Consulta de existencias, referencia BR-4410, almacén central: –14. Menos catorce.
La primera reacción de casi todo el mundo es tratarlo como un error del programa. No lo es. Físicamente el almacén no puede tener menos catorce unidades de nada; como mucho tiene cero. Lo que el sistema te está diciendo es otra cosa, y es más útil: has registrado catorce salidas más de las que tienes registradas entradas. El negativo no es un problema de almacén, es un mensaje sobre tu circuito administrativo, y el mensaje siempre tiene una de estas cuatro traducciones.
Causa 1: el albarán de venta salió antes que el de compra
Es la más frecuente con diferencia, y en muchas empresas ni siquiera es un error: es el modelo de negocio. Llega el camión a las ocho, se descarga, a las diez ha salido el pedido del cliente que esperaba ese material, y el albarán de recepción se mete el viernes cuando la administrativa hace la carpeta de la semana.
Durante cuatro días tienes negativo. Y el negativo es correcto: refleja exactamente la realidad de tus papeles.
Qué hacer: no bloquear, medir. Un negativo que dura horas o un par de días es ruido operativo. Uno que dura tres semanas es una recepción que se ha perdido. La diferencia entre los dos es simplemente la antigüedad, y por eso el informe que hay que tener no es «artículos con stock negativo» sino «artículos con stock negativo desde hace más de N días».
Causa 2: la recepción no se ha registrado nunca
Aquí sí hay un agujero. El material está en la estantería, se ha vendido, se ha servido, y el albarán del proveedor está en el bolsillo del mono de trabajo del que descargó el camión, o se quedó en el correo del comercial, o llegó por WhatsApp.
La señal que lo distingue de la causa 1: el negativo no se cierra solo. Pasan las semanas y sigue ahí, o incluso crece porque se sigue vendiendo.
Qué hacer: buscar el pedido de compra correspondiente. Si trabajas con pedidos, el artículo estará marcado como pendiente de recibir y ahí tienes el hilo del que tirar; es justo lo que se explica en pendiente de recibir y pendiente de servir. Si no hay pedido, hay que reconstruirlo con la factura del proveedor. Lo que no se debe hacer es meter un ajuste de inventario por catorce unidades para «taparlo»: eso arregla el número y borra la pregunta, y la pregunta —¿por qué entra material sin papel?— vale más que el número.
Causa 3: el inventario se contó mal
Se hizo recuento en enero, alguien contó una caja de 12 como una unidad, y el sistema quedó con 3 donde había 36. A partir de ahí, las ventas normales del año van comiendo hasta cruzar el cero.
La pista: el negativo aparece en artículos que se mueven mucho y que nunca habían dado problemas, y aparece de golpe en fechas posteriores a un recuento.
Qué hacer: recontar ese artículo y meter un inventario nuevo. Aquí importa mucho cómo esté planteada la herramienta. El inventario correcto se introduce como cantidad objetivo —«hay 36»— y es el sistema quien deriva el ajuste, no como «suma 33», que obliga a que la persona haga una resta mentalmente y equivocarse en esa resta es lo que provoca el siguiente negativo. Está desarrollado en inventario: cuenta lo que hay, no la diferencia.
Y una precaución de valoración: si metes el inventario con precio, repondera el coste medio del artículo; si lo metes sin precio, el ajuste es neutro y el coste medio no se toca. Para corregir un error de recuento normalmente quieres lo segundo, porque no ha cambiado lo que te costó la mercancía, solo lo que creías tener.
Causa 4: estás mezclando unidades de medida
La más silenciosa. Compras en cajas de 24, vendes en unidades, y en algún punto del circuito alguien registró la compra en unidades o la venta en cajas. El resultado no es un descuadre pequeño: es un descuadre de un factor 24, y suele descubrirse cuando el negativo tiene un tamaño absurdo (–480 de un artículo del que vendes 20 al mes).
Qué hacer: revisar el factor de conversión del artículo y, sobre todo, revisar los últimos movimientos del extracto para localizar exactamente dónde se rompió la escala. El extracto del artículo es el sitio donde esto se ve en cinco segundos: hay una línea con una cantidad que no se parece a ninguna otra.
