Llama el dueño de la ferretería a la que sirves desde hace seis años. Está incómodo, se nota. Su asesor acaba de revisar el trimestre y le dice que once de tus facturas no llevan el recargo de equivalencia, que él no puede deducirse el IVA y que necesita las once rectificadas antes del día 20.
Once facturas. Y no es un fallo puntual: llevas seis años facturándole así porque nadie te dijo nunca que estaba en recargo. Ni él, ni tu programa, ni tú preguntaste.
El recargo de equivalencia es de esas cosas que están en el temario de todo el mundo y en la configuración de casi nadie. No es difícil. Es que se decide en la ficha del cliente, y a la ficha del cliente no la mira nadie después del alta.
Qué es exactamente
El recargo de equivalencia es un régimen especial del IVA pensado para el comercio minorista pequeño. La idea es simple: en lugar de que el minorista lleve libros de IVA, declare y liquide, paga un poco más de IVA a su proveedor y se olvida.
Ese «poco más» es el recargo. Lo carga el proveedor en la factura, lo ingresa el proveedor en Hacienda y el minorista, a cambio, no presenta declaraciones de IVA por esa actividad ni se deduce el IVA soportado.
Los tipos van emparejados al tipo de IVA de cada línea:
| Tipo de IVA | Recargo de equivalencia |
|---|---|
| 21 % | 5,2 % |
| 10 % | 1,4 % |
| 4 % | 0,5 % |
| Tabaco | 1,75 % |
Ojo a la palabra «línea». El recargo no es un porcentaje del total de la factura: se calcula sobre la misma base imponible que el IVA, línea a línea. Una factura con material al 21 % y libros técnicos al 4 % lleva dos bases, dos cuotas de IVA y dos cuotas de recargo. Si tu programa solo sabe aplicar un recargo global, ya sabes que vas a tener un problema el día que mezcles tipos.
A quién se le aplica
Aquí está el 90 % de los errores. El recargo se aplica al cliente que cumple las dos condiciones a la vez:
- Es comerciante minorista. Vende bienes sin haberlos transformado ni fabricado, y la mayor parte de sus ventas van a consumidor final. Un taller que monta, un fabricante que ensambla o un mayorista que vende a otras empresas no lo son.
- Es persona física o entidad en régimen de atribución de rentas. Un autónomo, una comunidad de bienes, una sociedad civil de personas físicas.
La segunda condición es la que más gente se salta: una sociedad limitada nunca está en recargo de equivalencia, por muy tienda de barrio que sea. Si tienes una S.L. con el recargo marcado en la ficha, tienes un error garantizado.
Hay además actividades excluidas por norma aunque sean minoristas: vehículos a motor y sus accesorios, joyería y piedras preciosas, prendas de piel de carácter suntuario, objetos de arte y antigüedades, bienes usados, maquinaria industrial, materiales de construcción, minerales salvo el carbón, metales sin manufacturar, oro de inversión y productos petrolíferos con impuestos especiales, entre otros. Si vendes a una tienda de recambios de coche o a un almacén de construcción, no des por hecho el recargo aunque el titular sea autónomo.
Y una confusión que conviene desactivar: el recargo de equivalencia no tiene nada que ver con estar en módulos o en estimación directa. Uno es un régimen de IVA y lo otro es cómo se calcula el rendimiento en el IRPF. Un autónomo minorista puede estar en estimación directa y en recargo de equivalencia a la vez, y muchísimos lo están.
De quién es la responsabilidad
Del cliente, comunicarlo. De ti, preguntarlo y aplicarlo.
El minorista está obligado a acreditar ante sus proveedores si está o no sometido al recargo. Pero eso, cuando llega abril, sirve de poco consuelo: quien emite la factura mal eres tú, y quien rectifica once documentos eres tú. Por eso la única defensa práctica es preguntarlo en el alta y dejarlo escrito.
Tres preguntas en el alta de cualquier cliente que huela a tienda:
- ¿La factura va a nombre de una persona física, una comunidad de bienes o una sociedad?
- ¿Vende principalmente a consumidor final, sin transformar el producto?
- ¿Está sometido a recargo de equivalencia? Que te lo confirme por escrito, aunque sea en un correo.
