Última semana de junio, despacho del gerente. Un operario de taller entra y dice que lleva «unas cuarenta horas de más» desde marzo y que le gustaría cogerse cuatro días en agosto. El gerente no tiene ni idea de si son cuarenta, veinte o ninguna. Lo que sí sabe es que si dice que no y resulta que eran cuarenta, tiene un problema; y que si dice que sí y eran doce, acaba de sentar un precedente carísimo con toda la plantilla.
Al final se pactan tres días. Nadie ha calculado nada. Y esa escena se repite en septiembre y en diciembre, en casi todas las pymes con turnos o con picos de trabajo.
La resta que parece de primaria
El saldo de horas de una persona en un periodo es esto:
Saldo = Horas computadas − Jornada teórica
Positivo, ha trabajado de más. Negativo, debe horas. Fin de la fórmula.
Lo difícil no es la resta: es que los dos sumandos están mal calculados en la mayoría de las empresas. Y el resultado de restar dos números mal calculados es un número que nadie se cree, que es exactamente lo que pasa en la escena del despacho.
Sumando 1: la jornada teórica no es «ocho horas»
La jornada teórica de un mes no se saca multiplicando 8 por los días laborables. Depende de:
- El horario asignado a esa persona, día de la semana a día de la semana, con sus tramos. Quien hace jornada partida de 9 a 14 y de 15:30 a 18:30 tiene un lunes de 8 horas; quien hace intensiva de verano, de 7. Y hay quien tiene el viernes de 6. Los horarios partidos, turnos y jornada de noche no son un detalle: son el denominador de todo este cálculo.
- Los festivos, que varían por provincia y por municipio. El calendario de Valencia no es el de Alicante.
- Los cambios a mitad de mes: una reducción de jornada que empieza el 12, una alta el 20, un cambio de turno.
Si tu jornada teórica sale de una casilla fija de «160 h/mes», ya has empezado torcido: en un año, un empleado con horario real acumula decenas de horas de desviación contra ese número redondo, y todas se las come el saldo.
Sumando 2: qué computa y qué no
Aquí es donde se juega la partida de verdad, y donde una empresa se puede meter en un lío con la plantilla o con la Inspección.
La presencia registrada —los pares de inicio y fin de cada día— es solo una parte. Al saldo del mes hay que sumarle todo lo que cuenta como trabajado aunque no haya fichaje:
| Concepto | ¿Computa como jornada? |
|---|---|
| Presencia registrada (inicio y fin) | Sí, es la base |
| Vacaciones | Sí, es tiempo retribuido |
| Baja médica | Según convenio, normalmente sí a efectos de jornada |
| Permiso retribuido (mudanza, examen, deber público) | Sí |
| Visita médica con justificante | Según convenio y política interna |
| Formación obligatoria de empresa | Sí |
| Asuntos propios retribuidos | Sí |
| Permiso no retribuido | No |
| Pausa del bocadillo | Solo si el convenio la considera tiempo de trabajo |
Visita médica y bocadillo provocan el 80 % de las discusiones y casi nunca están escritas en ningún sitio. Si en tu empresa la pausa de la mañana computa, tiene que computar para todos y estar documentado; si no computa, el horario debe reflejar el tramo real. Decidirlo caso por caso es la vía rápida al agravio comparativo. En médico, formación y asuntos propios desglosamos cómo modelar cada tipo de incidencia.
La consecuencia práctica: si el saldo se calcula mirando solo los fichajes, quien tuvo tres semanas de vacaciones sale con un negativo brutal en julio. Y como ese número es falso a ojos de todos, dejará de mirarse. Un indicador que nadie se cree no es un indicador.
Un mes real, con números
Ejemplo de un mes de 21 días laborables para alguien con horario de 8 h de lunes a jueves y 6 h los viernes:
| Concepto | Horas |
|---|---|
| Jornada teórica del mes | 158,00 |
| Presencia registrada | 141,50 |
| Vacaciones (2 días) | +16,00 |
| Visita médica justificada | +2,50 |
| Formación de prevención | +4,00 |
| Total computado | 164,00 |
| Saldo del mes | +6,00 |
Seis horas de más. Sin contar las incidencias, el saldo habría salido a –16,50 y la conversación con esa persona habría empezado por el sitio equivocado.
