Lunes, 08:55. Abres el resumen de la semana y ves que Andrés lleva 66 horas y 12 minutos trabajando sin interrupción. El viernes se fue a las 15:10 porque le llamaron del colegio, y con las prisas no fichó el fin.
Al lado, Marisa tiene dos inicios seguidos a las 07:59: pulsó dos veces porque la tablet tardó en responder. Y Julio tiene un fin a las 14:00 de un día en que estuvo hasta las 18:30, porque fichó por error en el descanso de la comida.
Tres incidencias en una plantilla de veintidós personas. Una semana absolutamente normal. Ninguna es sospechosa, ninguna es mala fe. La pregunta no es cómo evitarlas —no se pueden evitar del todo—, sino qué haces con ellas. Y ahí es donde la mayoría de las empresas eligen mal.
Por qué el botón «editar» es la respuesta equivocada
La tentación es obvia: entras como responsable, cambias el 66 por un 15:10 y listo. Cinco segundos.
El problema es lo que acabas de destruir. Un registro de jornada vale lo que valga su credibilidad. Si el responsable puede cambiar una hora sin dejar rastro, entonces cualquier hora de todo el registro es una hora que alguien pudo haber cambiado, y no hay forma de distinguir un registro auténtico de uno retocado. Eso se te vuelve en contra en tres momentos concretos:
- En una inspección: un libro editable no demuestra nada, y lo que la ley te exige conservar es el registro real, no el resultado de la última edición.
- En un conflicto con un trabajador: si alguien reclama horas extra y tú enseñas un registro editable, el registro no te defiende. A él tampoco.
- En el día a día: cuando un empleado ve que sus horas cambian sin explicación deja de fiarse, y un sistema del que la plantilla no se fía se llena de fichajes descuidados.
Por eso un fichaje no se debe poder editar. Nunca. Ni el administrador, ni el jefe, ni el que instaló el programa. Lo cual no significa que un error se quede ahí para siempre: significa que se corrige de otra manera.
El mecanismo correcto: anular y sustituir, sin borrar nada
Se llama contraapunte y viene de la contabilidad, que resolvió este mismo problema hace unos cuantos siglos. Un asiento erróneo no se borra: se hace otro que lo anula y luego el correcto. Los tres se quedan en el libro y cualquiera puede ver la historia completa.
Con los fichajes es idéntico. El libro solo admite añadir, nunca modificar ni borrar. Corregir consiste en:
- Alguien detecta el error y pide la corrección, indicando qué registro está mal y qué debería decir.
- Da un motivo. Texto libre y obligatorio. «Olvido al salir por urgencia familiar», no «error».
- Otra persona lo autoriza o lo rechaza. Nunca se autoaprueba.
- El sistema escribe un contraapunte que anula el registro erróneo, y a continuación el registro correcto.
- Los dos apuntes originales siguen ahí, marcados. El resumen mensual calcula con el bueno; la auditoría ve los tres.
El resultado es que la respuesta a «¿por qué el viernes de Andrés pone 15:10 si él fichó 08:02 y nada más?» está escrita en el propio sistema, con nombres y fecha, y no depende de que alguien se acuerde. En PlanerGes los registros de presencia funcionan exactamente así: el libro es inalterable, y corregir es un contraapunte autorizado que guarda quién lo pide, quién lo autoriza y el motivo, conservando los dos registros.
Qué guarda una corrección bien hecha
Si estás evaluando una herramienta, o montando el procedimiento a mano, esta es la lista mínima:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Registro afectado | Saber exactamente qué apunte se corrige |
| Valor original | Poder reconstruir qué decía antes |
| Valor propuesto | Lo que se pide que diga |
| Quién lo solicita | Responsabilidad de la petición |
| Motivo | La única defensa real ante una inspección o un conflicto |
| Quién autoriza | Responsabilidad de la decisión |
| Fecha y hora de la solicitud y de la autorización | Demostrar que no se corrigió meses después a conveniencia |
| Estado | Pendiente, autorizada o rechazada, con las rechazadas también guardadas |
Ese último punto se olvida siempre: las correcciones rechazadas también se guardan. Si alguien pide cinco veces cambiar la misma salida y se le rechaza cinco veces, eso es información. Si se borra, no ha pasado nada.
