El operario de mantenimiento entra a las 22:00 del domingo y sale a las 06:00 del lunes. El sistema de fichaje registra la entrada el domingo, la salida el lunes, y como no sabe qué hacer con eso, decide que el domingo trabajó 2 horas y el lunes 6. En la nómina, ese turno se pagó mal tres meses seguidos hasta que él mismo lo reclamó con un papel en la mano.
No fue un error de cálculo. Fue un error de modelo: alguien decidió que un horario era «8 horas al día» y la realidad no cabía ahí.
Un horario no es un número de horas
La forma más rápida de romper un sistema de presencia es configurar el horario como una cifra: 40 horas semanales, 8 al día. Funciona exactamente hasta el primer viernes de jornada intensiva.
Un horario es un calendario de tramos: para cada día de la semana, una lista de intervalos con hora de inicio y hora de fin. Ni más ni menos. Todo lo demás —el total de horas del día, el de la semana, las horas debidas al final del mes— se calcula a partir de ahí. Si lo montas al revés, empezando por el total, cada excepción se convierte en una regla nueva y en un año tienes veinte reglas que nadie entiende.
Con tramos, esto es un horario completo y no necesita ninguna excepción:
| Día | Tramos | Total |
|---|---|---|
| Lunes a jueves | 08:00–14:00 y 15:30–18:00 | 8 h 30 min |
| Viernes | 08:00–15:00 | 7 h |
| Sábado | sin tramos | 0 h |
| Domingo | sin tramos | 0 h |
Cuarenta y dos horas de presencia semanal, de las que hay que descontar lo que corresponda según convenio. Fíjate en que la pausa de comida no es un tramo: es el hueco entre dos tramos. Esa distinción parece un tecnicismo y no lo es, como vamos a ver ahora.
La jornada partida: el hueco es la pausa
En la jornada partida hay dos formas de modelar la comida, y solo una aguanta un año.
Mal: un tramo único de 08:00 a 18:00 y un campo «descuento por comida: 90 minutos». Funciona mientras todo el mundo coma exactamente 90 minutos y siempre a la misma hora. El día que alguien vuelve tarde de comer, o que un comercial come con un cliente y trabaja hasta las 20:00, el descuento fijo miente en las dos direcciones.
Bien: dos tramos, 08:00–14:00 y 15:30–18:00. El hueco de 14:00 a 15:30 no es tiempo de trabajo, y no hace falta descontarlo de nada porque nunca se sumó. Si la persona ficha su salida a comer a las 14:12 y su vuelta a las 15:20, tienes el dato real y puedes compararlo con el tramo.
Y esto lleva al segundo motivo por el que los tramos importan: las tolerancias se miden contra el tramo, no contra el día. Que alguien entre a las 08:07 con una tolerancia de 10 minutos es normal; que vuelva de comer a las 16:05 con esa misma tolerancia, no. Con un único tramo de 08:00 a 18:00 no puedes distinguir esos dos casos, porque para el sistema son la misma jornada.
Turnos rotativos: el horario también tiene calendario
En un taller a dos turnos, la misma persona hace mañana una semana y tarde la siguiente. Hay dos maneras de resolverlo:
- Dos horarios distintos, asignados por periodos. «Turno de mañana» y «Turno de tarde» existen como horarios independientes, y a cada persona se le asigna uno u otro con fechas de vigencia. Es lo más fácil de auditar: en cualquier momento sabes qué horario tenía Marta el 14 de marzo.
- Un ciclo que rota. Útil cuando la rotación es estricta y afecta a mucha gente, pero cuesta más de mantener y las excepciones —una baja, un cambio entre compañeros— obligan a tocar el ciclo.
Para una pyme de hasta cien empleados, la primera casi siempre gana. La clave no es la elegancia del modelo: es que el horario asignado tenga fecha de inicio y de fin y que cambiar el turno de alguien no reescriba el pasado. Si al asignar el turno de tarde desaparece el rastro de que en febrero hacía mañanas, has perdido la trazabilidad de tres meses de fichajes.
La noche que cruza la medianoche
El turno de 22:00 a 06:00 es la prueba del algodón de cualquier sistema de presencia. Tres decisiones que hay que tomar explícitamente:
- ¿A qué día pertenece el turno? La convención habitual, y la que menos dolores de cabeza da, es que la jornada pertenece al día en que empieza. El turno del domingo 22:00 es jornada del domingo, entera, aunque siete de sus ocho horas caigan en lunes.
