Miércoles por la mañana, extracto del banco abierto. Entrada de 7.412,55 euros de Construcciones Vera. En el listado de pendientes de ese cliente hay siete facturas y ninguna suma eso; ninguna combinación de tres, tampoco. Media hora después, la explicación: ha pagado las facturas de febrero y marzo, se ha descontado un abono de 318,45 de enero y ha restado 100 euros «del portes que quedamos que no se cobraba».
Y ahora viene la parte cara: alguien tiene que decidir qué se marca como cobrado. Si se marca todo, la factura de marzo queda saldada sin estarlo. Si no se marca nada, el cliente saldrá como moroso la semana que viene y le llamaremos para reclamar dinero que ya nos ha mandado.
El pecado original: tratar la factura como si fuera un interruptor
En casi todas las hojas de cálculo de tesorería, cada factura tiene una casilla: cobrada sí o no. Funciona mientras cada factura se cobre entera y de una vez. En cuanto aparece un pago parcial, esa casilla obliga a mentir en una de las dos direcciones.
El modelo correcto tiene tres piezas separadas y no dos:
- La factura, con su importe total. No cambia nunca una vez emitida.
- El vencimiento (o los vencimientos): cuánto se espera cobrar y en qué fecha. Una factura a 30/60/90 tiene tres.
- El cobro: un movimiento con su fecha, su importe, su cuenta bancaria y su forma de pago, que se aplica a uno o varios vencimientos.
Que esos vencimientos nazcan bien depende de tener las formas de pago modeladas con cabeza desde el primer día: número de plazos, días de vencimiento y días de pago fijos del cliente.
La clave está en que la relación entre cobros y vencimientos es de muchos a muchos. Un cobro puede saldar varios vencimientos; un vencimiento puede saldarse con varios cobros. En el momento en que aceptas eso, el caso de Construcciones Vera deja de ser un problema y pasa a ser una tarde de trabajo normal. Si vienes de un modelo de casilla, el artículo sobre por qué la tesorería empieza en la factura explica de dónde salen esos vencimientos.
Cómo se aplica una transferencia que no cuadra con nada
Vuelve a los 7.412,55 euros. Aplicados bien, quedan así:
| Concepto | Importe | Efecto |
|---|---|---|
| Factura 2026/0412 (febrero) | 4.235,00 | Vencimiento saldado |
| Factura 2026/0501 (marzo) | 3.596,00 | Vencimiento saldado |
| Abono 2026/A-0007 | -318,45 | Se compensa contra el cobro |
| Descuento pactado en portes | -100,00 | Pendiente de decisión |
| Total aplicado | 7.412,55 |
Las dos primeras líneas son mecánicas. La tercera también, si el abono está emitido: un abono no es «una factura menos», es un documento con su propio importe negativo que se compensa dentro del mismo cobro. La cuarta es la que de verdad importa: los 100 euros no son un cobro, son una decisión comercial. O emites un abono por ellos —y la factura queda saldada de verdad—, o los dejas pendientes y alguien tiene que reclamarlos.
Lo que no puedes hacer es lo que se hace siempre: marcarla como cobrada y seguir. A los ocho meses, esos 100 euros no existirán en ningún sitio y nadie sabrá si se perdonaron o se perdieron. Un cobro parcial que no deja rastro de la diferencia es la definición exacta de «creo que esto ya está pagado».
Cuando la diferencia es pequeña: la tolerancia de cierre
No todas las diferencias merecen una investigación. Quien paga 4.234,00 en vez de 4.235,00 se ha comido un redondeo o una comisión bancaria. Fija una política escrita, y que sea una sola:
- Hasta 5 euros: se cierra el vencimiento y la diferencia se registra como tal. No se llama a nadie.
- De 5 a 50 euros: se cierra, pero se anota el motivo. Si el mismo cliente lo repite tres veces, deja de ser redondeo y es una condición no pactada.
- Más de 50 euros: no se cierra. Queda pendiente parcial y sale en la lista de reclamación.
Los umbrales concretos dan igual mientras sean los mismos para todo el mundo. Lo caro no es el euro: es que cada persona aplique un criterio distinto y luego nadie sepa leer la cartera.