Quién pide y quién autoriza (y por qué no la misma persona)
Aquí está el diseño que separa un sistema serio de uno decorativo, y la regla viene del control interno de toda la vida: quien se beneficia de un cambio no puede ser quien lo aprueba. Un reparto razonable en una pyme de treinta personas:
| Perfil | Puede solicitar | Puede autorizar |
|---|---|---|
| Empleado | Correcciones sobre sus propios registros | Nada |
| Responsable de equipo | Correcciones de su equipo | Correcciones de su equipo, excepto las suyas |
| Persona con la marca de RRHH | Cualquiera | Cualquiera, excepto las suyas |
| Administrador del sistema | Según su rol | Nunca por defecto, solo si además es RRHH |
El «excepto las suyas» tiene que estar puesto en la herramienta, no en la buena voluntad: si el jefe de producción puede aprobarse veinte minutos cada viernes, el registro de todo el departamento vale menos. Y hay un caso que conviene decidir antes de que ocurra: en muchas pymes el gerente es la última instancia de todo, incluidos sus propios fichajes. Si es así, que sus correcciones queden marcadas como autoaprobadas y sean visibles. Lo peor no es que se aprueben solas: es que nadie pueda saberlo.
Los cuatro casos que cubren casi todo
| Caso | Cómo se ve | Corrección correcta |
|---|---|---|
| Olvido del fin de jornada | Un registro abierto que acumula horas absurdas | Contraapunte que cierra a la hora real, con motivo y testigo si lo hay |
| Doble pulsación | Dos inicios (o dos fines) idénticos o con segundos de diferencia | Contraapunte que anula el duplicado, sin tocar el bueno |
| Hora equivocada | Un fin a las 14:00 de un día que acabó a las 18:30 | Anular el fin erróneo y registrar el correcto |
| Fichaje en el terminal de otro | Un registro a nombre de quien no es | Anular y crear el del trabajador correcto, con dos motivos enlazados |
Sobre el primero conviene tomar una decisión de política, no de software: qué pasa con un fichaje que se queda abierto. Cerrarlo automáticamente a las 8 horas es cómodo y es mentira. Dejarlo abierto acumulando 66 horas es feo pero honesto, porque obliga a que alguien mire y corrija con un motivo. Es la opción que aguanta una revisión.
Sobre el último, cuidado: el fichaje con PIN o tarjeta en un terminal compartido en la entrada funciona muy bien, pero facilita este error concreto. Si te pasa a menudo, faltan segundos de confirmación en pantalla o hay dos tarjetas que se parecen demasiado.
Los plazos: corregir a tiempo o no corregir
Una corrección de hace tres días es creíble. Una de hace cuatro meses, pedida justo cuando se negocia una liquidación, ya no lo es tanto aunque sea legítima. Por eso conviene poner reglas de plazo y comunicarlas:
- El trabajador revisa su semana los lunes. Cinco minutos. Si algo está mal, lo pide esa misma semana.
- El responsable resuelve lo pendiente antes del viernes. Una solicitud pendiente un mes es una solicitud olvidada.
- El cierre del mes se hace el día 3 o 4 del siguiente. A partir de ahí corregir es posible pero excepcional, y requiere autorización de RRHH.
- Nada se corrige en silencio. El trabajador afectado tiene que ver la corrección de sus registros, la haya pedido él o no.
El punto 4 es el que más confianza construye. Que un empleado mire su historial y vea «fin del 22/08 corregido a 15:10, solicitado por él mismo, autorizado por su responsable, motivo: urgencia familiar» quita de en medio el 90 % de las discusiones antes de que empiecen.
Lo que no es una corrección
Tres cosas se confunden con esto continuamente, y tratarlas como correcciones ensucia el libro:
- Una ausencia justificada (médico, formación, asuntos propios) no es un fichaje mal puesto: es una incidencia con su tipo.
- Unas vacaciones o un permiso no se corrigen: se solicitan, se aprueban y descuentan del cupo.
- Un cambio de horario (entró a las 10 porque ese día su turno era otro) no se toca en el registro: se arregla en el horario asignado ese día, y el fichaje deja de ser un retraso.
Si todo eso acaba convertido en correcciones manuales, el problema no está en las correcciones: faltan tipos de incidencia y horarios bien definidos. Lo dice el volumen: con más de un 5 % de jornadas corregidas, no tienes un problema de despistes.
La rutina de cinco minutos del lunes
- Abre el listado de registros abiertos del fin de semana. Deberían ser cero salvo turnos de noche.
- Mira los duplicados: dos inicios o dos fines del mismo día con menos de un minuto de diferencia.
- Revisa las solicitudes pendientes y resuélvelas todas, aunque alguna sea un rechazo.
- Comprueba que no hay correcciones autoaprobadas de responsables sobre sus propios registros.
- Una vez al mes, cuenta el porcentaje de jornadas con corrección por departamento. Si uno destaca, ve a mirar: casi siempre es un horario mal configurado o un terminal en mal sitio, no gente despistada.
Con eso, el lunes que veas a alguien con 66 horas seguidas no vas a sentir fastidio: vas a saber qué hacer, en qué orden y quién tiene que dar el visto bueno. Que es justo lo que quieres que pase el día que alguien de fuera te pida ver el registro.