«Marta sale a las once, que tiene médico.»
El encargado lo sabe. Se lo ha dicho ella el lunes. También sabe que Javier hizo un curso el martes por la tarde, que Nuria vino tarde el jueves porque llevaba al niño al pediatra y que Antonio pidió media mañana de asuntos propios. Todo eso está en su cabeza, y en un cuaderno con la letra pequeña.
Llega fin de mes. Alguien tiene que decir cuántas horas ha hecho cada uno, qué se descuenta, qué se recupera y qué va a nómina. Y esa persona empieza a llamar por teléfono.
El problema no es la falta de un programa. Es que nadie ha decidido de antemano qué tipos de ausencia existen y cómo se trata cada uno. Mientras eso no esté escrito, cualquier herramienta se limita a digitalizar la duda.
Las tres preguntas que definen una incidencia
Un tipo de incidencia no se define por su nombre. Se define por cómo contesta a tres preguntas, y las tres son independientes:
- ¿Computa como tiempo de trabajo? Es decir, ¿suma en el saldo de horas de esa persona como si hubiera estado trabajando?
- ¿Es retribuida? ¿Se cobra ese tiempo?
- ¿Necesita aprobación previa? ¿Puede la persona ausentarse y avisar después, o hay que autorizarlo antes?
Que sean independientes es la clave y lo que más cuesta interiorizar. Hay ausencias que computan y se pagan. Hay ausencias que se pagan pero no computan como trabajadas. Y hay ausencias que no se pagan y que además obligan a recuperar. Meterlas todas en el mismo saco llamado «falta» es de donde salen las discusiones de julio.
Una tabla de partida (revísala con tu convenio)
Esta es una tipificación razonable para una pyme española. No la copies sin más: los permisos retribuidos, sus duraciones y qué se considera tiempo de trabajo dependen del Estatuto y, sobre todo, de tu convenio colectivo. Úsala como plantilla para tener la conversación con tu asesoría laboral.
| Incidencia | Computa | Retribuida | Aprobación previa | Justificante |
|---|---|---|---|---|
| Médico de cabecera o especialista | Según convenio | Según convenio | Aviso previo | Sí, volante |
| Acompañamiento a familiar | Según convenio | Según convenio | Sí | Sí |
| Formación pedida por la empresa | Sí | Sí | Sí | No |
| Formación propia del trabajador | No | No | Sí | No |
| Asuntos propios | Según convenio | Según convenio | Sí | No |
| Vacaciones | No, es jornada no laborable | Sí | Sí | No |
| Baja por enfermedad | No | Gestiona la Seguridad Social | No | Parte de baja |
| Permiso por mudanza, boda, fallecimiento | Sí | Sí | Aviso | Sí |
| Ausencia no justificada | No | No | No | No |
| Recuperable pactada | No, se recupera | Sí, al recuperarse | Sí | No |
| Trabajo fuera de la oficina | Sí | Sí | Aviso | No |
Fíjate en las dos filas de formación. Es el mismo hecho —una persona sentada en un aula— con tratamiento opuesto según quién la haya pedido. Por eso el tipo no puede ser «formación» a secas.
Y fíjate en «trabajo fuera de la oficina», que mucha gente no clasifica como incidencia. Lo es: es tiempo trabajado sin fichaje en el sitio habitual, y si no existe el tipo, acaba registrado como una ausencia y hay que arreglarlo a mano cada semana.
El justificante y quién lo mira
Pedir justificante no es desconfianza, es la única forma de que el trato sea igual para todo el mundo. Pero conviene ser realista:
- Exige justificante solo donde de verdad lo vayas a mirar. Un tipo de incidencia que pide papel y nadie revisa es peor que uno que no lo pide, porque enseña que las normas son decorativas.
- El justificante se adjunta a la incidencia, no se manda por WhatsApp al encargado. En el móvil de un jefe de equipo se pierde y, además, ahí no debería estar: es un dato de salud o personal.
- Fija un plazo: por ejemplo, tres días laborables desde la ausencia. Sin plazo, el justificante llega en septiembre.
Por qué la aprobación importa aunque siempre digas que sí
En muchas pymes la aprobación se vive como burocracia: «total, si nunca decimos que no». Pero el circuito de solicitud y aprobación resuelve dos cosas que no tienen que ver con decir que no.