El anticipo del 30 % antes de fabricar
Este es el caso que más problemas genera, porque mezcla tesorería con fiscalidad. Un cliente te pide un equipo de 24.000 euros y tú pagas el material por adelantado, así que le pides un 30 % al firmar. Ese dinero entra en enero y el equipo se entrega en abril.
El error frecuente es apuntar la entrada como un «cobro sin factura» y ya está. Funciona en el banco y falla en todo lo demás: no hay documento que darle al cliente, el IVA de ese anticipo no se declara en el trimestre en que se cobró, y en abril nadie recuerda cuánto se descontaba. El circuito limpio es este:
- Al recibir el anticipo, se emite factura por el anticipo. Con su base, su IVA y su fecha. Es una factura normal, con su número de serie, y es la que devenga el impuesto en el momento del cobro.
- Ese cobro se aplica a esa factura. Queda saldada de inmediato, y en la cuenta del cliente hay un documento, no un apunte suelto.
- En la factura final se incluye el total de la operación y una línea que descuenta el anticipo ya facturado. El resultado a pagar son los 16.800 restantes, y en el papel se ve el recorrido completo.
- La factura final se cobra por la diferencia. Sin restos raros ni notas al margen.
Con este circuito, el cliente que llame en septiembre preguntando «¿y aquello que os pagué en enero?» tiene respuesta en diez segundos, con número de factura.
Cuándo un cobro parcial es un aviso y no una circunstancia
Hay pagos parciales que son operativos y otros que son el primer síntoma de un problema. Estos merecen que salte la alarma:
- El cliente que empieza a pagar parcialmente algo que siempre pagó entero.
- El que paga siempre lo justo para que el saldo pendiente no supere una cifra.
- El que paga la factura antigua y deja la nueva, en vez de al revés.
- El que promete el resto «la semana que viene» y lo cumple con quince días de retraso, dos veces seguidas.
Ninguno sale en un listado de morosos, porque técnicamente están pagando. Solo se ven si tu cartera guarda el histórico de aplicaciones y no solo el saldo actual: la diferencia entre saber que un cliente debe 3.200 euros y saber que lleva cuatro meses sin bajar de 3.000.
Qué debe guardar cada cobro para que dentro de un año se entienda
Los datos mínimos:
| Dato | Por qué hace falta |
|---|---|
| Fecha valor | Es la que cuadra con el banco, no la de registro |
| Importe y moneda | Con el tipo de cambio si no es la moneda local |
| Cuenta bancaria de destino | Para conciliar sin adivinar |
| Forma de pago | Transferencia, recibo, pagaré, efectivo, tarjeta |
| Vencimientos a los que se aplica | Con el importe aplicado a cada uno |
| Diferencia y su motivo | Comisión, redondeo, descuento pactado, retención |
| Remesa de origen | Si vino de un fichero SEPA |
| Quién lo registró | La auditoría empieza por aquí |
El penúltimo campo ahorra más de lo que parece: si cobras por domiciliación, las remesas SEPA de cobro generan la aplicación de golpe y solo tocas las excepciones. En PlanerGes eso vive en Vencimientos y en Cobros y pagos, con la remesa como origen.
Las tres reglas que resuelven el 90 % de los casos
- Un cobro nunca se inventa un documento. Si entra dinero que no corresponde a nada emitido, o emites el documento o queda identificado como a cuenta, con nombre y fecha. Nunca «varios».
- La diferencia siempre tiene motivo, aunque el motivo sea «se le perdona».
- Un vencimiento cerrado no se reabre a mano. Si estaba mal, se corrige el cobro que lo cerró.
La comprobación de cinco minutos
Abre hoy la lista de facturas pendientes de tus diez mayores clientes y busca estas tres cosas:
- Importes pendientes raros: 43,20 euros, 7,15 euros, 112,00 euros sueltos de facturas antiguas. Cada uno es una diferencia que nadie explicó en su momento. Decide hoy: se reclama o se abona.
- Facturas marcadas como cobradas con fecha anterior a la de emisión. Salen más de las que crees, y siempre significan que alguien cerró el vencimiento a mano.
- Dinero recibido sin aplicar. Si tienes una cuenta o un concepto tipo «pendiente de identificar» con saldo, ese saldo es la medida exacta de lo que tu circuito de cobros no está capturando.
Si los tres salen limpios, tu cartera es fiable y puedes construir una previsión encima. Si no, empieza por el tercero: es el que más rápido se arregla y el que más ruido quita.