En la hoja del mes hay dos filas casi idénticas. Ana: 7 horas el sábado 14. Luis: 7 horas el sábado 14. La misma cifra, el mismo día.
Lo que la hoja no dice es que Ana entró a las 8:00 y salió a las 15:00, y que Luis entró a las 22:00 del sábado y salió a las 5:00 del domingo. En el convenio de esa empresa, las horas de Ana son «sábado mañana», las cuatro primeras de Luis son «sábado tarde» —o noche, según cómo esté redactado— y las tres últimas ya son domingo, con plus de nocturnidad encima.
La misma cifra, el mismo día, y una diferencia de casi el 60 % en coste. Quien hace la nómina lo sabe, y por eso el día 28 de cada mes tiene delante una hoja de cálculo con columnas de colores y una calculadora.
Por qué una hora no vale lo mismo
Las horas se encarecen por tres motivos distintos, y conviene no mezclarlos porque se combinan entre sí:
- Por exceso sobre la jornada. Has trabajado más de lo pactado. De ahí salen las horas extraordinarias, con su recargo o su compensación en descanso.
- Por el momento en que se hacen. Sábado, domingo, festivo o de noche. No es que hayas trabajado de más: es que has trabajado cuando el resto del mundo no.
- Por la naturaleza del trabajo. Guardias, disponibilidad, trabajos penosos o tóxicos, desplazamientos. Cada convenio tiene los suyos.
Un mismo tramo puede caer en varios a la vez. Cuatro horas un domingo por la noche cuando ya llevas tu jornada completa son exceso, más domingo, más nocturnidad. Si tu sistema solo sabe contar «horas trabajadas» y «horas extra», eso no lo resuelve él: lo resuelve una persona con una calculadora, todos los meses.
Un tipo de hora es una categoría, no una fórmula
La forma limpia de modelarlo es tener un catálogo de tipos de hora. Cada tipo es una categoría de tiempo con nombre propio y precio propio. Un ejemplo realista de catálogo para una pyme industrial:
| Tipo de hora | Cuándo se aplica |
|---|---|
| Ordinaria | Dentro del horario asignado, de lunes a viernes |
| Extra | Por encima de la jornada pactada del periodo |
| Especial | Trabajo fuera de lo previsto que el convenio o la empresa retribuye aparte |
| Sábado mañana | Tramo de sábado hasta la hora de corte |
| Sábado tarde | Tramo de sábado a partir de esa hora |
| Domingo y festivo | Domingos y días del calendario laboral de festivos |
| Plus de nocturnidad | Complemento sobre las horas que caen en franja nocturna |
Fíjate en la última fila: no es un tipo de hora alternativo, es un complemento que se suma. Una hora de domingo a las 23:00 es hora de domingo y además lleva plus de nocturnidad. Si modelas la nocturnidad como un tipo excluyente, tendrás que elegir entre pagar el domingo o pagar la noche, y ninguna de las dos opciones es correcta.
En PlanerGes los tipos de hora son configurables por inquilino, precisamente porque cada convenio nombra y trocea esto de una manera distinta. No hay un catálogo universal: hay el catálogo que dice tu convenio y tu acuerdo de empresa.
El precio va por empleado y tiene fechas
Este es el punto donde se caen la mayoría de las hojas de cálculo. El precio de una hora de sábado no es un número de la empresa: es un número de cada persona, porque depende de su categoría, su antigüedad y a veces de su acuerdo particular. Y además cambia: el convenio se revisa, alguien asciende, hay una subida en abril con efectos retroactivos a enero.
Por eso el precio necesita dos cosas:
- Estar asociado a la persona y al tipo de hora, no solo al tipo.
- Tener vigencia: desde qué fecha y hasta cuándo. No se sobrescribe el precio anterior, se abre uno nuevo con su fecha de inicio.
La vigencia parece un lujo hasta el primer recálculo. Si sobrescribes el precio y luego tienes que revisar el coste de marzo, ya no puedes: el sistema aplicará el precio de hoy a las horas de marzo y saldrá un número que no coincide con la nómina que se pagó. Con vigencias, el coste de marzo se calcula con los precios que estaban vigentes en marzo, esta semana y dentro de tres años.
