El contenedor llegó el martes. La factura del proveedor asiático dice 9.000 euros por tres referencias y esa cifra es la que entra en el sistema, línea a línea, tal cual. Tres semanas después llega la factura del transitario: 1.200 euros de flete, 480 de despacho de aduanas y arancel, 120 de seguro. Alguien la mete como un gasto general y ahí se acaba la historia.
A partir de ese momento, tu sistema cree que un artículo que te cuesta 2,02 euros te cuesta 1,60. Y tu comercial, que trabaja con una regla de margen sobre coste, lo está vendiendo a 2,10 convencido de que gana un 24 %.
Gana un 4 %. Menos el porte de la entrega al cliente.
El coste no es lo que te factura el proveedor
El coste de un artículo en tu estantería es todo lo que has tenido que pagar para que esté ahí. El precio de compra es la parte grande, pero rara vez es la única. En una pyme que importa o que compra a proveedores lejanos, lo que se queda fuera suele ser esto:
| Concepto | Cuándo aparece | Suele olvidarse |
|---|---|---|
| Precio de la mercancía | En la factura del proveedor | No |
| Flete internacional | Factura del transitario, semanas después | A menudo |
| Despacho de aduanas y arancel | Factura del agente de aduanas | Casi siempre |
| Seguro de la mercancía | Con el flete o aparte | Casi siempre |
| Transporte interior hasta tu almacén | Factura de la agencia local | A veces |
| Descarga, paletizado, reetiquetado | Nómina propia o factura de terceros | Casi siempre |
Ojo con dos que no son coste del artículo: el IVA de importación (te lo deduces) y los gastos financieros de la operación. Meter el IVA en el coste es un error clásico que infla todo un 21 % y estropea cualquier análisis de margen.
En una importación normal de pyme, el conjunto de flete, aduana y seguro se mueve entre el 12 % y el 25 % del valor de la mercancía. En volúmenes pesados y baratos —herrajes, envases, líquidos— puede pasar del 40 %. No es un detalle contable: es la diferencia entre ganar dinero y no ganarlo.
Los tres criterios de reparto, con un ejemplo que se ve
Imagina esta recepción (ejemplo, pero con proporciones muy típicas):
| Artículo | Unidades | Precio proveedor | Valor | Peso |
|---|---|---|---|---|
| A | 500 | 6,00 € | 3.000 € | 250 kg |
| B | 200 | 22,00 € | 4.400 € | 900 kg |
| C | 1.000 | 1,60 € | 1.600 € | 350 kg |
| Total | 9.000 € | 1.500 kg |
Gastos a repartir: 1.800 euros (1.200 de flete, 480 de aduanas, 120 de seguro). Un 20 % sobre el valor.
Por valor. Cada línea carga el 20 % de su importe. A pasa de 6,00 a 7,20. B de 22,00 a 26,40. C de 1,60 a 1,92. Es el criterio más fácil de defender ante la asesoría y el que se usa por defecto cuando el gasto es proporcional al dinero (seguro, comisiones, aranceles ad valorem).
Por peso. 1.800 € entre 1.500 kg salen a 1,20 €/kg. A carga 300 € (+0,60 → 6,60). B carga 1.080 € (+5,40 → 27,40). C carga 420 € (+0,42 → 2,02). Es el criterio realista cuando lo que pagas es flete: al barco le da igual lo que valga tu caja, le importa lo que pesa y lo que ocupa.
Por bultos o por volumen. 1.800 € entre los palés o los metros cúbicos que ocupa cada referencia. Es el más justo en mercancía voluminosa y ligera, donde ni el peso ni el valor explican lo que te cobran.
Mira la diferencia en la referencia C: 1,92 € por valor frente a 2,02 € por peso. Un 5 % de diferencia en una referencia que vendes a 2,10. Si el criterio es el equivocado, el margen que crees tener no existe. Y fíjate en A: por valor pagaría 600 euros de gastos cuando solo pesa 250 kilos. Está subvencionando a B.
La regla práctica: cada tipo de gasto se reparte por lo que lo genera. El flete, por peso o volumen. El arancel, por valor (o por partida arancelaria, si tienes tipos distintos). El seguro, por valor. La manipulación en muelle, por bultos. Repartirlo todo por valor porque es lo cómodo es una aproximación aceptable en envíos homogéneos y una fuente de errores en un contenedor mixto.
Qué le hace esto al coste medio
Aquí está el detalle que más se escapa. Tu coste medio ponderado no es una etiqueta que se pega al artículo cuando entra: es el resultado de mezclar lo que ya tenías con lo que entra ahora. Si tenías 300 unidades de C a 2,00 y entran 1.000 a 1,60, el medio baja a 1,69. Si entran a 2,02 —bien imputadas—, sube a 2,01.
Esa diferencia se propaga a todas las salidas posteriores y, por tanto, a todos tus informes de margen hasta la siguiente compra. Si te interesa el mecanismo entero, está explicado con números en coste medio ponderado. En PlanerGes ese medio se lleva por empresa y artículo —no por almacén—, así que un contenedor que se reparte entre tres naves sigue teniendo un único coste, que es lo que quieres cuando analizas rentabilidad.
El problema de verdad: la factura del transitario llega tarde
Casi nadie tiene los gastos el día que descarga el camión. El flete se factura después, la aduana también, y a veces te enteras del importe exacto un mes más tarde. Tres formas de resolverlo, de peor a mejor:
- No imputarlos. Es lo que hace la mayoría. Coste falso, margen falso, decisiones de precio falsas.
- Imputarlos como coste estimado en la recepción y ajustar cuando llegue la factura real. Necesitas una estimación por proveedor o por ruta —«el contenedor de Ningbo sale al 18 %»— y disciplina para hacer el ajuste. Es lo que hacen las empresas que se lo toman en serio.
- Esperar a la factura y regularizar el coste con un ajuste de valoración sobre las unidades que aún tengas. Es más exacto, pero solo funciona si todavía queda stock: lo que ya vendiste se quedó registrado con el coste bajo.
En la práctica, la combinación que funciona es la 2 con revisión trimestral: estimas al recibir, comparas con lo realmente facturado cada tres meses y corriges el porcentaje de estimación. La desviación se estabiliza rápido.
Un aviso importante si trabajas con periodos cerrados: si la factura del transitario llega en abril y tu almacén está bloqueado hasta diciembre, el ajuste va en el periodo abierto, nunca reescribiendo el pasado. Está desarrollado en cerrar el kardex y bloquear el pasado.
Y si además la factura del proveedor viene con otro precio distinto al del pedido, ese es un frente separado que conviene tener resuelto antes: lo cuenta cuando el proveedor te factura a un precio distinto.
Por dónde empezar el lunes
No hace falta montar un sistema de imputación completo para dejar de vender por debajo de coste. Empieza así:
- Coge las tres últimas facturas de transitario y agente de aduanas y suma el total.
- Divide entre el valor de la mercancía de esas mismas recepciones. Ese porcentaje es tu factor de coste de importación real. Anótalo.
- Aplícalo a mano a tus veinte referencias importadas de más venta y recalcula el margen. Es media hora de hoja de cálculo.
- Marca las que salgan por debajo del 10 % de margen real. Ahí es donde estás perdiendo dinero ahora mismo.
- Decide el criterio de reparto por tipo de gasto —flete por peso, arancel y seguro por valor— y escríbelo. Que sea una norma de la empresa, no la intuición de quien graba.
El paso 3 suele bastar para tener una conversación distinta con el equipo comercial. La lista de referencias con margen negativo cabe casi siempre en media hoja, y casi siempre incluye alguna que todo el mundo daba por buena.