El diseñador freelance con el que trabajas te llama un poco molesto: «Te he facturado 2.000 € más IVA y me habéis pagado 2.120 €. Faltan 300 €.» No faltan. Se los habéis ingresado a Hacienda a su nombre, que es exactamente lo que la ley os obliga a hacer, y en abril él se los descontará de su declaración.
La retención de IRPF es de las cosas que más ruido generan en la administración de una pyme por una razón muy concreta: rompe la ecuación mental de que el total de la factura es lo que se paga. Y cuando la ecuación se rompe, todo lo que se apoya en ella —el vencimiento, la remesa, la conciliación del banco— empieza a cuadrar mal.
Qué es exactamente y quién la practica
Una retención es un pago a cuenta del impuesto de quien emite la factura, adelantado por quien la recibe. El dinero es del emisor; simplemente no pasa por sus manos.
Y aquí está la asimetría que hay que tener clarísima:
- Quien retiene es el destinatario de la factura, si es empresario o profesional. Es él quien declara e ingresa esa cantidad periódicamente y quien expide el certificado anual de retenciones.
- Quien la soporta es el emisor. Cobra menos, pero se la descuenta después en su propia declaración.
Es decir: la retención la escribe en la factura el que la emite, pero la obligación de ingresarla es del que la paga. Si eres tú quien recibe facturas de profesionales y no estás practicando la retención, el problema fiscal es tuyo, no del profesional.
Cuándo lleva retención una factura
Los tres bloques que ve una pyme normal, en orden de frecuencia:
- Profesionales: actividades profesionales de una persona física, en estimación directa. El abogado, el arquitecto, el diseñador, el consultor, el traductor. Es el caso clásico.
- Arrendamientos de inmuebles urbanos: la nave o la oficina que alquilas. Cuando pagas el alquiler a un arrendador sujeto a retención, la practicas tú sobre la base.
- Actividades agrícolas, ganaderas y forestales, y algunas actividades en módulos. Menos habituales, pero existen y tienen tipos propios más bajos.
Y los casos que no llevan retención, porque son los que más dudas generan:
- Facturas de una sociedad (una S.L. no soporta retención de IRPF; tributa por Sociedades). Si el diseñador factura desde su S.L., no retienes.
- Ventas de bienes y entregas de mercancía.
- Actividades empresariales de personas físicas que no son profesionales: un transportista autónomo, una tienda, un taller.
Esa distinción entre actividad profesional y actividad empresarial de un autónomo es donde se equivoca casi todo el mundo. No lo decides tú mirando la factura: lo decide el epígrafe en el que está dado de alta el emisor. Cuando tengas duda con un proveedor nuevo, la respuesta está en su alta censal, y la pregunta correcta al darle de alta como proveedor es «¿tus facturas llevan retención?».
Los tipos, con la advertencia de rigor
Los que verás habitualmente:
| Caso | Tipo habitual | Base sobre la que se aplica |
|---|---|---|
| Profesional general | 15 % | Base imponible, antes de IVA |
| Profesional en sus primeros años de actividad | 7 % | Base imponible, antes de IVA |
| Arrendamiento de inmueble urbano | 19 % | Base imponible, antes de IVA |
| Actividades agrícolas y ganaderas | 2 % | Base imponible, antes de IVA |
Contrasta siempre los tipos vigentes con tu asesoría antes de configurarlos. Cambian por norma y tienen excepciones por actividad y por situación del emisor; esto no es asesoramiento fiscal, sino cómo montar el circuito en tu gestión. El tipo reducido de inicio de actividad tiene duración limitada: el día que le caduca, tu ficha de proveedor tiene que enterarse.
Lo que sí es estructural y no cambia: la retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA.