Saldo del mes, saldo del ejercicio
Dos números distintos y hay que llevar los dos.
El saldo mensual es diagnóstico: dice si hubo picos, si alguien se queda sistemáticamente o si un turno está mal dimensionado. Se mira, se comenta y se olvida.
El saldo acumulado del ejercicio es el que se paga o se compensa. Se arrastra mes a mes y se cierra en una fecha fija —normalmente el 31 de diciembre, a veces el cierre de campaña—. Y necesita tres reglas escritas antes de que empiece el año, no en junio cuando alguien pregunta:
- Tope de acumulación. Cuántas horas se pueden arrastrar como máximo. Sin tope, alguien llega a noviembre con 90 horas y no hay forma limpia de resolverlo.
- Compensación o pago. Si se compensa en descanso, en qué plazo y con qué preaviso. Si se paga, a qué tipo.
- Qué pasa con el negativo. Un saldo de –12 h a fin de año: ¿se descuenta, se perdona, se recupera? Decidirlo por adelantado y por escrito evita que la decisión dependa de quién sea el empleado.
Un detalle que se pasa por alto: las horas extra tienen límite legal anual (con carácter general, 80 horas al año en el Estatuto de los Trabajadores, sin contar las de fuerza mayor ni las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes) y tu convenio puede añadir condiciones. Si no llevas el acumulado, no puedes saber que te estás acercando al tope hasta que ya lo has pasado. Contrasta siempre con tu convenio y con la asesoría laboral.
Cada hora a su precio
Cuando el saldo se paga, no todas las horas valen lo mismo. Una hora del martes por la tarde no es una hora del sábado por la mañana, ni una hora del domingo, ni una de las tres de la madrugada con plus de nocturnidad.
Por eso el saldo no puede ser un solo número global: tiene que venir clasificado por tipo de hora. Ordinaria, extra, especial, sábado mañana, sábado tarde, domingo y festivo, nocturnidad. Y cada tipo con su precio, que además puede ser distinto por persona y cambiar con el tiempo (una subida de convenio en marzo no debe reescribir lo que se pagó en febrero).
En PlanerGes los tipos de hora tienen precio por empleado y periodo de vigencia, y de ahí sale el coste mensual por persona sin que nadie multiplique nada a mano. Es la diferencia entre «las horas extra nos han costado unos 2.000 €» y saber que fueron 2.147,30 €, de los cuales 640 € son de sábado por la tarde en un solo departamento.
Por qué el libro tiene que ser inalterable
Todo esto se sostiene sobre una condición que parece técnica y es de sentido común: el registro de presencia no se edita.
Si un encargado puede entrar y cambiar un fichaje de las 19:40 a las 18:00, el saldo deja de ser un hecho y pasa a ser una opinión. Y el día que haya una discrepancia —o una inspección— no hay forma de demostrar nada.
La alternativa que sí funciona: el registro original se queda como está para siempre y las correcciones se hacen con un contraapunte autorizado, que guarda quién lo pide, quién lo aprueba y por qué. Los dos registros conviven, el saldo se calcula con el bueno y la trazabilidad queda intacta. Es la lógica que sostiene la obligación de conservar el registro de jornada que se explica en qué te exige exactamente la ley.
Por dónde empezar el lunes
Si ahora mismo no sabes el saldo de nadie, no intentes reconstruir el año. Haz esto:
- Cierra un mes, uno solo, el último completo. Saca la jornada teórica real de cada persona (con su horario, no con 160).
- Suma las incidencias retribuidas de ese mes. Si no las tienes registradas, apúntalas ahora a partir de los partes y los correos.
- Calcula el saldo y —esto es lo importante— enséñaselo a cada persona. Va a haber discusiones, y son buenas: cada discusión destapa una regla que no estaba escrita.
- Escribe las tres reglas de acumulación, compensación y saldo negativo antes de cerrar el segundo mes.
Cuando el cuarto mes cierre sin discusiones, tienes el sistema funcionando. Y la próxima vez que alguien entre al despacho diciendo «llevo unas cuarenta horas», la respuesta será un número, no una negociación.