12 de abril. Correo de la asesoría: «Mándame el listado de facturas emitidas del primer trimestre». Exportas, mandas. A los dos días vuelve un correo con el asunto «Diferencia» y dentro una frase: «No me cuadra el IVA repercutido, hay 84,70 € de más».
Empieza el rato. Resulta que el listado incluía dos facturas del 31 de marzo emitidas el 2 de abril; que un abono venía en positivo; y que una factura en dólares estaba convertida a un tipo distinto del que usó ella. Tres horas de dos personas para localizar 84,70 €.
Esto pasa todos los trimestres en miles de empresas y casi nunca es culpa de nadie. Es culpa de que no está escrito en ningún sitio qué dato manda, quién lo genera y en qué formato viaja.
Dos libros que se parecen mucho y no son el mismo
Un ERP y una contabilidad hablan de las mismas facturas, pero miran cosas distintas. El ERP mira la operación: qué se vendió, a quién, cuándo se sirvió, si está cobrado. La contabilidad mira el patrimonio y el resultado. De ahí sale una separación que conviene tener clara antes de decidir qué se traspasa:
| Nace en el ERP | Nace en la contabilidad |
|---|---|
| Facturas de venta emitidas, con su numeración y su desglose | Asientos, con su cuenta y su contrapartida |
| Facturas de compra registradas | Amortizaciones del inmovilizado |
| Vencimientos, cobros y pagos | Provisiones y deterioros |
| Movimientos y existencias de almacén | Periodificaciones de ingresos y gastos |
| Datos del cliente y del proveedor | Variación de existencias como resultado |
| Coste de personal por persona | Nómina agregada por conceptos contables |
La regla que se deduce de la tabla: del ERP salen hechos; en la contabilidad se toman decisiones de criterio. Un hecho —«factura 1184, 4.230 €, cliente X, 21 %»— es objetivo y automatizable. Una decisión de criterio —«esta provisión son 6.000 € porque el cliente lleva ocho meses sin pagar»— no lo es, y ningún traspaso automático debería fabricarla.
El punto de traspaso no es la factura, es el libro
Aquí hay un malentendido muy extendido: mucha gente cree que integrar el ERP con la contabilidad significa que cada factura se convierta automáticamente en un asiento, con sus cuentas y todo. Se puede hacer, pero casi nunca es lo que necesita una pyme que trabaja con una asesoría externa. Lo que la asesoría necesita, en el 90 % de los casos, es más sencillo y más robusto: los libros registro completos y cuadrados, y su cuadre con el banco.
- El registro de facturas emitidas, con base, cuota, tipo y contraparte identificada.
- El registro de facturas recibidas, igual.
- Los cobros y pagos del periodo.
- La valoración de existencias a la fecha de cierre.
Con eso, la asesoría monta los asientos con su propio plan de cuentas, que cambia cuando ella quiere. Si le mandas asientos ya hechos con tu criterio, cualquier cambio en su plan te obliga a tocar tu configuración y las discusiones dejan de ser sobre importes para pasar a ser sobre códigos de cuenta. Es una batalla que no necesitas.
Conviene decirlo claro y sin adornos: PlanerGes no lleva contabilidad. No hace asientos, no tiene plan contable ni cierra ejercicios. Lo que hace es que los libros que le das a tu asesoría salgan solos y cuadrados: el registro de IVA con su desglose, los vencimientos con su estado de cobro y la valoración de almacén con su coste medio ponderado. Si buscas un programa que te haga los asientos, este no es.
Qué se puede automatizar sin riesgo y qué no
Ordenado de más seguro a más delicado:
- Facturas emitidas. El caso más limpio: numeración correlativa, contenido inmutable, desglose de impuestos por línea. Si tu sistema ya no deja editar una factura emitida, ese listado es fiable por construcción.
- Facturas recibidas. Casi igual de seguro, con una condición: que estén todas. El agujero típico no es el dato, es el gasto pagado con tarjeta que nunca entró en el circuito de compras.
- Cobros y pagos. Automatizables, pero exigen que el ERP y el banco hablen de lo mismo. Aquí la conciliación bancaria deja de ser una tarea molesta y se convierte en la garantía de que el traspaso no lleva basura.
- Existencias. Se traspasa un dato, no un movimiento: el valor del almacén a la fecha. Requiere que el periodo esté cerrado, o el número cambiará después de haberlo mandado.
- Amortizaciones, provisiones, periodificaciones, reclasificaciones. No se automatizan desde el ERP: son criterio contable puro y los hace la asesoría.
- Nóminas. Vienen del programa de nóminas. Lo que sí aporta el ERP es el coste de personal por persona y mes con sus tipos de hora, que sirve para analizar, no para contabilizar.