Cómo queda el desglose
Con el ejemplo del principio, un profesional al 15 % con IVA del 21 %:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 2.000,00 € |
| IVA 21 % | 420,00 € |
| Retención IRPF 15 % | –300,00 € |
| Total factura | 2.120,00 € |
Tres cosas que un sistema de facturación tiene que hacer bien aquí y que conviene comprobar antes de emitir la primera:
- La retención va en el pie, como una línea más del desglose de impuestos, con su base y su tipo visibles. No es un descuento comercial ni una nota al pie: es un impuesto y tiene que salir como tal en el documento.
- El total de la factura es el líquido a percibir: 2.120 €. Ese es el número que llega al vencimiento y a la remesa.
- La base y el IVA no se tocan. Para los libros de IVA, esta factura es de 2.000 € de base y 420 € de cuota, exactamente igual que si no llevara retención. La retención vive en otro impuesto y en otro modelo. Si tienes dudas de qué acaba en cada libro, el artículo sobre el registro de IVA lo separa bien.
En PlanerGes los impuestos se calculan por línea y el desglose admite varios tipos conviviendo, retenciones y recargo de equivalencia en el mismo documento, que es el caso real de una factura mixta —horas de consultoría con retención y un material repercutido sin ella—.
Lo que la retención le hace a tu tesorería
Aquí es donde deja de ser un tema fiscal y se convierte en un tema de caja.
Si emites con retención (eres una persona física profesional), cobras un 15 % menos de cada factura durante todo el año. No es una pérdida: es un anticipo. Pero significa que tu previsión de tesorería tiene que trabajar con el líquido, no con la base más el IVA. Un profesional que factura 60.000 € al año tiene 9.000 € en Hacienda que no verá hasta la declaración, y muchos descubren ese agujero en el flujo de caja el segundo año.
Si recibes con retención (el caso de la mayoría de las pymes), pasa lo contrario y es más peligroso: pagas al proveedor 2.120 € y te quedas 300 € en la cuenta que no son tuyos. Los ingresarás en el modelo trimestral correspondiente. El error clásico de una empresa joven es gastarse ese colchón, porque la cuenta corriente parece más sana de lo que está. Multiplica: si pagas 12.000 € al trimestre a profesionales, hay 1.800 € en tu banco que tienen dueño y fecha de salida.
Por eso el vencimiento debe nacer siempre por el importe líquido, tanto en las ventas como en las compras. Si el vencimiento se genera por la base más el IVA, la remesa saldrá por 2.420 € y el banco no cuadrará nunca. Es la aplicación directa de la idea de que la tesorería empieza en la factura: si el documento está bien, todo lo de después sale solo.
Lo que le tienes que dar a la asesoría
Al cierre de cada trimestre, además del habitual paquete mensual para la asesoría, la parte de retenciones necesita dos listados concretos:
- Retenciones practicadas: facturas recibidas de profesionales y arrendadores, con NIF del perceptor, base, tipo aplicado y retención. De ahí sale el modelo trimestral y, en enero, el resumen anual.
- Retenciones soportadas: si tú emites con retención, las facturas emitidas con su retención, para que se descuenten en tu declaración.
Los dos deberían salir de un informe filtrado por el tipo de impuesto y el periodo, no de repasar facturas a mano. Y el NIF importa tanto como el importe: un resumen anual con un NIF mal tecleado se convierte en un requerimiento seis meses después.
La comprobación de cinco minutos
Coge tu lista de proveedores personas físicas y contesta:
- ¿Tienes marcado en cada ficha si sus facturas llevan retención y a qué tipo?
- ¿Alguno está al 7 % desde hace más de tres años?
- ¿El vencimiento de sus facturas es el líquido o el total con IVA?
- ¿Sabes, sin abrir una calculadora, cuánto has retenido este trimestre?
- ¿Alguna factura recibida de un profesional en los últimos tres meses ha entrado sin retención?
La quinta es la que más disgustos evita. Y si la respuesta es que sí, no es dramático: se corrige, se regulariza con la asesoría y se cambia la ficha para que no vuelva a pasar. Lo que no se puede es descubrirlo en la carta de un requerimiento, cuando ya hay recargo de por medio.