La primera vez que una empresa saca el informe de incidencias del mes suele pasar lo mismo. Salen 214 líneas. La responsable de administración las mira, ve que casi todas son de dos, tres o cuatro minutos, y toma la única decisión razonable: cerrar el informe y no volver a abrirlo.
Ese informe no dice que la plantilla llegue tarde. Dice que la herramienta está midiendo con una regla que no se parece a la vida real. Nadie ficha a las 9:00:00. Se ficha a las 8:58, a las 9:02 y a las 9:04, porque hay una puerta, un aparcamiento y una máquina de café por el medio.
Qué es exactamente una tolerancia
Una tolerancia es el margen dentro del cual un fichaje se considera puntual, sin más consecuencias. Fuera de ese margen, el sistema marca una incidencia y —esto es lo importante— pide una explicación.
Hay dos, y no tienen por qué valer lo mismo:
- Tolerancia de entrada: cuántos minutos después de la hora prevista se sigue considerando puntual la llegada.
- Tolerancia de salida: cuántos minutos antes de la hora prevista se puede cerrar el tramo sin que se marque nada.
Los valores que funcionan en la mayoría de pymes españolas están en un rango estrecho:
| Tipo de puesto | Entrada | Salida | Comentario |
|---|---|---|---|
| Oficina | 10 min | 5 min | El margen amplio de entrada evita ruido y no cuesta nada |
| Almacén y producción | 5 min | 5 min | Si hay relevo o máquina que arrancar, el margen debe ser corto |
| Atención al público | 0-3 min | 0 min | La persiana se sube a una hora concreta |
| Comercial de calle | 15-30 min | 15-30 min | El horario es orientativo por naturaleza |
| Turno de noche | 5 min | 5 min | El relevo manda |
Poner cinco minutos donde hacen falta diez genera cuarenta incidencias falsas al mes por persona. Poner treinta donde hacen falta cinco convierte el registro en decorativo. La tolerancia bien puesta es la que hace que una incidencia signifique algo cuando aparece.
Por qué debe medirse contra el tramo, no contra la jornada
Aquí es donde fallan bastantes herramientas, y es un fallo silencioso: no da error, solo da números raros.
Imagina una jornada partida típica: de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00. Son dos tramos. Ahora Marta ficha a las 16:04 al volver de comer.
- Si el sistema mide contra la jornada —hora prevista de inicio, las 9:00—, ese fichaje de las 16:04 es un retraso de siete horas y cuatro minutos. Absurdo. Y si el sistema es un poco más listo pero sigue mirando la jornada como bloque, lo que hace es no marcar nada en absoluto, porque total, ya había fichado esa mañana.
- Si el sistema mide contra el tramo en el que cae el fichaje —el de las 16:00—, son cuatro minutos. Dentro de tolerancia si es oficina, fuera si es atención al público.
La regla es simple de enunciar y hay que exigirla explícitamente: el fichaje se asigna al tramo más cercano y la tolerancia se aplica sobre ese tramo. Eso es lo que hace que funcionen los horarios partidos, los turnos y la jornada de noche sin tener que corregir a mano cada mes.
El caso de la noche lo deja claro del todo. Un tramo de 22:00 a 06:00 cruza la medianoche. Si la tolerancia se mide contra «el inicio de la jornada del día», un fichaje de salida a las 05:58 pertenece a un día distinto del de entrada y el cálculo se rompe. Contra el tramo, no hay ambigüedad: el tramo empieza el martes a las 22:00 y termina el miércoles a las 06:00, y punto.
Pedir el motivo en el momento, no a fin de mes
Este es el cambio que más diferencia produce en la práctica, y no cuesta dinero.
Escenario A: el día 3 del mes siguiente, la responsable de personal manda un correo con una lista de dieciséis incidencias del mes anterior y pide explicaciones. La gente no se acuerda. Contestan «no sé», «creo que fue lo del médico» o directamente no contestan. Se cierra el mes con una tabla llena de huecos y con dos personas molestas.
Escenario B: son las 9:14, la persona ficha en la tablet de la entrada y la pantalla le dice: «Has fichado 14 minutos después del inicio del tramo. ¿Motivo?», con cuatro botones grandes —tráfico, médico, asunto propio, otro— y un campo de texto opcional. Tres segundos. El motivo queda pegado al registro para siempre, con la hora exacta en que se dio.
La diferencia entre A y B no es tecnológica. Es que en B la información se captura cuando existe, y en A se intenta reconstruir cuando ya se ha evaporado. Un motivo dado dos segundos después del hecho es un dato; el mismo motivo dado tres semanas después es una suposición.
Además, B tiene una propiedad que a la plantilla le importa mucho más de lo que parece: cierra el tema. Quien explica el retraso en el momento sabe que ya está resuelto y que nadie le va a llamar el día 3 con una lista.
Tolerancia no es lo mismo que redondeo
Conviene separar dos cosas que se mezclan constantemente, porque una es legítima y la otra es delicada.
Tolerancia es un criterio de gestión: decidir si algo merece marcarse como incidencia o no. El registro guarda la hora real —9:04— y lo que la tolerancia decide es si eso genera aviso.
Redondeo es modificar el dato: guardar 9:00 cuando la persona fichó a 9:04, o guardar 18:00 cuando fichó a 18:11. Eso ya no es criterio, es otra cosa, y el registro de jornada tiene que reflejar lo realmente ocurrido.
La regla práctica: el libro de fichajes guarda la hora real, siempre. Las tolerancias, los cómputos y los informes se calculan encima. Si alguna vez hay que corregir un registro porque el reloj estaba mal o alguien fichó en el terminal equivocado, se hace con un contraapunte autorizado que conserva los dos registros y guarda quién lo pidió, quién lo autorizó y por qué. Nunca borrando ni sobreescribiendo el original.
En PlanerGes esto es literal: el libro es append-only y una corrección no tapa nada, añade.
Las tolerancias que hay que revisar cada trimestre
No se configuran una vez y ya está. Estas cuatro señales dicen que hay que tocarlas:
- Un puesto concentra más del 30 % de las incidencias. Casi nunca es la persona. Suele ser un horario mal definido —empieza a las 9:00 pero el turno real arranca a las 9:15— o un tramo que no existe.
- Las incidencias de un tramo concreto se disparan un día de la semana. El martes de reparto, la entrada del turno de tarde los viernes. Eso es realidad operativa que no está en el horario.
- Nadie mira el informe. Si el informe no se abre, la tolerancia está demasiado apretada y el ruido lo ha matado.
- Nunca aparece ninguna incidencia. Peor todavía: la tolerancia está tan holgada que el registro no informa de nada.
La comprobación de cinco minutos
Coge el informe de incidencias del último mes cerrado y haz tres cosas:
- Cuenta cuántas son de menos de cinco minutos. Si son más de la mitad, sube la tolerancia de entrada de ese puesto y vuelve a mirar. Habrás recuperado un informe que se puede leer.
- Busca una incidencia de una tarde en un horario partido. Comprueba a mano contra qué hora la está midiendo el sistema. Si el número no se parece a los minutos reales de retraso sobre las 16:00, tienes un problema de tramos, no de plantilla.
- Mira cuántas incidencias tienen motivo escrito. Si son menos del 70 %, el motivo se está pidiendo demasiado tarde. Muévelo al momento del fichaje, sea en el ordenador, en el móvil o en la tablet de la entrada —los tres sitios desde donde se ficha deberían preguntar exactamente lo mismo.
Cuando las tres cosas están bien, el informe de incidencias pasa de 214 líneas a doce. Y esas doce sí hay que mirarlas.