El correo llega un jueves por la tarde y siempre dice lo mismo: «Adjunto nuestro número de IVA. Somos operador intracomunitario, por favor emitid la factura sin IVA». Y quien está facturando hace lo lógico: copia el número que le han mandado, quita el 21 % y manda la factura.
A veces está bien. A veces está mal y no se descubre hasta dos años después, cuando alguien pide justificación de una exención que no se puede justificar y el IVA que no cobraste lo acabas pagando tú, con recargo. El problema casi nunca es de conocimiento fiscal: es que la decisión la tomó una persona a las 18:30 y no la tomó el sistema.
Sin IVA no significa lo mismo en los tres casos
Hay tres situaciones que acaban en una factura sin IVA repercutido y que la gente mete en el mismo saco. Conviene separarlas porque las pruebas que te van a pedir son distintas.
- Entrega intracomunitaria de bienes. Vendes mercancía a una empresa de otro país de la Unión Europea y la mercancía sale físicamente de España hacia ese país. Va exenta si se cumplen las condiciones, y se declara además en el resumen de operaciones intracomunitarias.
- Exportación. Vendes mercancía que sale del territorio aduanero de la Unión: Marruecos, Reino Unido, Estados Unidos, Canarias, Ceuta y Melilla a estos efectos. También va sin IVA, pero lo que justifica la exención es el despacho aduanero, no el número de IVA del cliente.
- Servicios a empresarios de otro país de la UE. Aquí no hay exención: la operación no se localiza en España y el impuesto lo declara el destinatario. Es la llamada inversión del sujeto pasivo. Formalmente se parece, pero es otra cosa.
Confundir las tres es lo que produce el clásico: una venta de bienes a un cliente italiano facturada como si fuera un servicio, sin prueba de transporte, sin comprobación del número y sin aparecer en el resumen. Tres errores de un tirón.
Lo que tienes que poder enseñar dos años después
Para una entrega intracomunitaria de bienes, esto es lo que se te va a pedir:
- Que el cliente tenga un número de operador intracomunitario válido y activo en el censo europeo (VIES) en la fecha de la operación. No en la fecha en que lo miras, en la de la operación. Que el número «exista» no basta: tiene que estar dado de alta a efectos intracomunitarios.
- Que tú también estés dado de alta como operador intracomunitario. Se olvida más de lo que parece cuando es la primera venta fuera.
- Prueba de que la mercancía salió de España hacia el otro país. Carta de porte CMR firmada en destino, albarán con acuse, factura del transportista, confirmación escrita del cliente si el transporte lo organiza él. Un solo papel rara vez convence; dos documentos independientes, casi siempre.
- La mención en la propia factura: la referencia a la disposición que ampara la exención o la expresión equivalente. En los servicios con inversión del sujeto pasivo, la mención literal «inversión del sujeto pasivo».
- La declaración informativa correspondiente al periodo, cuadrada con lo facturado.
De esos cinco, los que se caen siempre son el 1 y el 3. El número se comprobó «alguna vez» y la prueba de transporte se quedó en el correo de un comercial que ya no trabaja aquí. Por eso el sitio donde tiene que vivir la comprobación es la ficha del cliente, con fecha, y el sitio donde tiene que vivir la prueba de transporte es el documento de venta, no una carpeta.
Los campos de la ficha que deben decidir por ti
La regla de oro es que quien factura no debería tener que acordarse de nada. Cuando elige el cliente, el sistema ya sabe qué hacer. Estos son los campos mínimos que lo hacen posible:
| Campo de la ficha | Qué decide |
|---|---|
| País y territorio fiscal | Nacional, resto de la UE o tercer país; separa Canarias, Ceuta y Melilla de la península |
| Número de operador intracomunitario | El identificador que va en la factura y en la declaración informativa |
| Fecha de la última comprobación en VIES | Prueba de diligencia; conviene revisarlo al menos una vez al año y siempre en el primer pedido |
| Operación tributaria | El comportamiento fiscal del cliente: repercute IVA, exenta por entrega intracomunitaria, exenta por exportación, inversión del sujeto pasivo |
| Serie de facturación | Muchas empresas separan la serie de extranjero, y agradece tenerlo pensado desde el principio |
| Divisa y condiciones | Si factura en otra moneda, el tipo de cambio se congela en el documento |
En PlanerGes la pieza que hace el trabajo es la operación tributaria de la entidad: es la que decide si la línea lleva IVA, si va exenta o si aplica retención, y arrastra el texto que debe aparecer en la factura. El comercial no tiene que saber fiscalidad; tiene que tener la ficha bien puesta, que es otra cosa y más fácil de auditar. Si además usas series y numeración diferenciadas, revisar el trimestre es mirar una serie entera en vez de espigar facturas sueltas.
El caso que más discusiones genera: quién organiza el transporte
Cuando el transporte lo pagas y lo organizas tú, la prueba es fácil: tienes la factura del transportista y el CMR. Cuando el cliente viene a recoger con su camión —lo que en jerga se llama recogida en fábrica— la exención sigue siendo posible, pero la prueba depende de que el cliente te devuelva un documento firmado confirmando que la mercancía llegó al otro país.
Ese papel hay que pedirlo el mismo día, no el trimestre siguiente. La rutina que funciona es sencilla: el albarán sale con una copia para firmar y devolver, y hasta que no vuelve firmada, la factura no se emite o se emite con IVA. Duro, sí. Mucho menos duro que reconstruirlo dos años después.
Un detalle práctico: guarda esas pruebas donde vivan con el documento, no en el correo personal de nadie. Si tu sistema archiva lo enviado y lo recibido en la ficha del cliente —como el histórico de correos—, la confirmación del cliente queda pegada a la operación y no depende de que nadie ordene su bandeja de entrada.
Cuatro errores que se repiten cada trimestre
- Facturar sin IVA a un cliente extranjero que es un particular. El número que te mandó era su identificador nacional, no uno intracomunitario. A particulares de la UE se les repercute IVA, con las reglas propias de la venta a distancia si es tu caso.
- Facturar sin IVA una entrega que no sale de España. El cliente es francés pero la mercancía se queda en su nave de Zaragoza. No hay transporte intracomunitario, hay una venta interior.
- Meter la exención por exportación en el saco intracomunitario. Reino Unido y Canarias no van al resumen de operaciones intracomunitarias. Si aparecen, el descuadre salta.
- No cuadrar lo declarado con lo facturado. Un abono de diciembre que no se refleja, una factura anulada mal, y el resumen deja de coincidir con el libro. Aquí ayuda revisar el registro de IVA antes de presentar, no después.
La comprobación de cinco minutos
Antes de cerrar este trimestre, saca el listado de facturas de venta sin IVA repercutido y hazte cuatro preguntas por cada línea:
- ¿El cliente tiene número de operador intracomunitario y consta comprobado, con fecha?
- ¿La mercancía salió de España y tengo el papel que lo demuestra, guardado con el documento?
- ¿La factura lleva la mención correcta, la de exención o la de inversión del sujeto pasivo según el caso?
- ¿Esta operación aparece en la declaración informativa del periodo, y por el mismo importe?
Si alguna respuesta es «creo que sí», trátala como un «no» y resuélvela ahora, que aún tienes el correo del transportista a mano. Y luego arregla la causa: casi siempre es un campo vacío en una ficha de cliente que se creó con prisa hace tres años.