El pedido entró un martes de mayo: 18.400 USD, un cliente nuevo de Florida al que llegasteis por una feria. Servisteis en junio, facturasteis en junio y el cliente pagó en agosto, puntual, sin una sola incidencia. Cuando el banco abonó la transferencia, en la cuenta aparecieron 16.640 €. Tú tenías anotado en tu hoja que aquello eran 16.950 €.
Nadie se ha equivocado. Entre el día que emitiste la factura y el día que el dinero entró, el euro se movió un uno y pico por ciento, y ese uno y pico por ciento son 310 € que no están en ninguna factura, en ningún albarán y en ningún pedido. Están en la diferencia entre dos fechas.
Facturar en otra moneda no es complicado. Lo complicado es hacerlo con un sistema que solo sabe pensar en euros, porque entonces te obliga a llevar la conversión a mano, en una columna aparte, y esa columna acaba siendo la única versión de la verdad que no cuadra con nada.
La regla que lo ordena todo: dos importes, siempre
Un documento en divisa tiene que guardar cada importe dos veces: en la moneda en la que se pactó la operación y en la moneda en la que tú llevas tus cuentas. No uno u otro según convenga: los dos, en la misma línea, a la vez.
Suena redundante hasta que ves para qué sirve cada cosa:
| Importe | Para qué se usa |
|---|---|
| En moneda del documento | Lo que ve el cliente, lo que reclamas, lo que compara con su pedido |
| En moneda local | Tu margen, tu previsión de tesorería, el libro de IVA, lo que le pasas a la asesoría |
| Tipo de cambio del documento | El puente entre los dos, y la prueba de con qué criterio lo calculaste |
Si solo guardas la moneda del cliente, no puedes sumar tus ventas del mes ni saber tu margen sin abrir una calculadora. Si solo guardas euros, no puedes emitir una factura correcta ni contestar cuando el cliente pregunta por qué le reclamas 18.400 y no 18.700.
En PlanerGes cada importe existe en las dos monedas desde la primera línea del presupuesto, con el tipo de cambio guardado en el propio documento: es lo que hace que la misma factura sirva para el cliente y para tu contabilidad sin duplicar trabajo.
Por qué el tipo de cambio se congela en el documento
Esta es la parte que más gente se salta y la que más disgustos da. El tipo de cambio de una factura no se recalcula nunca. Se fija el día que se emite el documento y se queda ahí para siempre.
Piensa en la alternativa: un sistema que consulta el cambio del día cada vez que abres la factura. Hoy tu factura de junio vale 16.950 €; mañana, sin que nadie la toque, valdrá 16.870 €. Tus ventas de junio cambian solas cada mañana y el listado que mandaste a la asesoría ya no coincide con el de hoy. Una factura emitida es un documento inmutable: si el importe en tu moneda baila, no lo es en absoluto, aunque la huella encadenada diga lo contrario.
Congelar el tipo tiene tres consecuencias prácticas que conviene aceptar de entrada:
- Cada documento de la cadena puede llevar un tipo distinto. El presupuesto de abril, el pedido de mayo y la factura de junio no tienen por qué compartir cambio. Es correcto que no lo compartan: cada uno se firmó en un momento.
- La conversión de documentos arrastra el criterio, no el número. Como al convertir se crean líneas nuevas enlazadas al origen, el documento hijo toma el tipo que le corresponde a su fecha, y sigues viendo de dónde viene cada línea.
- La diferencia entre documentos no es un error. Si el pedido decía 16.980 € y la factura dice 16.950 €, no hay que «arreglar» nada. Hay que saber leerlo.
Sobre qué tipo usar: lo razonable en una pyme es el tipo oficial publicado por el Banco Central Europeo del día de la operación, o el que tengas pactado por contrato. Lo importante no es cuál eliges, es que sea siempre el mismo criterio y que quede escrito en el documento. Cuando la asesoría te pregunte —y va a preguntar— la respuesta tiene que ser una frase, no una investigación.
Qué tiene que llevar la factura en divisa
Una factura en otra moneda lleva lo mismo que cualquier otra, más cuatro cosas. Repásalas en tu plantilla antes de emitir la primera:
- El importe total en la moneda del documento, con el código de moneda visible (USD, GBP, MXN), no solo el símbolo. El símbolo del dólar lo usan una docena de países.