La primera es la coincidencia. Dos de los tres soldadores pidiendo el mismo viernes no es un problema de permisos, es un problema de producción. Solo se ve si las solicitudes están en el mismo sitio.
La segunda es la prueba. Seis meses después, cuando alguien discuta si aquello estaba autorizado, la respuesta es una fecha, un solicitante y un aprobador. Sin eso, la discusión es palabra contra palabra y siempre la pierde alguien injustamente.
En PlanerGes las solicitudes las aprueba quien tenga la marca de RRHH, y quedan con su fecha, su motivo, quién pidió y quién autorizó. Los tipos de incidencia son configurables, precisamente porque cada convenio trata estas cosas de manera distinta.
Del registro al saldo, y del saldo a la nómina
Aquí está la parte que ahorra el trabajo de verdad. Si la incidencia está tipificada y anotada en el día correcto, el mismo registro sirve para dos cosas que hoy se hacen dos veces.
Para el saldo de horas: la jornada teórica de esa persona ese día sale de su horario, con sus tramos —y sí, esto incluye jornadas partidas, turnos y noches que cruzan la medianoche—. Lo trabajado sale de sus fichajes de inicio y fin. La diferencia es el saldo, salvo que haya una incidencia que compute: entonces esas horas cuentan como si se hubieran trabajado y el saldo no se resiente. Sin incidencias tipificadas, cada mes hay que explicar a mano por qué a Marta le faltan dos horas.
Para la nómina: lo que se paga y lo que no sale de la misma tabla. Las horas de más, si las hay, van con su tipo de hora y su precio; las no retribuidas se descuentan. Conviene decirlo claro: PlanerGes no hace la nómina, la hace tu asesoría o tu programa de nóminas. Lo que sí puede darte es el resumen mensual por persona con las horas, las incidencias y el coste, que es exactamente lo que la asesoría te pide por correo el día 25.
Y una advertencia que no me canso de repetir: una incidencia no borra ni edita un fichaje. El libro de registros es inalterable, y si hay que corregir algo se hace con un apunte de corrección autorizado que conserva los dos registros. La incidencia se suma a la historia del día, no la reescribe. Esa es la misma lógica que hace que el registro de jornada aguante una inspección.
El día que la incidencia se solapa con el fichaje
Casos reales que hay que decidir antes de que ocurran, no durante:
- Marta ficha a las 8:00, sale al médico a las 11:00 y vuelve a las 13:00. Lo limpio es que fiche fin a las 11:00, incidencia de 11:00 a 13:00 y fichaje de inicio otra vez a las 13:00. Tres apuntes, cero interpretación.
- Javier entra directamente al curso y no pasa por la nave. No hay fichaje: hay incidencia de jornada completa que computa. Si además el curso acaba antes, la diferencia se pacta, no se improvisa.
- Nuria llega a las 9:20 con el niño del pediatra. Aquí hay que distinguir si es un retraso o una incidencia, y la diferencia es si hubo aviso. Ojo con no confundirlo con la tolerancia de entrada, que es otra cosa: la tolerancia cubre el minuto tonto, no una hora y veinte.
- Antonio pide media tarde de asuntos propios estando de turno de noche. Media jornada de un turno que cruza la medianoche no son cuatro horas cualesquiera: son las de su tramo. Que el tipo de incidencia se mida contra el tramo del horario y no contra un reloj genérico.
Por dónde empezar el lunes
- Coge el cuaderno del encargado y saca la lista de las ausencias de los últimos tres meses. Reales, no teóricas.
- Agrúpalas. Te saldrán entre seis y diez tipos, no treinta.
- Para cada tipo contesta las tres preguntas: computa, se retribuye, requiere aprobación. Con tu convenio delante y, si hay dudas, con la asesoría laboral.
- Escríbelo en una página. Si no cabe en una página, has hecho demasiados tipos.
- Enséñasela a la plantilla antes de activarla. Una tipificación que la gente conoce se cumple sola; una que aparece en el sistema un lunes genera desconfianza.
- A partir de ahí, nada se apunta en el cuaderno. Todo entra como incidencia, con su tipo. El cuaderno se guarda en un cajón el primer día, no el segundo.
En dos meses tendrás algo que ahora mismo no tiene casi ninguna pyme: saber cuántas horas se van al médico, cuántas a formación y cuántas a permisos, con un número. Y las decisiones sobre eso dejan de ser una discusión de pasillo.