Las 6:55 de la mañana en una nave de mecanizado. Catorce personas entran por la misma puerta en cuatro minutos, la mayoría ya con la ropa de trabajo y los guantes puestos. Los móviles están en la taquilla, apagados o sin cobertura porque el edificio es de chapa y dentro no entra la señal. El encargado tiene una libreta.
Ese es el escenario donde el fichaje desde el móvil, que funciona de maravilla para un comercial o para alguien de oficina, simplemente no ocurre. Y cuando el fichaje no ocurre, el problema no es tecnológico: es que a fin de mes alguien rellena catorce jornadas de memoria.
Cuándo hace falta un terminal común
No siempre. Si tu plantilla es de oficina y cada persona tiene su ordenador o su móvil de empresa, un terminal es un gasto y un cuello de botella. Merece la pena cuando se cumplen dos o más de estas condiciones:
- Entradas y salidas concentradas. Diez o más personas en la misma franja de cinco minutos. Un terminal absorbe el pico; catorce móviles buscando cobertura, no.
- Trabajo con las manos ocupadas o sucias. Taller, cocina, obra, cámara frigorífica. Desbloquear el móvil y abrir una aplicación con guantes es una fricción real, no una excusa.
- Plantilla sin dispositivo de empresa. Si no das móvil, pedir que instalen algo en el teléfono personal para fichar es una conversación que no quieres tener.
- Un punto físico de acceso claro. Una puerta, un vestuario, un mostrador. Si el equipo empieza la jornada en cinco sitios, el terminal no resuelve nada.
- Turnos con relevo. El que sale y el que entra pasan por el mismo punto con dos minutos de diferencia.
Si tu caso es mixto —taller y oficina, o base y equipos en ruta— lo importante es que las tres formas de fichar convivan sobre el mismo reloj y el mismo libro de registros. Un terminal para la nave y una hoja de Excel para los comerciales es exactamente el problema que querías quitarte. Ese es el planteamiento de fichar en el móvil, en la tablet o en el ordenador: distintos accesos, un solo registro.
El terminal no es un usuario: es un modo de acceso
Esta es la decisión de diseño que más consecuencias tiene, y la que más veces he visto mal resuelta.
La tentación es crear un usuario llamado «TERMINAL» o «NAVE1», dejar la sesión abierta en la tablet y que la gente fiche ahí. Es rápido y es mala idea por tres razones:
- Los registros quedan mal atribuidos. Si el sistema apunta que el usuario TERMINAL fichó a las 6:57, el registro no dice quién trabajó, y todo el trabajo posterior consiste en deshacer esa confusión.
- Esa sesión tiene los permisos de alguien. Una tablet en una pared, sin vigilancia, con una sesión abierta que puede navegar a otras pantallas. Basta con que ese usuario vea nóminas, precios o clientes para que tengas un problema serio.
- No se puede auditar. Cuando alguien reclame su fichaje del día 14 querrás saber por qué vía se hizo. Un usuario genérico borra esa información.
Lo correcto es que el terminal sea un modo de acceso limitado al reloj, no una identidad. La tablet se identifica como dispositivo autorizado, la persona con su PIN o su tarjeta, y el registro guardado lleva el nombre de la persona y la vía por la que se fichó. El dispositivo no hace nada más: no navega, no consulta, no edita.
PIN o tarjeta: comparación honesta
Las dos funcionan. La elección depende del entorno físico y de cómo es tu plantilla.
| Aspecto | PIN en pantalla | Tarjeta o llavero NFC |
|---|---|---|
| Coste por persona | Cero | Bajo, pero existe la tarjeta y las de repuesto |
| Velocidad por fichaje | 4 a 8 segundos | 1 a 2 segundos |
| Con guantes o manos sucias | Mala | Excelente, se acerca sin tocar |
| Alta de un eventual | Inmediata, se le dice el PIN | Hay que darle una tarjeta y grabarla |
| Si se olvida o se pierde | El PIN se olvida, se resetea en un minuto | La tarjeta se pierde o se queda en el coche |
| Riesgo de fichar por otro | Alto si el PIN se comparte | Alto si se presta la tarjeta |
| Ruido en la cola | Alto si hay pico de entrada | Bajo |
| Hardware necesario | Ninguno, la tablet basta | Lector USB o dispositivo con antena NFC |
Dos matices prácticos. El primero: el PIN no es una contraseña. Es un identificador corto, de cuatro a seis dígitos, cuyo único poder es registrar un fichaje de quien lo teclea. No debe servir para entrar en el sistema desde ningún otro sitio, y por eso puede ser corto sin que sea un agujero.
