Martes, siete y media de la mañana. Toni pasa por el almacén central, coge ocho detectores de humo y dos rollos de manguera y se va a la ruta. No dice nada porque siempre ha sido así, y porque en el almacén hay ciento veinte detectores y ocho no se notan.
A las once, la comercial acepta un pedido de sesenta detectores contra el stock que le enseña la pantalla. A las cuatro de la tarde, el jefe de almacén descubre que faltan ocho y empieza el juego de siempre: revisar albaranes, mirar cámaras, preguntar a todo el mundo.
No falta nada. Lo que falta es un movimiento.
Lo que un traspaso es exactamente
Un traspaso entre almacenes es la operación más simple que existe en un almacén y también la que peor se modela. Es esto y nada más:
Una salida de un almacén y una entrada en otro, del mismo artículo, con la misma cantidad y al mismo coste.
De esa definición salen tres consecuencias que conviene tener presentes:
- El valor total del almacén no cambia. Sale valor de un sitio y entra el mismo valor en otro. La suma es idéntica antes y después.
- No hay margen, ni beneficio, ni pérdida. No es una venta a otro sitio de la empresa: es la misma mercancía cambiando de estantería.
- No hay documento fiscal. No se factura, no lleva IVA, no aparece en el libro de emitidas. Solo existe hacia dentro.
Parece obvio escrito así, y sin embargo hay tres formas muy comunes de hacerlo mal.
| Cómo se hace mal | Qué provoca |
|---|---|
| Albarán de venta desde el origen y compra en el destino | Inventa una venta y una compra que no existen, y contamina márgenes y estadísticas |
| Dos ajustes de inventario, uno negativo y otro positivo | El extracto no explica nada y el valor se puede descuadrar entre los dos apuntes |
| No hacer nada y «ya lo apuntaré» | La furgoneta acumula material invisible durante meses |
El tercero es el más frecuente con diferencia, y no por dejadez: es que hacer el movimiento cuesta más tiempo del que dura el propio traslado.
Por qué el coste medio no debe moverse
Esta es la parte donde se separan los sistemas bien pensados de los que van tirando.
Si el coste medio se llevara por almacén, un traspaso sería una operación peligrosa. Imagina el detector: en el central tiene un coste medio de 18,40 € porque las últimas compras fueron caras, y en la delegación de Guadalajara el medio es 16,90 € porque el stock que hay allí es de una compra vieja. Al traspasar ocho unidades, ¿a qué precio entran? Si entran a 18,40, el medio de Guadalajara sube. Si entran a 16,90, has perdido valor por el camino. Y cada traspaso vuelve a repartir las cartas.
Por eso el coste medio se lleva por empresa y artículo, no por almacén. La cantidad sí es por almacén —necesitas saber cuántos detectores hay en cada sitio—, pero el precio medio es uno solo para todo el artículo dentro de esa empresa. Con ese diseño, un traspaso es neutro por construcción: no hay dos medios que reconciliar, porque solo hay uno.
Es la misma idea que explicamos en varios almacenes y un solo coste, y es el motivo por el que en PlanerGes el bloqueo de recálculo se hace por empresa y artículo, nunca por almacén. Un traspaso mueve cantidades entre ubicaciones y deja el valor donde estaba.
La comprobación práctica, que puedes hacer hoy en tu programa: mira el coste medio de un artículo, haz un traspaso de diez unidades entre dos almacenes y vuelve a mirarlo. Si ha cambiado un solo céntimo, tienes un problema estructural y va a aparecer cada mes en la valoración.
La mercancía que sale hoy y llega el jueves
Entre dos naves del mismo polígono, un traspaso es instantáneo: sale y entra el mismo día, y no hace falta complicarse. Entre Madrid y Vigo, con una agencia de por medio, hay dos días en los que la mercancía no está ni en un sitio ni en otro.
Lo que no hay que hacer es dejarla contada en el origen «hasta que llegue». Durante esos dos días el almacén de origen enseña un stock que ya no puede vender, y alguien lo va a comprometer.
La solución no requiere ninguna funcionalidad especial: crea un almacén más y llámalo «Tránsito». Es un almacén como cualquier otro, sin dirección física, y el traslado se convierte en dos traspasos:
- El día de la salida: Central → Tránsito, ocho unidades. El origen ya no las tiene.