- La cuota de IVA expresada también en euros, cuando la operación lleve IVA español. Si es una exportación o una operación intracomunitaria, se aplica su régimen con la mención correspondiente.
- El tipo de cambio aplicado y su fecha. No siempre es obligatorio, pero ahorra un correo de ida y vuelta cada trimestre.
- Los datos bancarios completos: IBAN, BIC y a quién van los gastos de la transferencia. Ese último punto vale dinero: «gastos compartidos» significa que te llegan entre 15 y 40 € menos.
Y una recomendación de sentido común: numera la factura en la misma serie que las demás, salvo motivo fiscal real. La moneda no es motivo para abrir una serie nueva.
La diferencia de cambio aparece al cobrar, no al facturar
Aquí está el concepto que ordena el resto. Una venta en divisa genera dos hechos en momentos distintos:
- El día de la factura nace un derecho de cobro de 18.400 USD, que en tus libros vale 16.950 € al tipo congelado.
- El día del cobro entran 16.640 € reales. La diferencia, 310 €, es un resultado por diferencia de cambio: no es más ni menos venta, es el efecto del tiempo.
Esto tiene consecuencias muy concretas en tu día a día. La primera: el vencimiento hay que seguirlo en la moneda de la factura. Si el cliente debe 18.400 USD y te llegan 18.400 USD, ha pagado del todo, aunque en euros falten 310. Un sistema que lleve el pendiente solo en euros te dejará el vencimiento abierto por una cantidad ridícula que nadie sabe cómo cerrar, y esos restos de 12 € son los que ensucian la conciliación bancaria durante años.
La segunda: la diferencia de cambio es un asunto de la contabilidad. Pacta el criterio con tu asesoría antes de que se acumulen doce meses de facturas, y pregúntale dos cosas: cómo quiere que le pases el tipo aplicado y qué hace con las facturas en divisa abiertas a cierre de ejercicio.
La tercera es la buena noticia: si el plazo es corto, el problema es pequeño. Una factura a 30 días en dólares tiene una exposición típica de entre el 1 % y el 3 %. La misma factura a 120 días puede irse al 6 % o al 8 % sin que pase nada raro en el mundo. El plazo de cobro no solo es tesorería: en divisa, el plazo es riesgo.
Antes de aceptar el primer pedido en otra moneda
No hace falta un departamento financiero. Hacen falta seis decisiones tomadas antes, y no después:
- Decide si de verdad tienes que facturar en su moneda. Muchos clientes internacionales aceptan factura en euros sin discutir. Preguntarlo es gratis y te ahorra todo lo demás.
- Fija el margen mínimo con un colchón. Si tu margen objetivo es del 22 % y la exposición de plazo es del 4 %, el precio en dólares se calcula sobre un 26 %. Ese colchón no es codicia: es el coste del tiempo.
- Escribe el criterio de tipo de cambio y guárdalo donde lo vea quien hace ofertas. Una línea: «tipo BCE del día de emisión».
- Acorta el plazo. Un 50 % por adelantado en el primer pedido de un cliente nuevo y lejano es práctica habitual en comercio exterior, y reduce a la mitad tu exposición.
- Comprueba los gastos bancarios y el coste de recepción de divisa. En importes pequeños pueden comerse el margen entero de un pedido de 2.000 USD.
- Marca en la ficha del cliente la moneda por defecto. Si el comercial tiene que acordarse cada vez, se le olvidará una vez, y esa vez será la del pedido grande.
La comprobación de cinco minutos
Coge las tres últimas facturas que hayas emitido en divisa y contesta con el sistema delante, sin abrir Excel:
- ¿Cuánto debe el cliente en su moneda ahora mismo?
- ¿A qué tipo se emitió cada factura, y ese dato está en el documento o en la cabeza de alguien?
- Si ya están cobradas, ¿cuánto entró de verdad en el banco y cuánto se quedó por el camino entre cambio y comisiones?
Si las tres respuestas salen en menos de cinco minutos, tienes la multidivisa resuelta. Si tienes que ir a buscar el correo del banco de agosto, el problema no es el dólar: es que la moneda vive fuera de tus documentos.