El segundo: la tarjeta NFC no obliga a comprar un torno de control de accesos. Un lector USB conectado a la tablet o al ordenador de la entrada hace el trabajo, y muchos dispositivos ya llevan antena NFC, así que basta con acercar la tarjeta.
¿Y el clásico «fíchame tú que llego en cinco minutos»? Ninguna de las dos opciones lo impide por sí sola. Lo que sí ayuda: que el terminal muestre el nombre completo de quien acaba de fichar durante unos segundos —delante de una cola, eso disuade bastante— y que cada persona pueda consultar sus propios registros y detectar los que no son suyos. La solución final es cultural, no técnica.
Qué debe ver quien ficha, y qué no
Una pantalla de terminal bien diseñada enseña muy poco. La lista completa de lo que sí debe mostrar:
- La hora del sistema, grande y visible, para que nadie discuta con su reloj.
- Un teclado numérico o el aviso de «acerca tu tarjeta».
- Tras identificarse: nombre de la persona y la acción que va a registrar, inicio o fin.
- La confirmación de que ha quedado registrado, con la hora exacta, durante tres o cuatro segundos.
- Como mucho, si esa persona tiene un fichaje abierto desde antes y a qué hora empezó.
Y la lista de lo que no debe aparecer nunca en la pantalla de la entrada:
- Saldos de horas, horas extra acumuladas o balance del mes.
- Retrasos, tolerancias consumidas o cualquier mensaje del estilo «llegas tarde». Esa conversación la tiene una persona, no una pantalla, delante de una cola de compañeros.
- Vacaciones, permisos, incidencias médicas o cualquier motivo de ausencia.
- Datos de otras personas: nada de listados de quién ha fichado hoy.
- Coste, salario o tipo de hora.
El criterio es simple: el terminal es un lugar público. Todo lo que sea información personal se consulta desde el acceso identificado de cada uno, no desde la tablet de la pared.
Registrar inicio y fin, no «entrada» y «salida»
Un detalle de vocabulario que en realidad es de diseño. Si el terminal pregunta «¿entras o sales?», obligas a la persona a razonar sobre el estado del sistema, y ahí se generan la mitad de los errores: días con dos entradas seguidas, jornadas sin cerrar, pausas registradas como salida definitiva. El terminal debe saber en qué punto está esa persona y ofrecer solo la acción que toca: si hay un tramo abierto, el botón es «finalizar»; si no, «iniciar». Un solo toque.
Y cuando algo salga mal —porque saldrá—, el arreglo no es editar el registro. Un fichaje es un hecho: quedó grabado a las 6:57 y a las 6:57 se queda. La corrección se hace con un apunte nuevo que anota quién la pide, quién la autoriza y por qué, conservando los dos. Es la razón por la que un fichaje no se debe poder editar.
En PlanerGes las tres vías —sesión de usuario en el ordenador o en la aplicación instalable del móvil, PIN en terminal y tarjeta NFC— escriben en ese mismo libro, con las mismas tolerancias medidas contra el tramo del horario y los mismos tipos de incidencia. Cambia la puerta de entrada, no lo que se guarda.
Puesta en marcha, en una semana
Un terminal se implanta en días, no en meses, si sigues este orden:
- Lunes: decide el punto físico. Uno solo, en el paso obligatorio, a la altura de la vista y con enchufe cerca. Si dudas entre dos sitios, ponlo donde esté el vestuario, no donde esté la oficina.
- Martes: comprueba la cobertura. Wifi estable en ese punto exacto, medido a las 6:55 y no a las 11:00 con la nave vacía. Y pregunta a tu proveedor qué ocurre si la red se cae diez minutos.
- Miércoles: da de alta a la gente y reparte PIN o tarjetas. Aprovecha para revisar el horario asignado a cada persona: la mitad de las incidencias del primer mes vienen de un horario mal puesto, no del terminal.
- Jueves: prueba con tres voluntarios una jornada entera. Inicio, pausa, reanudación, fin. Con guantes puestos si es el caso.
- Viernes: explícalo en cinco minutos y por escrito. Qué se registra, quién lo ve y cómo se pide una corrección. Esa nota vale más que el hardware.
Luego deja pasar dos semanas antes de tocar nada. Los primeros días siempre hay ruido, y casi todo se ordena solo en cuanto la gente ve que el registro que sale es el suyo.