Ese correo, guardado en la ficha del cliente, vale más que cualquier discusión posterior. Si tu sistema archiva los correos enviados y recibidos en la ficha de la entidad, ya lo tienes donde hay que tenerlo, sin carpetas paralelas.
Cómo tiene que aparecer en la factura
El recargo no es una nota al pie ni un concepto suelto. Va en el desglose fiscal, con su base, su tipo y su cuota, junto al IVA. Una factura correcta a un cliente en recargo enseña algo así:
| Base | IVA | Cuota IVA | RE | Cuota RE |
|---|---|---|---|---|
| 1.240,00 € | 21 % | 260,40 € | 5,2 % | 64,48 € |
| 310,00 € | 10 % | 31,00 € | 1,4 % | 4,34 € |
Y el total suma las dos cuotas de recargo. Ese desglose es exactamente lo mismo que ve tu asesoría cuando cuadra el trimestre, así que si sale bien en el PDF y sale bien en el registro de IVA, no hay nada más que hacer.
En PlanerGes el desglose se calcula por línea, así que una factura con tres tipos distintos saca tres bloques con su IVA y su recargo, y el mismo motor que resuelve las retenciones resuelve esto. La clave no es el cálculo: es que el cliente esté marcado, porque entonces sale solo en todos sus documentos sin que nadie se acuerde.
Los tres errores que se repiten
Aplicarlo a quien no toca. Casi siempre a una S.L., o a un cliente que era minorista y ahora vende a empresas. Consecuencia: le cobras de más un dinero que él no puede deducir, y acabas emitiendo una rectificativa por cada factura del periodo.
Olvidarlo con quien sí. Es el caso de la ferretería del principio. Tú has ingresado menos IVA del que debías y tu cliente ha soportado menos recargo del que le tocaba. Se arregla, también, rectificando.
No configurarlo en la ficha. Este es el error de fondo, el que genera los otros dos. Si el recargo se pone a mano en cada factura, se pondrá bien las primeras veinte veces y mal la vigésimo primera, que será justo la de diciembre. La regla es sencilla: cualquier dato fiscal que dependa del cliente y no del documento tiene que vivir en la ficha del cliente y bajar solo a cada documento que se cree.
Hay un cuarto, menos frecuente pero más caro: el cliente que cambia de régimen a mitad de año, normalmente porque se constituye en sociedad. Nadie actualiza la ficha y el sistema sigue cargando el recargo seis meses más. Cuando un cliente te comunique un cambio de forma jurídica, la ficha se toca el mismo día.
Si el minorista eres tú
Le damos la vuelta un momento, porque este artículo también va de tus compras. Si tu empresa está en recargo, el IVA y el recargo que te cargan tus proveedores son mayor coste de la mercancía, no un impuesto a recuperar. Eso cambia dos cosas:
- El coste con el que valoras el almacén no es la base imponible, es lo que de verdad pagas. Es el mismo razonamiento que con portes y aduanas: si el importe no se recupera, forma parte del coste del artículo.
- Cuando compras a un proveedor de otro país de la Unión Europea o importas, el recargo no te lo carga él: lo autoliquidas tú. Ese caso conviene tenerlo hablado con la asesoría antes de la primera compra, no después.
La comprobación de cinco minutos
Hazla hoy, con tu programa actual:
- Saca el listado de clientes que tengan marcado el recargo. Si alguno es una S.L. o una S.A., corrígelo ya.
- Saca el listado de clientes sin recargo cuyo nombre fiscal sea una persona física y cuya actividad sea tienda, quiosco, estanco, farmacia, papelería o similar. Esos son tus candidatos a la llamada de abril.
- Emite una factura de prueba con dos líneas, una al 21 % y otra al 10 %, a un cliente en recargo. Comprueba que salen dos cuotas de recargo distintas, no una.
- Comprueba que el recargo aparece en el PDF que ve el cliente, no solo en la pantalla.
- Manda un correo tipo a los clientes dudosos pidiendo que confirmen su régimen, y guarda la respuesta en su ficha.
Media hora de trabajo y una lista de tres o cuatro nombres. Lo que te ahorra no son once rectificativas: es la conversación incómoda de seis años de facturas mal hechas.