La conversación se repite cada pocas semanas, casi con las mismas palabras. Una empresa de veintitantos empleados lleva tres años con una herramienta de facturación en la nube que le gusta, que todo el mundo sabe usar y que ha resuelto de verdad el papeleo. Y sin embargo, en un cajón del despacho hay un Excel con el stock de dos almacenes, otro con las horas del taller, y una carpeta con los albaranes que faltan por facturar.
La pregunta que nos hacen no es «cuál es mejor». Es «¿tengo que cambiar de sistema o me falta algo?». Y la única forma seria de contestarla es comparando enfoques, no listas de casillas. Vamos con Holded primero, y en serio.
Lo que Holded hace muy bien
Holded es de los productos españoles de software de gestión mejor terminados que existen, y conviene decirlo sin matices porque es verdad y porque explica su éxito.
- La interfaz. Es de las pocas herramientas de gestión que una persona no técnica abre y entiende. Eso no es cosmética: es la diferencia entre que el equipo la use o que la use solo administración.
- El tiempo hasta la primera factura. Te das de alta por la mañana y por la tarde estás facturando de verdad, con tu logo y tus series. Cualquiera que haya vivido la implantación de un ERP clásico sabe lo que vale eso.
- Facturación y contabilidad en el mismo sitio. Este es su punto fuerte estructural, y es un punto fuerte real: la factura y su asiento viven bajo el mismo techo, y quien lleve la contabilidad dentro de casa trabaja sin puentes.
- La visión de caja. La conciliación con el banco y los cuadros de tesorería están pensados para que el gerente entre un lunes, mire dos números y se vaya. Muchas herramientas más potentes fallan justo ahí.
- Producto vivo. Publica mejoras a buen ritmo y tiene ecosistema, integraciones y una comunidad grande. Si tu problema es común, es probable que alguien ya lo haya resuelto encima de Holded.
Si tu empresa factura servicios, tiene una sociedad, lleva la contabilidad dentro y su almacén cabe en la cabeza del que lo gestiona, Holded es una respuesta muy sólida y este artículo probablemente te va a confirmar que ya estás donde tienes que estar.
El punto de partida es distinto
La diferencia entre las dos herramientas no está en las funciones sueltas: está en la pregunta que cada una decidió contestar.
Holded parte de la administración de un negocio: facturar, contabilizar, cobrar, ver la caja. Todo lo demás se construye alrededor de ese centro.
PlanerGes parte de la operación de una empresa que mueve cosas y horas: un pedido que se sirve en cuatro camiones, un almacén valorado que tiene que cuadrar a cierre, un taller con turnos de noche, tres sociedades del mismo grupo que comparten clientes pero no libros. La facturación es una consecuencia de esa operación, no el centro.
De ahí salen cuatro diferencias de arquitectura que conviene entender antes de mirar ninguna pantalla.
Multiempresa: dos sociedades no son dos suscripciones
En PlanerGes, multiempresa es una decisión de diseño, no un añadido. Dentro de la misma instalación conviven varias sociedades que comparten los maestros —clientes y proveedores, artículos, tarifas, agentes— y tienen separados los libros: documentos, stock, cobros y presencia.
Eso significa que el cliente «Talleres Aguilar» se da de alta una vez y las tres sociedades del grupo le facturan cada una desde su NIF, con su serie y su numeración. Cambias una dirección y cambia para todas. Y cuando ese cliente llama, ves lo que le has vendido desde cualquiera de las tres sin salir de su ficha. Lo desarrollamos en varias sociedades con un solo sistema.
En las herramientas cuyo centro es la contabilidad de una sociedad, lo habitual es que cada sociedad sea un entorno propio —según la edición y los módulos que contrates— y que los maestros se dupliquen. Para un grupo de dos o tres sociedades pequeñas es perfectamente llevadero. Para un grupo con la misma cartera de clientes en todas, se convierte en trabajo doble permanente.
La multidivisa sigue la misma lógica: en PlanerGes cada importe se guarda en la moneda del documento y en la moneda local, con el tipo de cambio congelado en el documento. No es una conversión que se recalcula al mirarla; es un dato histórico que dentro de tres años sigue diciendo lo mismo.
El almacén: un libro, no un contador
Aquí está la diferencia más técnica y la que más se nota a los dos años.
En PlanerGes el almacén no es un número que sube y baja. Es un libro de movimientos en el que cada línea de documento deja su rastro, y las existencias y la valoración son fotos reconstruibles a partir de ese libro. Si mañana aparece un descuadre de 340 unidades, no discutes: abres el extracto del artículo y ves fecha a fecha qué entró, qué salió y con qué documento.