Por qué prohibir el negativo a machamartillo empeora las cosas
Casi todos los sistemas permiten bloquear la salida cuando no hay existencias. Suena a disciplina y a veces lo es. Pero mira lo que ocurre de verdad en una pyme cuando el bloqueo es total y sin excepciones:
| Situación | Con negativo permitido | Con negativo bloqueado a rajatabla |
|---|---|---|
| Material descargado y aún sin albarán de compra | Se sirve al cliente, el negativo avisa | El almacén no puede servir, aunque la mercancía esté delante |
| Recuento mal hecho hace meses | El negativo delata el error | Se mete un ajuste rápido a ojo para poder seguir |
| Venta urgente un viernes a las 19:00 | Sale, se corrige el lunes | Se hace un albarán en papel fuera del sistema |
Ese tercer caso es el peligroso. Cuando el sistema impide hacer lo que la empresa necesita hacer, la empresa no deja de hacerlo: lo hace fuera. Y entonces no tienes un negativo visible, tienes un movimiento invisible, que es infinitamente peor porque no aparece en ningún informe.
La regla razonable es intermedia: permitir el negativo, hacerlo ruidoso y ponerle fecha de caducidad. Que salga, que avise, y que alguien lo revise antes de que cumpla una semana.
Hay excepciones legítimas: artículos con número de serie, lote controlado o trazabilidad sanitaria. Ahí el bloqueo sí compensa, porque servir lo que no tienes deja de ser un desfase administrativo.
Lo que el negativo hace con tu valoración
Con coste medio ponderado, cuando la cantidad cruza el cero el coste unitario se vuelve inestable: puedes ver costes medios disparatados —de 4,20 € a 137 €— que no significan nada y que se arreglan solos en cuanto entra la recepción que faltaba.
Por eso conviene que el sistema trate el libro de movimientos como la verdad y la valoración como una foto reconstruible: cuando metes el albarán de compra con su fecha real, todo lo posterior se recalcula. En PlanerGes funciona así, y por eso el orden en que se teclean los documentos importa menos que la fecha que llevan. Lo que sí importa es no tener el periodo cerrado por delante: si la fecha de bloqueo del kardex ya pasó por ese mes, la recepción no puede entrar donde le corresponde.
Cómo se corrige cada una, en una tabla
| Causa | Cómo la identificas | Corrección |
|---|---|---|
| Albarán de venta antes que el de compra | Se cierra solo en días | Ninguna, salvo acortar el plazo de registro |
| Recepción sin registrar | No se cierra, o crece | Buscar el pedido o la factura y registrar el albarán con su fecha real |
| Inventario mal contado | Aparece tras un recuento | Recontar y meter inventario nuevo por cantidad objetivo, sin precio |
| Unidad de medida distinta | El importe del desfase es un múltiplo raro | Corregir el movimiento equivocado y revisar el factor de conversión |
Fíjate en que solo una de las cuatro se arregla con un ajuste, y es precisamente aquella en la que el ajuste es la corrección, no un parche.
Por dónde empezar el lunes
Saca la lista de artículos con existencia negativa y añádele una columna: días que llevan así. Si tu herramienta no te la da directamente, mira la fecha del movimiento que cruzó el cero en el extracto de cada uno.
Después, tres cubos:
- Menos de 5 días: no toques nada. Vuelve a mirar la semana que viene.
- Entre 5 y 30 días: busca la recepción que falta. En nueve de cada diez casos existe un albarán de proveedor en algún sitio.
- Más de 30 días: candidatos a recuento físico. Ve al hueco, cuenta, y mete inventario por lo que hay.
Y anota una cosa mientras lo haces: qué artículos se repiten. Si los mismos ocho artículos entran en negativo todos los meses, no tienes un problema de datos, tienes un proveedor que sirve más rápido de lo que tú registras. Eso no se arregla en el almacén, se arregla acordando que el albarán de compra se teclea el mismo día que se descarga el camión.