuste de inventario es un movimiento más en ese libro. Y tiene dos comportamientos posibles:
Sin precio. El ajuste entra al coste medio que el artículo ya tenía. Suben o bajan las unidades, y el valor total del almacén sube o baja en consecuencia, pero el coste unitario queda exactamente igual. Es un movimiento neutro en valoración unitaria.
Con precio. El ajuste entra con el precio que has escrito y repondera el coste medio ponderado del artículo, igual que haría una compra. A partir de ese momento, todas las salidas se valoran al coste nuevo.
Con el ejemplo de arriba, los números:
| Situación | Unidades | Coste unitario | Valor | |
|---|---|---|---|---|
| Antes | Según el sistema | 128 | 9,80 | 1.254,40 |
| Sin precio | Ajuste de +12 al coste actual | 140 | 9,80 | 1.372,00 |
| Con precio 14,20 | Ajuste de +12 reponderando | 140 | 10,18 | 1.425,60 |
Fíjate en la tercera fila: el coste medio no se va a 14,20, se va a 10,18, porque las 12 unidades nuevas se mezclan con las 128 que ya estaban a 9,80. Reponderar no es sustituir. Esto es importante porque mucha gente pone precio esperando «corregir» la valoración y lo que consigue es moverla un poco, en una dirección que luego no sabe explicar.
Y hay un caso peor: el ajuste negativo con precio. Si cuentas de menos y encima pones precio, estás sacando unidades a un coste distinto del que tenían, y el coste medio del resto se descoloca en el sentido contrario al que esperabas. Los ajustes a la baja, salvo casos muy justificados, van siempre sin precio.
La regla corta
Si tuviera que dejar una sola frase pegada en el monitor de quien teclea inventarios sería esta:
El precio se pone cuando sabes lo que costó de verdad lo que tienes delante. Si solo sabes cuántas unidades hay, deja la casilla vacía.
Desarrollada en cuatro situaciones concretas:
- He contado mal y ahora cuento bien. Sin precio. La mercancía siempre estuvo ahí, se compró cuando se compró y ya está valorada. Solo estás corrigiendo el número de unidades.
- Rotura, merma, caducidad, robo. Sin precio. Se van unidades al coste que tenían; eso es justamente la pérdida que quieres reflejar.
- Stock inicial al arrancar el ERP. Con precio, obligatoriamente. Si cargas el almacén de partida sin precio, entra todo a coste cero y te encuentras vendiendo con un margen del 100 % durante meses hasta que la primera compra empieza a reponderar. Es el error de arranque más caro y más frecuente.
- Entrada antigua que nunca se registró y de la que tienes la factura. Con precio, el de la factura. Aquí el precio es un dato real, no una estimación.
Y una situación que merece capítulo aparte, la del que quiere «poner bien» la valoración de un artículo que sabe mal valorado. Es legítima, pero exige entender que reponderas, no sustituyes: si tienes 200 unidades a 4,00 que en realidad valen 7,00 y metes un inventario de 200 con precio 7,00 esperando que quede a 7,00, no quedará a 7,00. Para eso lo que hay que hacer es sacar a cero y volver a entrar con el precio correcto, en dos movimientos, o usar el mecanismo de regularización de valor si tu sistema lo tiene separado. Nunca confíes en que un inventario «arregla» un coste.
De dónde salen las valoraciones equivocadas
Antes de correr a poner precios, conviene saber por qué un artículo está mal valorado. Las causas habituales, por frecuencia:
- Portes, aduanas o seguros que no se imputaron a la mercancía y se contabilizaron como gasto suelto. El artículo entró más barato de lo que costó de verdad. Se resuelve repartiendo esos gastos sobre el coste del artículo, no arreglándolo después con un inventario.
- Un albarán de proveedor grabado con el precio de tarifa en vez del pactado, que luego la factura corrigió sin que nadie tocara el movimiento de almacén.
- Una entrada tecleada con la unidad equivocada: 10 cajas al precio de la unidad suelta, o al revés. Produce costes unitarios ridículos, fáciles de detectar si los buscas.
- El propio arranque del sistema, con el stock inicial mal cargado. Este arrastra durante años.
Corregir el síntoma con un inventario con precio no arregla la causa: el mes que viene volverás a tener el mismo problema.
Qué pasa en el cierre
En el cierre de ejercicio la valoración del almacén es una cifra que sale de tu sistema y va a las cuentas anuales. Tres consecuencias de esta decisión que conviene tener claras:
- Un inventario con precio en diciembre cambia el resultado del ejercicio, porque cambia las existencias finales. No es un ajuste técnico: es una cifra que revisa tu asesoría y que, si es grande, te van a preguntar de dónde sale.
- Debe quedar justificado por escrito. La observación del inventario es el sitio. «Regularización de coste por portes no imputados en las entradas de abril a septiembre, según factura del transitario» es una explicación. «Ajuste» no lo es.
- Y una vez revisado, el periodo se cierra. La fecha de bloqueo de kardex impide que alguien cuele en enero un movimiento con fecha de diciembre y te mueva unas existencias que ya has presentado. Si tu sistema no tiene ese cerrojo, la valoración de cierre es una foto que puede cambiar sola.
Esa tercera es la que más tranquilidad da el año que alguien pregunta por qué la cifra de existencias del informe de febrero no coincide con la que se firmó.
Cómo se lee después
Lo bueno de que el inventario sea un movimiento y no una edición del campo «existencias» es que se puede leer. En el extracto del artículo aparece la línea de regularización con su fecha, su documento y su usuario, y al lado el coste medio resultante. Si el salto de valoración de marzo te descuadra el margen de abril, abres el extracto y lo ves en diez segundos.
Así funciona en PlanerGes: el libro de movimientos es la verdad, las existencias y la valoración son fotos reconstruibles, y el ajuste de inventario se calcula a partir de la cantidad objetivo que has contado. Poner o no poner precio es una decisión explícita de esa línea, y queda registrada como cualquier otra.
La comprobación de cinco minutos antes de validar
- Filtra las líneas del inventario que llevan precio. Deberían ser pocas y deberías poder decir en voz alta por qué cada una lo lleva.
- De esas, comprueba que ninguna es un ajuste negativo. Si la hay, mírala dos veces.
- Compara el coste medio antes y después en los cinco artículos de más valor. Si alguno se mueve más de un 10 % y no lo esperabas, para y revisa.
- Mira si hay artículos que quedan a coste cero. Es la señal inequívoca de una carga inicial hecha sin precio.
- Escribe el motivo en la observación, con nombres propios: qué documento, qué factura, qué periodo. Dentro de un año lo agradecerás tú.
Y una recomendación final que ahorra discusiones: haz dos inventarios distintos. Uno de cuadre de unidades, sin precio, que puedes hacer cuantas veces quieras y no toca la valoración de nada. Y otro, con precio, solo para las regularizaciones de valor que puedas justificar con un documento encima de la mesa. Mezclar las dos cosas en el mismo recuento es lo que convierte un sábado de contar cajas en un problema contable de marzo.