3 de julio, 8:15. El jefe de taller escribe al grupo: «¿Al final Javi tiene vacaciones la semana que viene o no?». Contestan cuatro personas con tres versiones distintas. Javi lo pidió en abril por WhatsApp, se lo dijeron de palabra en el pasillo y él lo dio por hecho. La responsable de administración tiene un Excel donde constan ocho días de Javi, pero él dice que fueron seis porque el 1 de mayo era festivo.
Nadie miente. Simplemente, no hay un sitio donde esté escrito.
Y este mismo hilo se repite en la misma empresa unas veinte veces al año, en verano, en Navidad y en cada puente. Multiplícalo por 34 personas de plantilla.
Lo que falla no es el orden, es el circuito
La reacción típica es «hay que ser más ordenados». No: hay que tener un circuito. Unas vacaciones pasan por cinco estados y cada uno tiene que quedar registrado con fecha y con nombre:
- Solicitadas: alguien pide un rango concreto.
- Calculadas: el sistema dice cuántos días laborables consume ese rango de verdad.
- Aprobadas o denegadas: quien tiene autoridad decide, y queda escrito quién y cuándo.
- Reflejadas: esos días aparecen en el calendario y en el registro de jornada como lo que son.
- Descontadas: el saldo del ejercicio baja solo, sin que nadie reste a mano.
Cuando falta cualquiera de los cinco, aparece el hilo de WhatsApp de julio.
Se pide un rango, no un número de días
Este es el cambio de mentalidad importante y el que más resistencia genera al principio: la persona no dice «me cojo seis días». Dice «del 14 al 25 de julio». El número de días lo calcula el sistema, y lo calcula bien.
¿Por qué importa tanto? Porque el número de días que consume un rango depende de cosas que la persona no tiene por qué saber de memoria:
| Factor | Ejemplo real |
|---|---|
| Festivos nacionales | El 15 de agosto cae dentro del rango y no se cuenta |
| Festivos autonómicos y locales | La fiesta patronal del municipio de tu nave, distinta de la de tu delegación |
| Días sin jornada en su horario | Quien libra los viernes por la tarde, o quien tiene jornada de cuatro días |
| Jornada intensiva de verano | Cambia el cómputo si el convenio mide en horas y no en días |
| Fin de semana | Obvio, y aun así es la fuente número uno de discusiones |
Si el sistema conoce el calendario de festivos y el horario semanal de esa persona concreta —con sus tramos, sus turnos y sus días sin jornada, como se explica en horarios partidos, turnos y jornada de noche—, el cálculo deja de ser opinable. Del 14 al 25 de julio son 10 días laborables. Punto. Ya no hay una versión de Javi y otra de administración.
Un matiz que conviene decidir por escrito antes de configurar nada: si tu convenio cuenta vacaciones en días laborables o en días naturales. No es lo mismo y es la causa de la mitad de los desajustes de cupo. Escríbelo, aplícalo igual para todo el mundo y no lo cambies a mitad de ejercicio.
Aprueba quien tiene que aprobar
Un circuito de aprobación sirve de poco si acaba siendo «el que estaba delante cuando se preguntó». Lo sano es que la autorización sea un permiso explícito, no un cargo: en PlanerGes las solicitudes de vacaciones y permisos las aprueba quien tiene la marca de RRHH, y ese dato queda guardado en la propia solicitud junto con la fecha.
Eso resuelve tres cosas de golpe:
- El responsable de área puede opinar, pero la aprobación es una sola. Se acabó el «me lo dijo mi encargado» frente a «a mí no me consta».
- La denegación también se registra, con motivo. Es información valiosísima en diciembre, cuando alguien reclame días que «pidió y nunca le contestaron».
- La persona ve el estado de su solicitud sin preguntar a nadie. El 80 % del ruido de WhatsApp es gente comprobando si su petición sigue viva.
Del día aprobado al registro de jornada
Aquí está la parte que casi ningún Excel resuelve. Un día de vacaciones aprobado no es solo una marca en un calendario compartido: es un día en el que esa persona no va a fichar, y tu registro de jornada tiene que saber por qué.
Si no lo sabe, el 14 de julio Javi aparece como una ausencia sin justificar. Y en una revisión —de las que cuenta qué te exige exactamente la ley del registro de jornada— una ausencia sin explicación es exactamente lo que no quieres tener.
Por eso las vacaciones aprobadas se comportan como el resto de incidencias del día a día: quedan reflejadas en el registro con su tipo, igual que una visita al médico o una jornada de formación, según el catálogo de incidencias configurables que hayas montado. La diferencia es que estas, además, descuentan de un cupo anual.
El saldo: los cinco números que hay que poder ver
A mitad de año, la pregunta «¿cuántos días me quedan?» debería tener una respuesta de un vistazo. Y esa respuesta no es un número, son cinco:
| Concepto | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Cupo del ejercicio | Lo que le corresponde según convenio y antigüedad | 22 |
| Arrastre del año anterior | Días que el convenio permite disfrutar hasta cierta fecha | 3 |
| Disfrutados | Días ya pasados y registrados | 9 |
| Aprobados pendientes | Aprobados, pero aún en el futuro | 10 |
| Solicitados sin resolver | Pedidos y esperando decisión | 2 |
Disponible real = 22 + 3 − 9 − 10 − 2 = 4 días. Si tu sistema solo te enseña «disfrutados» y «cupo», Javi cree que le quedan 16 y planifica agosto contando con ellos. El conflicto está servido y no es culpa suya.
Ese mismo cuadro, visto por toda la plantilla a la vez, es la herramienta de planificación de verano. Sin él, la única forma de saber si puedes aprobar la semana de alguien es acordarse de quién más la pidió.
Anular unas vacaciones ya aprobadas
Pasa: se cae un cliente importante, hay una baja imprevista, la persona cambia de planes. Y aquí es donde muchos sistemas hacen lo peor posible, que es borrar.
No se borra. Una solicitud aprobada que se anula deja rastro de las dos cosas: la aprobación que hubo y la anulación posterior, con quién la pidió, quién la autorizó y por qué. Es el mismo principio que rige todo el módulo de presencia: el libro de registros es inalterable y corregir algo es añadir un contraapunte autorizado, nunca hacer desaparecer lo anterior. Los días vuelven al saldo, pero la historia se conserva entera.
Tres reglas prácticas para que la anulación no se convierta en un agujero:
- Anular exige motivo. Siempre. Aunque sea una línea.
- Si los días ya se han disfrutado, no se anulan. Se corrige el registro de esos días concretos, que es otra operación distinta y con su propia autorización.
- La devolución al cupo es automática, la conversación no. Que el sistema devuelva los días no exime de avisar a la persona; simplemente hace que el número esté bien mientras habláis.
La comprobación de cinco minutos
Antes del próximo verano, contesta estas cinco preguntas sobre tu empresa. Si alguna te obliga a preguntar a alguien, ahí tienes el trabajo:
- ¿En qué pantalla se ve cuántos días le quedan hoy a una persona concreta, contando lo aprobado pendiente?
- ¿Quién aprobó la última solicitud, y en qué fecha? ¿Se puede demostrar?
- Del 14 al 25 de julio, ¿cuántos días consume alguien con jornada de cuatro días a la semana? ¿Lo calcula el sistema o lo calcula una persona?
- ¿Están cargados los festivos locales de cada centro de trabajo de este año?
- ¿Qué queda escrito cuando se anulan unas vacaciones aprobadas?
La cuarta es la que suspende casi todo el mundo, y es la de arreglo más barato: media hora de configuración en enero y desaparece la discusión de todo un año.