El repartidor entrega en la obra, el encargado firma el albarán sin mirarlo y lo deja en la caseta. Dos semanas después llama el jefe de compras del cliente, que sí lo ha mirado: en ese papel pone 3,80 € el metro y en el pedido que él negoció en marzo pone 3,42 €.
Tienes razón —el 3,80 es tarifa general y a él se le factura con su descuento pactado, que no está en la línea del albarán sino en la cabecera del acuerdo—, pero da igual. Vas a dedicar cuarenta minutos a explicar un papel que no tenía que haber salido con precios.
Y al mes siguiente pasa lo contrario: un cliente de mantenimiento se niega a pagar la factura porque «no sabe qué es cada entrega» y te pide que le mandes los albaranes valorados de los seis servicios del mes.
Los dos tienen razón. El albarán valorado no es mejor ni peor: es para unos clientes y no para otros, y esa decisión se toma cliente a cliente, no de una vez para toda la empresa.
Qué es realmente un albarán valorado
Un albarán es la prueba de una entrega: qué se ha servido, cuánto, cuándo y quién lo recibió. Nada de eso necesita un importe. Que lleve precios es una decisión añadida.
Cuando decimos «valorado» normalmente hablamos de tres niveles distintos, y conviene no mezclarlos:
- Sin valorar. Solo referencia, descripción, cantidad y bultos. Lo que necesita el que descarga.
- Valorado a precio de venta. Precio unitario, descuento, importe de línea y total. Lo que necesita el que aprueba el gasto.
- Valorado con impuestos. Además, base, IVA y total con impuestos. Ojo con este: un albarán con IVA desglosado se parece tanto a una factura que hay clientes que lo contabilizan por error y luego te pagan dos veces la misma mercancía, o ninguna.
La regla práctica es que el nivel 3 casi nunca hace falta. Si el cliente necesita el desglose fiscal, lo que necesita es la factura.
Los tres lectores del mismo papel
El albarán lo leen tres personas distintas y ninguna quiere lo mismo:
| Quién lo lee | Qué necesita | Precios |
|---|---|---|
| El transportista | Bultos, peso, destino, contacto | No |
| Quien recibe en el almacén del cliente | Referencia, descripción, cantidad, lote si aplica | No |
| Quien aprueba y paga en el cliente | Qué se sirvió y cuánto cuesta, entrega a entrega | Sí |
| Tu comercial y tu jefe de almacén | Cantidad servida, pendiente, y el coste para saber el margen | Coste, no precio |
Fíjate en la última fila: el albarán que le interesa a tu empresa lleva importes, sí, pero no los mismos. A ti te importa el coste de lo que ha salido, porque de ahí sale el margen real de esa entrega. Al cliente le importa el precio de venta. Son dos documentos con las mismas líneas y dos columnas diferentes.
Esa es la trampa de plantear el debate como «valorado sí o no». La pregunta correcta es: valorado ¿para quién?
Cuándo interesa que lleve precios
- Obra y suministro continuado. El jefe de obra certifica por entregas. Si cada albarán lleva su importe, la factura de fin de mes es una suma que él ya ha aprobado tres veces. Si no lo lleva, la factura llega de golpe y se discute entera.
- Cliente que valida entrega a entrega. Mantenimientos, servicios técnicos, consumibles de oficina. Aquí el albarán valorado es lo que evita la llamada de «esta factura de qué es».
- Clientes con muchas referencias y precios variables. Fruta, chatarra, materiales por cotización diaria. El precio del día pertenece a la entrega, no al mes.
- Cuando el albarán funciona como recibo. Venta en mostrador con entrega posterior, o cliente que paga contra entrega.
Cuándo es mejor que no
- Cuando lo firma quien no debe verlo. Un mozo de almacén, un vigilante, el encargado de la obra. Un precio en manos de quien no negoció es una conversación garantizada.
- Cuando el precio real está negociado «arriba». Rappel anual, descuento de grupo, condición marco. El precio de línea del albarán no es el precio final y va a confundir sistemáticamente.
- Cuando el albarán viaja con el transportista. El transporte no debe llevar el valor de la mercancía en un papel visible, ni por confidencialidad ni por seguridad.