El punto 5 es donde se cuelan los errores caros: cualquier automatismo que «estime» una provisión o reparta un gasto entre ejercicios está tomando una decisión con consecuencias fiscales. Que la tome una persona con nombre.
Los cuatro cuadres antes de mandar nada
Estos cuatro controles se hacen en veinte minutos y evitan el 95 % de los correos con asunto «Diferencia»:
- Suma del libro de emitidas contra los vencimientos generados. Base + cuota de todas las facturas del periodo debe coincidir. Si no, hay una factura sin vencimientos o un vencimiento creado a mano.
- Facturas sin líneas o con total cero o negativo. No deberían existir; si aparecen, algo se emitió mal. Un abono es un documento propio con su signo declarado; una factura a cero es otra cosa.
- Fechas fuera de rango. Facturas con fecha del periodo emitidas después del cierre, y facturas del periodo siguiente coladas en el listado. Causa número uno de descuadres trimestrales.
- Divisa. Todo documento en moneda distinta del euro debe llevar su contravalor con el tipo de cambio congelado en el propio documento. Si el sistema lo recalcula al abrir la factura, tus libros cambian solos y nunca cuadrarán dos veces seguidas.
Y un quinto para el cierre de ejercicio: el kardex del periodo tiene que estar bloqueado antes de dar la valoración de existencias. Si sigue abierto, un albarán entrado con fecha atrasada cambia la valoración de un mes que ya diste por bueno. Para eso está la fecha de bloqueo de kardex: hace que el número que mandaste el 15 de enero siga siendo el mismo en marzo.
El acuerdo de una página con la asesoría
Casi todos los problemas de traspaso se arreglan con una conversación de media hora y un documento de una hoja:
| Punto | Qué hay que acordar |
|---|---|
| Qué se manda | Libros exactos, con sus columnas |
| Formato | Fichero y estructura, no «un Excel» a secas |
| Cuándo | Día fijo del mes, no «cuando puedas» |
| Quién lo manda y quién lo recibe | Personas con nombre, no departamentos |
| Qué se hace con las incidencias | Un solo canal, con plazo de respuesta |
| Qué devuelve la asesoría | Balance de sumas y saldos y cuenta de resultados, con periodicidad |
El último punto casi nunca se pide y es el que más cambia la relación. Si la asesoría solo te manda modelos trimestrales, estás ciego once meses al año. Pedir un balance de sumas y saldos mensual, aunque sea provisional, cuesta poco y te deja comparar sus números con los tuyos mientras hay tiempo de arreglar algo. Es la versión ampliada de qué le tienes que dar a tu asesoría cada mes.
Dónde conviene que siga habiendo una persona mirando
Aunque el traspaso sea automático, hay cinco puntos que necesitan ojos humanos cada mes:
- Las facturas rectificativas: por qué se hicieron y contra qué factura van.
- Los cobros parciales y las entregas a cuenta: la fuente clásica de saldos de cliente que no cuadran.
- Los gastos pagados con tarjeta o efectivo: los que no pasan por el circuito de compras.
- Las operaciones con el extranjero: cambian de tratamiento según el país y el tipo de operación, y el error se detecta tarde.
- Cualquier cosa tecleada a mano en cualquiera de los dos sistemas: es el 1 % del volumen y el 90 % de los errores.
Para dimensionar el esfuerzo: en una pyme que factura entre uno y cinco millones, esa revisión mensual son entre 45 minutos y hora y media si los libros salen solos. Si hay que montarlos, son dos días. Toda la diferencia está en si los datos nacen bien en origen o se reconstruyen al final.
Por dónde empezar el lunes
- Pregunta a tu asesoría qué recibe hoy exactamente y en qué formato. La respuesta suele sorprender: recibe cosas que ya no usa y le falta la que pide por correo cada trimestre.
- Coge el último correo de «no me cuadra» y clasifica la causa: fecha, signo, divisa, factura que faltaba o dato tecleado a mano. Con tres correos ya se ve el patrón.
- Monta el listado que resuelva esa causa y déjalo guardado como informe fijo, con los mismos filtros y columnas siempre. La mitad de los descuadres vienen de que cada vez se exporta algo ligeramente distinto.
- Fija el día. El 5 de cada mes, con lo del mes anterior cerrado. Un día fijo vale más que cualquier automatismo.
- Escribe la hoja del acuerdo y mándasela a la asesoría para que la corrija. Que la corrija ella es parte del truco.
El objetivo no es que el traspaso sea sofisticado. El objetivo es que sea tan aburrido que nadie tenga que hablar de él: se manda el día 5, no vuelve ningún correo, y tú te enteras de cómo va el año en la primera semana del mes siguiente en vez de en abril.