Y el mismo mecanismo resuelve el atraso retroactivo sin dramas: metes la nueva vigencia con fecha de enero, recalculas y sale exactamente lo que hay que abonar.
De dónde salen las horas: del registro, no de una declaración
Todo esto se sostiene sobre una condición: que las horas vengan de fichajes reales y que esos fichajes sean fiables. Si el origen del dato es una hoja que cada uno rellena al final de la semana de memoria, el catálogo de tipos de hora más elegante del mundo solo sirve para dar aspecto científico a una estimación.
Los fichajes deben ser de inicio y fin, inalterables una vez grabados, y las correcciones deben ser contraapuntes autorizados que conservan el registro original. Solo así el coste del mes es defendible ante quien lo pregunte: la persona afectada, la asesoría o una inspección.
Después, el sistema tiene que saber trocear el tiempo trabajado contra tres referencias:
- El horario asignado de esa persona ese día, con sus tramos. Aquí es donde entran las jornadas partidas, los turnos y la noche que cruza medianoche.
- El calendario: qué días son festivos, con sus festivos locales, que no son los mismos en dos localidades a 15 kilómetros.
- Las franjas horarias que definen la nocturnidad y los cortes de sábado mañana y tarde.
El turno que cruza la medianoche
Merece su propio párrafo porque es donde falla casi todo lo que se monta a mano.
Luis entra el sábado a las 22:00 y sale el domingo a las 5:00. Son siete horas continuas y un solo fichaje. Pero no son siete horas de sábado: son dos de sábado y cinco de domingo, y las siete llevan nocturnidad si la franja de tu convenio es de 22:00 a 6:00.
Las tres cosas que hay que resolver:
- El troceo por medianoche, para que cada porción caiga en su día natural y su tipo.
- Que el registro siga siendo uno, con su inicio y su fin. No se parte el fichaje: se parte el cálculo.
- A qué día se imputa la jornada a efectos de descanso semanal y de horario asignado. Suele ser el día de inicio, pero el troceo económico no sigue esa regla.
Comprueba qué hace tu método actual con este caso concreto. En la mayoría de las hojas de cálculo, alguien lo corrige a mano cada vez que ocurre.
Lo que sale al final: el coste de la persona, no solo el de la nómina
Cuando las piezas encajan, al cerrar el mes tienes por cada persona el desglose de horas por tipo, su precio vigente y el importe. Eso sirve para dos cosas distintas:
- Para nómina: enviar a la asesoría las variables del mes ya calculadas, en vez de un correo con «Luis hizo unas cuantas horas el finde». De esto va entero qué le tienes que dar a tu asesoría cada mes.
- Para gestión: saber lo que cuesta de verdad cubrir un turno de noche, y poder compararlo con la alternativa. Es la información que convierte «hay que hacer horas» en una decisión con números.
Ese segundo uso es el que sorprende. Una empresa que ve el coste real de sus sábados descubre a menudo que le sale más barato contratar media jornada más, o al revés, que un pico de tres semanas es mucho más barato en horas. Sin el dato, esa conversación se tiene con intuiciones. Y por el mismo camino se ve el otro lado del saldo: las horas debidas y las horas extra de cada persona, que rara vez están donde uno cree.
Por dónde empezar el lunes
No hace falta modelarlo todo de golpe. Este orden funciona:
- Abre el convenio por el capítulo de complementos y haz una lista de los tipos de hora que menciona, con sus palabras. No inventes nombres propios: usa los suyos, para que cualquiera pueda contrastarlo.
- Escribe las franjas: hora de corte del sábado, inicio y fin de la franja nocturna, qué se considera festivo.
- Coge el mes pasado, ya cerrado y pagado, y modela solo a las tres personas que más horas fuera de horario hicieron.
- Compara el resultado con la nómina real. Si cuadra al céntimo, tu modelo es correcto. Si no, la diferencia te dice exactamente qué regla te falta, y suele ser una sola.
- Extiende al resto, y solo entonces mete los precios de todos con su vigencia.
El paso 4 es el que da la confianza para dejar de hacerlo a mano. Hasta que un mes real cuadra al céntimo, nadie se fía de un cálculo automático, y hace bien.