- Cuando compites por precio en la misma calle. Un albarán valorado es un tarifario que sale de tu empresa cada día en manos ajenas.
Si dudas, empieza sin valorar. Añadir precios a petición es trivial; retirarlos después de un año es una conversación.
Qué manda si el precio cambia entre el albarán y la factura
Esta es la pregunta técnica de verdad, y la respuesta depende de cómo esté hecho tu programa.
Cuando el albarán se convierte en factura hay dos maneras de resolverlo. La mala: la factura y el albarán comparten la misma línea, así que si tocas el precio en la factura, el albarán que el cliente firmó cambia solo. Has reescrito un documento entregado. La buena: la conversión crea líneas nuevas enlazadas al albarán de origen, con su precio propio. Cambias el importe en la factura y el albarán sigue diciendo lo que decía el día de la entrega. Lo desarrollamos entero en por qué las líneas de una conversión deben ser nuevas.
Con líneas nuevas, además, puedes decidir la política que quieras y defenderla:
- Manda el precio del albarán. Lo pactado el día de la entrega. Es lo habitual en obra y en productos con precio de cotización.
- Manda la tarifa del día de facturar. Se recalcula al facturar. Habitual cuando el albarán no iba valorado y el precio se fija en la revisión mensual.
- Manda lo que diga el pedido. El pedido es el contrato, el albarán es la entrega y la factura solo suma. Es la más limpia si trabajas con tarifas y descuentos bien modelados.
Lo importante no es cuál elijas: es que sea una y que esté escrita. La mayoría de los descuadres de fin de mes vienen de que unos albaranes se facturaron con una política y otros con otra, según quién hiciera la facturación ese día.
Y un aviso: si has entregado albaranes valorados y luego facturas a un precio distinto, prepárate para justificarlo. El papel firmado siempre gana la discusión.
El albarán valorado hacia dentro
Aunque tu cliente reciba el albarán limpio, tu empresa necesita el valorado. Y con el coste, no con el precio.
Cuando el albarán mueve stock, cada línea deja constancia de las existencias resultantes y del coste medio del artículo en ese momento. Eso convierte cada entrega en una fila con margen calculable: precio de venta menos coste de esa salida concreta. No es el margen teórico de la tarifa, es el de verdad, y es el que sirve para analizar rentabilidad por artículo y cliente.
Ese albarán interno tiene otra función menos glamurosa: cuadrar el pendiente. Si sirves un pedido en tres entregas, cada albarán descuenta lo suyo del pedido y el pendiente baja solo, como contamos en servir un pedido en varias entregas. El día que falte una entrega en la factura, el pendiente te lo dice antes que el cliente.
Dos plantillas, un documento
La solución práctica no es elegir. Es tener el mismo albarán con dos impresiones distintas: una con importes y otra sin ellos.
En PlanerGes el PDF de cualquier documento se genera al vuelo sobre plantillas de informe propias, y puedes pedir el mismo albarán con una plantilla u otra. Como no se archiva una copia congelada, no hay riesgo de que la versión valorada y la limpia digan cosas distintas: las dos salen del mismo documento.
A partir de ahí, la decisión de qué plantilla usar es del cliente, no del documento. Se marca en su ficha una vez y deja de pensarse.
Por dónde empezar el lunes
- Coge tu listado de clientes activos y marca en tres columnas: entrega en obra, valida entrega a entrega, tarifa negociada arriba. Con eso ya tienes decidido quién lleva precios y quién no.
- Revisa si tu albarán actual saca IVA desglosado. Si lo saca y no lo necesitas, quítalo: te ahorra clientes que lo contabilicen como factura.
- Escribe en una línea la política de precio al facturar —albarán, tarifa del día o pedido— y dísela a todo el que facture. Una sola.
- Haz esta prueba: crea un albarán a 10 €, factúralo cambiando el precio a 9 € y vuelve al albarán. Si ahora pone 9 €, tu sistema reescribe documentos entregados y eso es lo primero que hay que resolver.
- Prepara la impresión sin precios y prueba a mandársela al cliente que más discute las facturas. Muchas veces la discusión no era del precio: era que no entendía qué le habías entregado.