- ¿Cómo se paga el tramo que cruza? Aquí la convención de arriba puede no valer. Si el convenio dice que las horas de domingo se pagan a un precio y las de lunes a otro, el reparto de horas por día es real aunque la jornada sea única. Hay que poder tener las dos cosas: jornada asignada a un día, horas repartidas por su momento real.
- ¿Qué hace el sistema si la salida es del día siguiente? Debe reconocerlo como cierre normal del tramo abierto, no como un fichaje huérfano. Si tu herramienta obliga a fichar la salida antes de medianoche, no soporta turnos de noche: soporta jornadas diurnas con un parche.
En PlanerGes los horarios se definen con tramos por día de la semana y admiten jornada partida, turnos y noche que cruza la medianoche; los tipos de hora —ordinaria, extra, especial, sábado mañana y tarde, domingo y festivo, plus de nocturnidad— tienen precio por empleado y vigencia, que es lo que permite calcular después el coste mensual por persona.
Cuando una persona tiene más de un horario
Pasa más de lo que parece, y de tres formas distintas que conviene no mezclar:
A lo largo del tiempo. Marta hizo mañanas de enero a marzo y tardes desde abril. No son dos horarios simultáneos: es una sucesión. Con fechas de vigencia queda resuelto, y el fichaje de febrero se sigue evaluando contra el horario que estaba vigente en febrero, no contra el de hoy. Esta es la regla que más se incumple y la que más discusiones provoca cuando alguien reclama.
Por temporada. Jornada intensiva en julio y agosto, partida el resto del año. Igual que el caso anterior: dos horarios con vigencias, no un horario con excepciones metidas a mano.
En el mismo día. Ocurre cuando alguien reparte su jornada entre dos centros o dos sociedades del grupo. La respuesta correcta no suele ser «dos horarios», sino un horario con los tramos de los dos sitios: el horario describe cuándo se espera que esa persona trabaje, y a qué centro se imputa cada tramo es otra pregunta.
En los tres casos la regla de oro es la misma: el horario que manda para evaluar un fichaje es el que estaba vigente el día del fichaje. Cambiar el horario de alguien no debe cambiar ni un minuto de su histórico. Es el mismo principio que hace que un fichaje no se pueda editar, del que hablamos al explicar qué te exige exactamente la ley de registro de jornada.
Los festivos no son parte del horario
Último error frecuente: meter los festivos dentro del horario, día por día. No escala y no sobrevive a un cambio de año.
Los festivos son un calendario aparte, con tres niveles que se acumulan: nacionales, autonómicos y locales. Una empresa con nave en Alcalá y oficina en Valencia tiene dos calendarios locales distintos, y eso es lo normal en cuanto abres el segundo centro. El horario dice qué tramos hay el martes; el calendario dice si ese martes se trabaja; y las incidencias de la persona —vacaciones, médico, formación, permiso— explican por qué no fichó un día en el que sí había tramos. Sin esa tercera capa, tu informe mensual está lleno de ausencias sin justificar que estaban justificadas por correo.
Por dónde empezar el lunes
- Coge un folio y escribe cuántos horarios distintos tiene tu empresa de verdad. Casi siempre son entre tres y seis, no veinte: oficina partida, oficina intensiva, turno de mañana, turno de tarde, noche, y media jornada.
- Para cada uno, escribe los tramos de los siete días de la semana. Si un horario no cabe en esa tabla, es que en realidad son dos horarios.
- Marca cuáles cruzan la medianoche y comprueba que tu herramienta actual los cierra bien. Es una prueba de diez minutos: un fichaje de las 22:00 a las 06:00 y a ver qué sale.
- Revisa las tolerancias tramo a tramo, no por día. Entrar por la mañana y volver de comer no admiten la misma holgura.
- Comprueba que puedes contestar esta pregunta: «¿qué horario tenía esta persona el 14 de marzo del año pasado?». Si la respuesta es «el que tiene ahora», tu histórico de presencia no es defendible ante nadie.
Si vas a fichar de varias maneras —ordenador, móvil o terminal de entrada— la elección del método no cambia nada de lo anterior: el horario es el mismo mire por donde mire. Lo contamos en fichar en el móvil, en la tablet o en el ordenador.