- El día de la llegada, cuando el de Vigo firma: Tránsito → Vigo, ocho unidades.
Lo bueno de esto es que el stock de «Tránsito» se convierte en un indicador que vale su peso en oro: si un lunes por la mañana miras ese almacén y hay algo con quince días de antigüedad, o se ha perdido, o llegó y nadie lo dio de alta. Las dos cosas quieres saberlas.
Si tenéis un traspaso a la semana no compensa montarlo. Si movéis material entre delegaciones a diario, se paga solo el primer mes.
La furgoneta del técnico es un almacén
Volvamos a Toni y a sus ocho detectores. La pregunta que se hace todo el mundo es «¿cómo controlo lo que se lleva?», y casi siempre se responde con una hoja de Excel o con la buena voluntad del técnico.
La respuesta correcta es más aburrida y funciona mucho mejor: cada furgoneta es un almacén con nombre y apellidos. «Furgoneta Toni», «Furgoneta 2456-KLM», como prefieras. Y a partir de ahí:
- Lo que Toni se lleva por la mañana es un traspaso de Central a su furgoneta. Dos minutos con una tablet en el muelle.
- Lo que Toni monta en casa del cliente sale de su almacén, con el albarán de servicio. Su stock baja donde tiene que bajar.
- Lo que sobra y devuelve el viernes es otro traspaso de vuelta.
- Y una vez al mes, un recuento de furgoneta. Diez minutos, cincuenta referencias.
Este último punto es el que convierte la idea en algo útil. Un inventario de furgoneta pequeño y frecuente encuentra lo que un inventario anual gigante no encuentra nunca, y el ajuste, recuerda, se registra como cantidad objetivo: cuentas lo que hay, el sistema calcula la diferencia.
Hay un efecto secundario que nadie anticipa y que es el más valioso: cuando el técnico ve su propio stock en la pantalla, deja de acumular. El material que llevaba «por si acaso» desde hace año y medio vuelve al almacén solo, porque ahora aparece con su nombre encima.
Lo que sí es una venta aunque lo parezca
Cuidado con un caso que se confunde constantemente. Si tienes dos sociedades en el mismo grupo y mueves material de una a otra, eso no es un traspaso. Son dos empresas distintas con dos NIF distintos: hay una venta de una y una compra de la otra, con su factura y su IVA.
En un sistema multiempresa bien planteado, esas dos sociedades comparten los maestros —clientes, proveedores, artículos, tarifas— pero tienen separados los libros: documentos, stock y cobros. Precisamente por eso el movimiento entre ellas tiene que pasar por documentos comerciales de verdad, no por un traspaso interno. Si tu programa te deja traspasar entre sociedades, desconfía: te está permitiendo mover mercancía entre patrimonios distintos sin dejar rastro fiscal.
Cómo se ve un traspaso bien hecho en el extracto
La prueba definitiva de que lo has modelado bien es abrir el extracto del artículo y mirar la pareja de apuntes:
- Misma fecha, mismo artículo, misma cantidad con signos opuestos.
- Misma referencia de documento en las dos líneas.
- Mismo precio unitario en las dos.
- Coste medio idéntico antes y después.
- Existencia total idéntica antes y después; solo cambia el reparto por almacén.
Si esas cinco cosas se cumplen, tu traspaso es correcto. Si alguna falla, ya sabes por dónde empezar a mirar.
Por dónde empezar el lunes
- Cuenta cuántos almacenes reales tienes de verdad, no cuántos hay dados de alta. Incluye furgonetas, la trastienda de la delegación y el contenedor del patio.
- Da de alta los que faltan. Cuesta cinco minutos por almacén y es la parte que más cambia el resultado.
- Haz una prueba de neutralidad: traspasa diez unidades de un artículo y comprueba que el coste medio no se ha movido.
- Decide quién hace el traspaso de la furgoneta y cuándo. Si no cabe en dos minutos por la mañana, no se va a hacer nunca.
- Fija un recuento de furgoneta al mes, el mismo día, con la lista de las cincuenta referencias que se mueven de verdad.
Y una advertencia de las que se agradecen: no intentes regularizar dos años de material perdido en furgonetas antes de empezar. Cuenta lo que hay hoy, ponlo como punto de partida y a partir de ahí registra bien. El pasado ya no se va a arreglar; lo que se arregla es el mes que viene.