Tres consecuencias prácticas:
| Decisión de diseño | Qué significa el día a día |
|---|---|
| Cantidad por empresa, artículo y almacén | Sabes qué hay en cada nave, no un total agregado |
| Coste medio ponderado por empresa y artículo | El mismo tornillo vale lo mismo esté donde esté, y un traspaso no inventa margen |
| Inventario por cantidad objetivo | Cuentas lo que hay y el ajuste se calcula solo, en vez de teclear diferencias |
| Fecha de bloqueo de kardex por empresa | El pasado se cierra y nadie mete un albarán en un trimestre ya presentado |
Y por encima de todo, la regla de la cadena: presupuesto, pedido, albarán y factura se enlazan con líneas nuevas y el stock se mueve una sola vez. Puedes servir la mitad y facturar un tercio sin que las existencias se muevan dos veces ni se queden a medias.
Si tu almacén son quince referencias que compras y vendes el mismo mes, todo esto es maquinaria que no necesitas. Si tienes dos naves, mil quinientas referencias y un cierre de ejercicio que hay que valorar, es exactamente el problema.
Presencia: horas que además son dinero
El registro de jornada suele resolverse con una aplicación aparte que exporta un Excel a final de mes. Funciona, y para muchas empresas es suficiente.
PlanerGes lo lleva dentro y va un paso más allá: además de cumplir con lo que exige la ley de registro horario, asocia tipos de hora con precio por empleado y vigencia —ordinaria, extra, especial, sábado mañana y tarde, domingo y festivo, plus de nocturnidad— y calcula el coste mensual por persona. El registro es un libro inalterable: corregir un fichaje no es editarlo, es un contraapunte autorizado que guarda quién lo pide, quién lo autoriza y el motivo. Y se ficha de tres formas con el mismo reloj: con la sesión del usuario en el ordenador o en la aplicación del móvil, con PIN o con tarjeta NFC en un terminal de entrada.
Para una plantilla de oficina con horario fijo, esto es más de lo que necesitas. Para un taller con turnos rotativos y horas extra que hay que pagar bien, es la diferencia entre saber tu coste de personal y estimarlo.
Una base de datos por cliente
Es la diferencia menos visible y la que más importa a quien firma. PlanerGes crea una base de datos independiente por cliente: no es un esquema compartido con separación lógica, son datos que viven aparte. Una copia de seguridad se restaura sin tocar a nadie más, y la extracción de tus datos el día que quieras irte es un volcado completo de lo tuyo, no un exportador que alguien tenga que programar.
En la misma línea va el certificado de firma: en PlanerGes el servidor nunca emite ni firma solo. Una persona introduce la contraseña de su certificado en el momento de emitir, y esa contraseña no se guarda en ningún sitio. Es menos cómodo que un proceso desatendido, y es a propósito.
Lo que PlanerGes no tiene y conviene decir alto
PlanerGes no tiene módulo de contabilidad. Está previsto, pero hoy no existe. Lo que hace es dejar en su sitio, y bien cuadrados, los datos que la contabilidad necesita: registro de IVA, facturas emitidas y recibidas, cobros, pagos y vencimientos, listos para la asesoría.
Si tu contabilidad la llevas dentro de casa y quieres el asiento en la misma pantalla que la factura, eso es hoy un punto claro a favor de Holded, y no tiene sentido disimularlo. Si tu contabilidad la lleva una asesoría externa —como en la mayoría de pymes españolas de este tamaño—, la pregunta relevante no es dónde vive el asiento, sino qué le mandas cada mes y en qué estado le llega.
Cuándo encaja mejor cada uno
Holded encaja mejor si:
- Tu negocio es de servicios o de venta sin almacén complejo, y el papeleo es el centro del problema.
- Tienes una sociedad y no prevés abrir otra a corto plazo.
- Llevas la contabilidad dentro de casa y quieres factura y asiento bajo el mismo techo.
- Valoras por encima de todo estar funcionando esta semana, con formación mínima.
- La gestión del tiempo de tu equipo se resuelve con un registro sencillo y sin costes por tipo de hora.
PlanerGes encaja mejor si:
- Tienes almacén de verdad: varias ubicaciones, valoración a coste medio, inventarios y un cierre que hay que cuadrar.
- Trabajas con varias sociedades que comparten clientes, artículos y tarifas.
- Sirves y facturas por partes, con pendientes que hay que controlar durante semanas.
- Tienes turnos, jornadas partidas o nocturnidad, y quieres el coste de personal por persona y mes dentro del mismo sistema.
- Necesitas informes propios sin depender de que te los programen, y auditoría de quién tocó qué.
- Te importa que tus datos vivan en una base de datos que es solo tuya.
Y una recomendación que damos en serio: si te reconoces en la primera lista, quédate donde estás. Cambiar de herramienta cuesta meses y solo se justifica cuando el problema que tienes es estructural, no cuando la pantalla de al lado es un poco más bonita. Si en cambio tu empresa ya lleva tres Excel paralelos al sistema, eso no es un capricho del que los mantiene: es el sistema diciéndote que la operación se le ha quedado grande.
Los productos citados evolucionan: contrasta siempre funcionalidades y condiciones con la información actual de cada fabricante. Última revisión: 2026.